Document Controller

1.     Activités principales

• Mettre en place la structure documentaire du projet : arborescence, codification, types de documents, règles de nommage.

• Enregistrer les documents entrants et sortants dans la GED Gestion Electronique Document (plans, spécifications, procédures, courriers techniques…).

• Vérifier la conformité formelle (références, indices de révision, signatures).

• Gérer les statuts des documents (brouillon, en revue, validé, as-built…) et assurer le suivi des versions.

• Planifier et contrôler les circuits de relecture/validation (workflow) avec les responsables concernés.

• Assurer la diffusion contrôlée des documents aux parties prenantes (ingénierie, travaux, client, sous-traitants…).

• Gérer les demandes de documents et les délais de réponse (commentaires client, retours fournisseurs).

• Mettre en place des tableaux de bord : documents en retard de revue, en attente de validation, taux de retour, etc.

• Préparer les livrables documentaires contractuels (dossiers de fabrication, dossiers de fin de travaux, DOE numérique).

• Participer aux audits qualité et aux revues projet en fournissant les éléments de preuve nécessaires.

2.     Autre Activités et Tâches du POSTE :

• Former et assister les utilisateurs (ingénieurs, projeteurs, conducteurs de travaux) à l'utilisation de la GED et aux bonnes pratiques documentaires.

• Contribuer à l'amélioration continue des processus de gestion documentaire (procédures, modèles, gabarits).

• Assurer la conformité aux exigences normatives (exigences client, réglementations spécifiques).

• Gérer l'archivage physique et numérique en fin de projet (constitution des archives légales, sauvegardes).

• Compétences techniques

  • Maîtrise des outils de GED (systèmes de gestion électronique de documents).

  • Connaissance des cycles de vie des documents techniques (création, revue, approbation, as-built, archivage).

  • Capacité à lire les informations clés d'un plan, d'une spécification ou d'un procès-verbal pour vérifier la cohérence des données.

  • Compréhension des exigences qualité et parfois réglementaires.

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PDF, tableaux de suivi).

  • Notions de base en gestion de projet pour comprendre jalons, livrables, WBS, interfaces entre lots.