EXECUTIVE ASSISTANT H/F

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CFAO GREEN INFRA s'engage à transformer le secteur énergétique en Afrique en proposant des solutions d'énergies renouvelables et des services à l'énergie innovantes pour les industriels et le tertiaire.

Nos expertises couvrent des domaines clés tels que les solutions d'énergies renouvelables et d'efficacité énergétique , les bâtiments intelligents , les ascenseurs et escaliers mécaniques , ainsi que la climatisation et ventilation .

À travers ces compétences, nous proposons des solutions innovantes et durables répondant aux défis d'aujourd'hui et de demain.

Nous sommes à la recherche d'un(e) EXECUTIVE ASSISTANT H/F basé(e) : Cote D'Ivoire

Description de poste :

L’Executive Assistant assure l’assistance administrative et organisationnelle du Directeur Général.

Elle facilite l’organisation quotidienne de ses activités, assure la gestion de son agenda, de ses réunions et déplacements, prépare et traite les documents administratifs et contribue à la qualité des échanges entre la Direction Générale et ses différents interlocuteurs internes et externes.

Elle exerce ses fonctions avec un haut niveau de discrétion, de rigueur et de confidentialité.

Elle aura pour mission:

** Gérer et tenir à jour l’agenda du Directeur Général.

** Organiser et planifier les rendez-vous et réunions.

** Anticiper les rendez-vous et échéances afin de faciliter l’organisation du DG.

** Assurer les rappels nécessaires et veiller à la disponibilité des informations utiles aux rendez-vous.

** Organiser les réunions initiées par la Direction Générale.

** Effectuer les réservations de salles et gérer les aspects logistiques.

** Préparer et centraliser les documents nécessaires aux réunions.

** Envoyer les invitations et convocations.

** Préparer les dossiers de réunion du Directeur Général.

** Rédiger, lorsque nécessaire, les comptes rendus ou relevés de réunion.

** Assurer le classement et l’archivage des documents associés.

** Organiser les déplacements professionnels du Directeur Général.

** Effectuer les réservations de billets d’avion, hôtels et moyens de transport.

** Préparer les dossiers de voyage et documents nécessaires.

** Assurer les formalités administratives liées aux déplacements : visas, ordres de mission et autres documents requis.

** Coordonner les prestations avec les agences de voyages et autres prestataires.

** Préparer et assurer le suivi administratif des notes de frais.

** Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques et sollicitations.

** Traiter les courriers et correspondances de la Direction Générale.

** Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, présentations et autres documents.

** Préparer les documents soumis à la signature du Directeur Général.

** Assurer la transmission des documents signés aux interlocuteurs concernés.

** Organiser le classement et l’archivage physique et électronique des dossiers.

** Tenir à jour les contacts et informations utiles à la Direction Générale.

** Accueillir les visiteurs et partenaires de la Direction Générale.

** Organiser les rendez-vous avec les interlocuteurs internes et externes.

** Orienter les demandes vers les services ou responsables concernés.

** Veiller à la qualité de l’accueil et à l’image professionnelle de la Direction Générale.

** Organiser les déjeuners, rencontres et événements professionnels impliquant le Directeur Général.

** Coordonner les besoins logistiques ponctuels de la Direction Générale.

** Assurer les commandes de fournitures et besoins administratifs du bureau du DG.

** Gérer les relations avec les prestataires intervenant dans son périmètre.

Profil recherché :

Bac +2/3 minimum en Assistanat de Direction, Gestion administrative, Administration ou formation équivalente.

Expérience :

3 à 5 ans d’expérience dans une fonction d’Assistante de Direction, idéalement auprès d’un Directeur Général, Directeur ou cadre dirigeant.