Asistente administrativa
Job Description
Propósito del Puesto
Brindar soporte administrativo, operativo y de coordinación a tres directores, asegurando una gestión eficiente de agendas, reuniones, documentación, comunicación y seguimiento de actividades. El puesto requiere un alto nivel de organización, discreción, capacidad para priorizar múltiples solicitudes y excelente comunicación en español e inglés.
Principios ISP
Comenzamos con nuestros niños y estudiantes
Nuestros niños y estudiantes son el centro de todo lo que hacemos. Simplemente, su éxito es nuestro éxito. El bienestar y la seguridad son esenciales tanto para los estudiantes como para el aprendizaje. Por ello, somos constantes en la identificación de posibles riesgos relacionados con la protección infantil (Safeguarding) y la Salud y Seguridad, actuando y dando seguimiento adecuado a cualquier situación o preocupación detectada.
Tratamos a todos con cuidado y respeto
Nos cuidamos mutuamente, valoramos nuestras similitudes y diferencias, y promovemos el bienestar propio y el de los demás.
Operamos de manera efectiva
Nos enfocamos continuamente en aquello que es más importante y que generará el mayor impacto. Aplicamos las políticas y procedimientos de la escuela y representamos los valores compartidos de nuestra comunidad.
Somos financieramente responsables
Tomamos decisiones financieras cuidadosamente, considerando las necesidades de los niños, los estudiantes y nuestras escuelas.
Aprendemos continuamente
La mejora constante es lo que nos impulsa. Participamos activamente en nuestro desarrollo personal y profesional, así como en la mejora continua de la escuela.
Responsabilidades ISP
1. Gestión de agendas y reuniones
Administrar y coordinar las agendas de tres directores.
Programar, confirmar y dar seguimiento a reuniones internas y externas.
Coordinar salas, recursos y materiales necesarios para reuniones.
Prepararagendas, minutasy documentosde apoyo.
Dar seguimiento a acuerdos y pendientes derivados de reuniones.
2. Soporteadministrativoa Dirección
Elaborar, organizar y actualizar documentos, reportes, presentaciones y comunicaciones.
Preparar información y documentación solicitada por los directores.
Dar seguimientoa tareasy solicitudes administrativas.
Coordinar firmas, autorizaciones y procesos administrativos.
Mantener archivos físicos y digitales organizados y actualizados.
3. Seguimientoy coordinación
Dar seguimiento a proyectos, actividades y solicitudes asignadas por los tres directores.
Mantener un control de pendientes, fechas límite y compromisos.
Coordinar información entre diferentes departamentos.
Anticipar necesidades administrativas y proponer soluciones.
Escalar oportunamente situaciones que requieran atención de Dirección.
4. Apoyo en eventos y actividades institucionales
Apoyar en la organización de reuniones, eventos, visitas y actividades institucionales.
Coordinar logística, proveedores, materiales y espacios.
Dar soporteadministrativoduranteeventosy reunionesespeciales.
Competencias
Organización y planificación.
Excelentemanejodel tiempo.
Priorizaciónde múltiplestareas.
Atenciónal detalle.
Comunicaciónefectiva.
Proactividad.
Capacidadde anticipación.
Resoluciónde problemas.
Servicio al clienteinterno.
Trabajobajo presión.
Discrecióny confidencialidad.
Adaptabilidady flexibilidad.
Inteligenciaemocional.
Excelentepresentaciónprofesional
ISP Principles
Begin with our children and students. Our children and students are at the heart of what we do. Simply, their success is our success. Wellbeing and safety are both essential for learners and learning. Therefore, we are consistent in identifying potential safeguarding
and Health & Safety issues and acting and following up on all concerns appropriately.
Treat everyone with care and respect. We look after one another, embrace similarities and differences and promote the well-being of self and others.
Operate effectively. We focus relentlessly on the things that are most important and will make the most difference. We apply school policies and procedures and embody the shared ideas of our community.
Are financially responsible. We make financial choices carefully based on the needs of the children, students and our schools.
Learn continuously. Getting better is what drives us. We positively engage with personal and professional development and school improvement.
ISP Commitment to Safeguarding Principles
ISP is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years’ employment history.
ISP Commitment to Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging
ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, ethnicity, sexual orientation and gender expression, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics. Candidates who share our vision and principles and are interested in contributing to the success of ISP through this role are strongly encouraged to apply.