{"id":1749669,"url":"https://alion.io/job/darwin-recruitment-executive-assistant-2","title":"Executive Assistant","company":{"id":2211481,"name":"Darwin Recruitment","domain":"darwinrecruitment.com","url":"https://alion.io/company/darwinrecruitment","size_band":null,"is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":null,"truth_index":{"grade":"B","score":75,"open_postings":8,"ghost_share":0,"stale_share":1,"repost_share":0,"time_to_fill_p50_days":null,"computed_at":"2026-10-27T05:46:45Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"inferred","locations":[],"countries":[],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":null,"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"SharePoint","optional":false}],"status":"live","first_seen_at":"2026-09-30T00:00:00Z","employer_posted_date":"2026-09-30","last_verified_at":"2026-10-03T16:17:12Z","board_verified":false,"closed_at":null,"days_open":28,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":28},"description":"Office Manager / Executive Assistant\nHouten | 28-36 uur per week | Minimaal 3 dagen op kantoor\nVoor een groeiende en ondernemende organisatie in Houten zoeken wij een ervaren Office Manager / Executive Assistant die structuur, overzicht en executiekracht brengt.\nDe organisatie bevindt zich in een interessante groeifase. Processen worden verder geprofessionaliseerd, de dienstverlening wordt steeds digitaler en de organisatie maakt zich klaar voor verdere groei.\nIn deze ontwikkeling werk je nauw samen met de CEO/eigenaar. Hij is een echte ondernemer: energiek, besluitvaardig, snel schakelend en voortdurend bezig met nieuwe kansen en initiatieven. Jij helpt om daar structuur omheen te organiseren, prioriteiten scherp te houden en ervoor te zorgen dat afspraken en acties daadwerkelijk worden opgevolgd.\nTegelijkertijd kijk je verder dan alleen de agenda van de CEO. Je ziet wat er binnen de organisatie beter, slimmer of professioneler kan en pakt daarin zelf initiatief.\nWat ga je doen?\nJe krijgt een brede rol waarin Executive Support, Office Management en lichte projectcoördinatie samenkomen.\nJe bent onder andere verantwoordelijk voor:\nStructureren en beheren van de agenda en weekplanning van de CEO.\n\nPrioriteiten bewaken en helpen focus aan te brengen tussen afspraken, projecten en nieuwe initiatieven.\n\nVoorbereiden en organiseren van meetings, inclusief agenda’s, documentatie en opvolging.\n\nActies, afspraken en deadlines actief bewaken en stakeholders hierop opvolgen.\n\nFungeren als organisatorische rechterhand en sparringpartner van de CEO.\n\nOndersteunen van het management en zorgen voor goede interne informatie- en communicatiestromen.\n\nCoördineren en professionaliseren van verschillende office- en organisatieprocessen.\n\nOndersteunen of zelfstandig oppakken van kleinere interne projecten.\n\nSignaleren waar processen slimmer, eenvoudiger of digitaler kunnen worden ingericht.\n\nOndersteunen van projecten rondom groei, professionalisering en digitale transformatie.\n\nZorgen dat informatie, documenten en digitale werkomgevingen logisch en gestructureerd zijn ingericht.\n\nWie zoeken we?\nWe zoeken iemand die rust en structuur brengt in een ondernemende omgeving, zonder de snelheid uit de organisatie te halen.\nJe wacht niet totdat iemand je precies vertelt wat je moet doen. Je ziet wat nodig is, organiseert het en zorgt dat zaken worden afgerond. Je durft prioriteiten bespreekbaar te maken en bent stevig genoeg om een ondernemende CEO op het juiste moment aan afspraken en acties te herinneren.\nJe brengt bij voorkeur mee:\nMinimaal 3-5 jaar ervaring als Office Manager, Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare brede rol.\n\nSterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden.\n\nErvaring met agenda-, stakeholder- en actiemanagement op management- of directieniveau.\n\nEen proactieve, zelfstandige en pragmatische manier van werken.\n\nHet vermogen om structuur te creëren in een dynamische omgeving waar niet alles vooraf vastligt.\n\nGoede communicatieve vaardigheden en voldoende stevigheid om verschillende stakeholders mee te krijgen.\n\nErvaring met projectcoördinatie of projectmatig werken is een sterke pré.\n\nErvaring met organisatieverandering, digitalisering of digitale transformatie is een pré.\n\nGoede kennis van Microsoft 365, Teams, SharePoint en andere digitale samenwerkings- en planningstools.\n\nUitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels.\n\nProfessionaliteit, discretie en betrouwbaarheid.\n\nWat maakt deze rol interessant?\nDit is geen traditionele ondersteunende functie waarin je uitsluitend agenda’s beheert en meetings organiseert.\nJe komt terecht naast een ondernemer én midden in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Daardoor krijg je de ruimte om mee te denken, verbeteringen te initiëren en steeds meer verantwoordelijkheid naar je toe te trekken.\nJe helpt niet alleen de CEO om meer structuur, focus en executiekracht in zijn week te krijgen, maar draagt ook bij aan het verder professionaliseren en digitaliseren van de organisatie.\nDarwin Recruitment is acting as an Employment Business in relation to this vacancy.\nKiara Cumming","description_format":"text","description_chars":4174,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"German","level":"Advanced (C1)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Biotechnology","Recruiting & Staffing","Employer of Record & PEO"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-10-03T08:00:26Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":17,"band":"cold","label":"Long shot","p_open":0.4,"p_active":0.771,"p_room":0.55,"age_days":27,"expected_fill_days":23,"reasons":["conf:565","urgency","velocity","win:tail","comp:brand"],"computed_at":"2026-10-27T05:46:45Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/darwin-recruitment-executive-assistant-2","json_url":"https://alion.io/job/darwin-recruitment-executive-assistant-2.json","meta":{"generated_at":"2026-10-28T02:58:47Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":3987,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-10-29T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":2211481},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=2211481"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fdarwin-recruitment-executive-assistant-2"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fdarwin-recruitment-executive-assistant-2"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fdarwin-recruitment-executive-assistant-2"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/darwin-recruitment-executive-assistant-2\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fdarwin-recruitment-executive-assistant-2"}]}