Back Office Administrative Assistant (M/F)

Air Liquide is a french multinational company, market leader in gases' production and comercialization, technology and services for Industry and Health.

How will you CONTRIBUTE and GROW?

O objetivo é a precisão dos processos administrativos: dados mestres, controle de estoque e gestão de faturamento.

1. Garante a integridade e a consistência do cadastro de clientes no sistema

• Responsável pela integridade, precisão e manutenção dos registros de clientes em nosso sistema ERP (SAP, Salesforce). Atua como elo entre o cliente e as operações de back-end, garantindo que toda a entrada de dados esteja em conformidade com as políticas da empresa e os padrões globais de dados.
• Gerenciar dados de clientes e contratos (inserção, manutenção e limpeza) nos sistemas de computador, garantindo a consistência dos dados.
• Gerenciar registros do F3C, resolução de casos e priorização de tarefas, respeitando o SLA definido.
• Executa controles específicos de dados mestres no sistema ERP.

2. Verifica o saldo de estoque do cliente

• Compara o saldo de estoque do cliente com os estoques reais.
• Analisando os níveis de estoque, identifica excessos, impacto nas faturas e consistência dos dados. Identifica as causas dos excessos e reporta à equipe de Logística e ao Representante de Vendas para tomada de decisão, como, por exemplo, a aquisição de novo estoque. Ajusta os estoques, se necessário, e informa o Representante de Vendas e o responsável pelos pedidos no departamento de Logística.
• Analisa o registro CSB.
• Monitorar as renovações de contratos ECOPAS dos clientes
• Executa controles específicos de estoque/Ecopass no sistema ERP.

3. Garante o processo de faturamento completo e adequado.

• Executa controles de faturamento específicos no sistema ERP.
• Mensalmente/semanalmente/diariamente, verifica a faturação do período de cobrança e simula o plano de faturamento de acordo com o Guia Europeu de Controle de Faturação.
• Garante o correto encerramento do processo de faturamento mensal.
• Análise pós-faturamento: Identifica, a partir das notas de crédito, as razões para faturamento incorreto e propõe ações corretivas.

4. Realiza faturamento manual e emissão de notas de crédito quando necessário.

• Analisa a lista de faturas manuais, incluindo o cronograma e os requisitos, de acordo com os termos contratuais.
• Insere os dados manualmente quando necessário (dados específicos) e prossegue para a configuração da fatura.
• Executa as notas de crédito conforme decisão do Supervisor Administrativo. - Fatura instalações e serviços prestados ao cliente.
• Contato direto com o cliente administrativo responsável.

5. Executa as consultas de clientes transferidas.

• Recebe os chamados de serviço ("casos" da ferramenta CRM) do Assistente de Atendimento ao Cliente e/ou as solicitações da ferramenta de gestão de sinistros e analisa a consulta:
• Toma as medidas corretivas necessárias.
• Redige a resposta proposta e solicita validação.
• Transfere os chamados de serviço para o responsável pela resposta do cliente, se necessário.

6. Apoio às demais equipes de suporte administrativo do Atendimento ao Cliente

Are you a MATCH?

Educação

Ensino secundário / ensino médio

Experiência

Gestão de clientes no back office

Competências

Espanhol/Português nível avançado

HABILIDADES PRINCIPAIS:

• Sólidas habilidades em SAP para gestão de clientes no back office. Conhecimento de softwares de escritório (MS Office).
• Bom conhecimento da estrutura da entidade, dos produtos e negócios relacionados ao gás e da organização AL.
• Bom conhecimento de todo o processo de atendimento ao cliente, desde o pedido até a emissão da fatura.
• Conhecimento das ofertas, produtos e serviços da AL
• Conhecimentos básicos de contabilidade
• Habilidades em CRM

HABILIDADES INTERPESSOAIS:

• Coletar e organizar com precisão informações quantitativas e qualitativas.
• Habilidades de análise
• Habilidades de comunicação
• Trabalho em equipe
• Manter o foco, ser organizado e gerenciar prioridades.

Our Differences make our Performance

At Air Liquide, we are committed to build a diverse and inclusive workplace that embraces the diversity of our employees, our customers, patients, community stakeholders and cultures across the world.

We welcome and consider applications from all qualified applicants, regardless of their background. We strongly believe a diverse organization opens up opportunities for people to express their talent, both individually and collectively and it helps foster our ability to innovate by living our fundamentals, acting for our success and creating an engaging environment in a changing world