{"id":2111698,"url":"https://alion.io/job/antal-executive-assistant","title":"Executive Assistant","company":{"id":870,"name":"Antal","domain":"antal.pl","url":"https://alion.io/company/antal-sp-z-o-o","size_band":"51-200","is_staffing_agency":true,"employer_type":"agency","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Traffit","truth_index":{"grade":"B","score":78,"open_postings":803,"ghost_share":0.274,"stale_share":0,"repost_share":0.005,"time_to_fill_p50_days":63,"computed_at":"2026-10-24T06:02:35Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":null,"work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Poland"],"countries":["PL"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":{"min_usd":20000,"max_usd":42000,"period":"year","method":"role_country_seniority_unknown","sample_n":20},"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"Microsoft Office","optional":false}],"status":"live","first_seen_at":"2026-09-04T12:27:54Z","employer_posted_date":"2026-09-04","last_verified_at":"2026-10-24T08:58:15Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":49,"trust":{"level":"ok","repost_count":0,"flags":["company_stale"],"days_open":49},"description":"Dla naszego Klienta, firmy z sektora FMCG (produkty premium), działającej na rynku od ponad 35 lat poszukujemy kandydata/tki na stanowisko Executive Assistant.\nTo nowa, samodzielna rola dla osoby, która poza wsparciem administracyjnym potrafi porządkować złożone zagadnienia, pilnować realizacji ustaleń i sprawiać, że tematy posuwają się do przodu.\nSzukamy osoby, która nie czeka wyłącznie na zadania, ale jest proaktywna i lubi pracować projektowo oraz potrafi samodzielnie rozpoznać, co należy uporządkować, ustalić kolejne kroki i doprowadzić temat do końca.\nObowiązki:\n·Wsparcie administracyjne dla Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, organizowanie spotkań i koordynowanie terminów.\n·Bieżące wsparcie Prezesa Zarządu w organizacji pracy i zarządzaniu priorytetami.\n·Przygotowywanie podsumowań, statusów i przeglądów najważniejszych tematów.\n·Monitorowanie ustaleń ze spotkań, terminów, zobowiązań i kolejnych kroków, odpowiedzialność za statusy i follow up’y.\n·Koordynowanie realizacji zadań pomiędzy działami oraz wspieranie menedżerów w prowadzeniu tematów.\n·Przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Porządkowanie informacji, dokumentów i danych dotyczących projektów.\n·Prowadzenie rejestrów, zestawień i baz wiedzy.\n·Wsparcie w standaryzacji procesów, procedur, instrukcji i dokumentacji organizacyjnej. Koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizacją polityk oraz procedur, we współpracy z właściwymi działami.\n·Wsparcie organizacji w obszarze compliance i ładu korporacyjnego.\n·Koordynowanie współpracy z kancelariami oraz innymi zewnętrznymi doradcami/dostawcami.\n·Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów.\n·Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zarządczej, rejestrów, uchwał, pełnomocnictw i innych dokumentów formalnych.\n·Przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań spotkań.\n·Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji i przepływu informacji.\n·Kompleksowa organizacja podróży służbowych w Polsce i za granicą, spotkań biznesowych i wydarzeń.\n·Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu oraz kadry menedżerskiej.\n·Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie praktycznych rozwiązań.\n·\nWymagania:\n·Wykształcenie wyższe.\n·Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. Executive Assistant, Asystent/ka Zarządu, Project Coordinator lub w roli o zbliżonym zakresie odpowiedzialności.\n·Ugruntowane doświadczenie we współpracy bezpośrednio z członkiem zarządu, prezesem lub najwyższą kadrą menedżerską.\n·Umiejętność koordynowania wielu tematów jednocześnie.\n·Doskonała organizacja pracy i naturalna potrzeba porządkowania informacji. Umiejętność tworzenia klarownych materiałów (podsumowań, prezentacji, statusów, etc).\n·Doświadczenie w prowadzeniu projektów, koordynacji działań międzydziałowych lub wdrażaniu usprawnień.\n·Wiedza o podstawowych zagadnieniach związanych z ładem korporacyjnym, compliance i współpracą z kancelariami.\n·Bardzo dobra znajomość MS Office.\n·Język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację.\n·Zmysł analityczny.\n·Proaktywność i umiejętność przewidywania problemów, zanim eskalują.\n·Wysokie zdolności komunikacyjne. Dojrzałość biznesowa i partnerskie podejście.","description_format":"text","description_chars":3220,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"Polish","level":"Advanced (C1)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Consumer Goods"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-10-08T22:28:13Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":27,"band":"fade","label":"Fading","p_open":1,"p_active":0.45,"p_room":0.6,"age_days":49,"expected_fill_days":63,"reasons":["conf:1","agency","velocity","win:late","crowd:brand"],"computed_at":"2026-10-24T06:02:35Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/antal-executive-assistant","json_url":"https://alion.io/job/antal-executive-assistant.json","meta":{"generated_at":"2026-10-24T09:49:56Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":14281,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-10-25T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":870},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=870"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fantal-executive-assistant"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fantal-executive-assistant"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fantal-executive-assistant"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/antal-executive-assistant\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fantal-executive-assistant"}]}