{"id":2140204,"url":"https://alion.io/job/antal-office-manager","title":"Office Manager","company":{"id":870,"name":"Antal","domain":"antal.pl","url":"https://alion.io/company/antal-sp-z-o-o","size_band":"51-200","is_staffing_agency":true,"employer_type":"agency","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Traffit","truth_index":{"grade":"B","score":77,"open_postings":799,"ghost_share":0.298,"stale_share":0,"repost_share":0.005,"time_to_fill_p50_days":61,"computed_at":"2026-10-25T05:49:26Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":null,"work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Poland"],"countries":["PL"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":{"min_usd":22000,"max_usd":47000,"period":"year","method":"role_country_seniority_unknown","sample_n":20},"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"Microsoft Office","optional":true},{"name":"Outlook","optional":true}],"status":"live","first_seen_at":"2026-08-07T14:47:42Z","employer_posted_date":"2026-08-07","last_verified_at":"2026-10-26T03:01:19Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":79,"trust":{"level":"ok","repost_count":0,"flags":["company_stale"],"days_open":79},"description":"Dla naszego Klienta, polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych poszukujemy Office Managera z ugruntowanym wieloletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku. Zatrudniony kandydat/kandydatka będzie zarządzał/a prawidłowym funkcjonowaniem biura i wspierał/a zespół w codziennych zadaniach.\nZakres obowiązków:\nZarządzanie biurem:\nWspółpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów.\nKoordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali.\nMonitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej.\nPełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu.\nOrganizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.\nWspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami.\nZgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą.\nZapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji.\nWspółpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi.\nWspółpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.\nWspółpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services.\nWspółpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych.\nWsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie.\nPełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze.\nPrzygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.\nWsparcie zespołu:\nObsługa połączeń telefonicznych i faksu.\nOrganizowanie i koordynowanie spotkań.\nKoordynowanie telekonferencji, podróży służbowych oraz wydarzeń specjalnych organizowanych dla działu lub zespołu.\nProwadzenie i aktualizowanie harmonogramu urlopów członków zespołu.\nDbałość o prawidłowy obieg dokumentów i wsparcie w ich przygotowywaniu.\nTworzenie i bieżące prowadzenie systemu archiwizacji dokumentów.\nObsługa gości w biurze.\nRezerwowanie sal konferencyjnych oraz dbanie o ich właściwe przygotowanie.\nPrzygotowywanie i obsługa systemów audiokonferencyjnych.\nAktualizowanie i prowadzenie bazy klientów oraz kontrahentów.\nWsparcie pracowników w zakresie organizacji podróży służbowych.\nPrzygotowywanie i terminowe rozliczanie delegacji oraz wydatków służbowych, zgodnie z polityką firmy i zasadami obowiązującymi w firmie.\nWymagania:\n8 - 10 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. koordynatora/koordynatorki biura lub office managera, mile widziane w dużych międzynarodowych korporacjach.\nDoświadczenie w organizacji pracy biura oraz zapewnianiu sprawnego funkcjonowania procesów administracyjnych.\nDoświadczenie we współpracy z dostawcami usług, firmami kurierskimi, serwisami technicznymi oraz firmami sprzątającymi.\nBardzo dobra znajomość języka angielskiego (C1), umożliwiająca swobodną komunikację z zespołami zagranicznymi.\nBardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Outlook, Word i Excel.\nBardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły.\nUmiejętność ustalania priorytetów i terminowej realizacji wielu zadań jednocześnie.\nSamodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do pracy.\nWysokie kompetencje komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z osobami na różnych poziomach organizacji.\nProfesjonalna postawa i wysoki poziom kultury osobistej, szczególnie w kontakcie z gośćmi, klientami i partnerami biznesowymi.\nGotowość do pełnienia funkcji osoby pierwszego kontaktu w sprawach administracyjnych i organizacyjnych dotyczących biura.","description_format":"text","description_chars":4506,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"Polish","level":"Advanced (C1)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":[],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-10-09T02:58:10Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":15,"band":"cold","label":"Long shot","p_open":1,"p_active":0.336,"p_room":0.44,"age_days":78,"expected_fill_days":61,"reasons":["conf:1","agency","velocity","win:tail","crowd:brand"],"computed_at":"2026-10-25T05:49:26Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/antal-office-manager","json_url":"https://alion.io/job/antal-office-manager.json","meta":{"generated_at":"2026-10-26T05:29:42Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":7397,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-10-27T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":870},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=870"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fantal-office-manager"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fantal-office-manager"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fantal-office-manager"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/antal-office-manager\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fantal-office-manager"}]}