Technical Writer / Document Controller

Poszukujemy osoby na stanowisko Technical Writer / Document Controller, łączące odpowiedzialność za zarządzanie dokumentacją projektową z koordynacją procesów związanych z jej tworzeniem, przeglądem, aktualizacją i zatwierdzaniem. Stanowisko obejmuje pracę przy dwóch powiązanych projektach, a zakres zaangażowania będzie dostosowywany do bieżących potrzeb poszczególnych obszarów.

Projekty dotyczą wdrażania MES (Manufacturing Execution System) w środowisku produkcyjnym i mają na celu standaryzację oraz uproszczenie procesów związanych z produkcją, dokumentacją produkcyjną i jej przeglądem. Jednym z głównych założeń jest przejście w kierunku paperless production, czyli ograniczenie dokumentacji papierowej na rzecz rozwiązań cyfrowych. System wspiera m.in. przegląd dokumentacji produkcyjnej w modelu review by exception, integrację z urządzeniami produkcyjnymi oraz zwiększenie automatyzacji procesów.

Stanowisko jest hybrydą dwóch funkcji - Technical Writera oraz Document Controllera. Łączy więc zadania związane z tworzeniem i utrzymywaniem dokumentacji technicznej i procesowej z odpowiedzialnością za cały obieg dokumentów, ich wersjonowanie, review, approval oraz terminową realizację poszczególnych etapów procesu. Rola będzie odpowiednia dla osoby, która dobrze odnajduje się zarówno w pracy z dokumentacją i procesami, jak i w koordynacji wielu interesariuszy, pilnowaniu terminów oraz rozwiązywaniu bieżących problemów projektowych.

Zakres obowiązków:

• zarządzanie procesem przeglądu i zatwierdzania dokumentacji w systemie Veeva Vault,

• monitorowanie terminowości przeglądów oraz bieżąca komunikacja z właścicielami dokumentów i interesariuszami,

• koordynowanie procesu wprowadzania zmian, review oraz approval dokumentacji,

• utrzymywanie i aktualizacja trackerów projektowych oraz pozostałej dokumentacji związanej z projektami,

• tworzenie, aktualizacja i utrzymywanie dokumentacji procesowej, instrukcji oraz materiałów projektowych,

• zarządzanie backlogiem aktualizacji dokumentacji z wykorzystaniem narzędzi takich jak Airtable,

• przygotowywanie i aktualizacja matryc wersji dokumentacji w odniesieniu do kolejnych wydań systemowych,

• przygotowywanie oraz aktualizacja raportów i zestawień dotyczących dokumentacji,

• współpraca z zewnętrznym partnerem odpowiedzialnym za przygotowywanie dokumentacji projektowej,

• koordynowanie procesu przekazywania dokumentów do review, zbierania uwag, wprowadzania zmian oraz uzyskiwania finalnych akceptacji,

• tworzenie, obsługa i monitorowanie zgłoszeń (ticketów) w systemie ServiceNow,

• identyfikowanie i monitorowanie problemów związanych z dokumentacją oraz koordynowanie działań naprawczych pomiędzy zaangażowanymi zespołami,

• tworzenie i monitorowanie powiązanych zgłoszeń w systemie zewnętrznego partnera,

• bieżąca współpraca z zespołami projektowymi, właścicielami dokumentacji, ekspertami merytorycznymi oraz partnerami zewnętrznymi.

Wymagania:

• doświadczenie w pracy z dokumentacją techniczną, projektową lub procesową,

• doświadczenie w obszarze Document Control, Technical Writing lub koordynacji dokumentacji,

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania wielu dokumentów oraz procesów jednocześnie,

• doświadczenie w pracy z systemami do zarządzania dokumentacją lub workflow; znajomość Veeva Vault będzie dużym atutem,

• umiejętność monitorowania terminów, statusów i backlogów oraz konsekwentnego follow-upu z właścicielami dokumentów,

• doświadczenie we współpracy z wieloma zespołami i interesariuszami, również z partnerami zewnętrznymi,

• umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów i koordynowania działań pomiędzy różnymi zespołami,

• doświadczenie w pracy z systemami ticketowymi, np. ServiceNow,

• dobra znajomość narzędzi do organizacji i śledzenia pracy, np. Airtable, Trello lub podobnych,

• dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym oraz pracę z dokumentacją w języku angielskim,

• dokładność, skrupulatność i dbałość o spójność oraz poprawność dokumentacji.