Administrative Assistant

Job Description:

¡En dentsu estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo/Recepcionista en Medellín!

Formación y experiencia

Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas.

Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial.

Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés.

Propósito del cargo

Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.

Responsabilidades

1. Gestión administrativa y documental

• Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación.
• Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas.
• Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad.
• Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos.
• Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos.
• Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.

2. Gestión de facturas y proveedores

• Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación.
• Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes.
• Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización.
• Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida.
• Mantener actualizada la información y documentación de proveedores.
• Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores.
• Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.

3. Servicios generales y administración de oficina

• Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación.
• Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones.
• Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación.
• Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos.
• Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos.
• Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso.
• Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas.
• Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.

4. Viajes y logística corporativa

• Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados.
• Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros.
• Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes.
• Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.

5. Atención y comunicaciones

• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa.
• Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes.
• Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran.
• Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.

6. Control y seguimiento administrativo

• Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía.
• Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, proveedores, documentación y demás compromisos bajo su responsabilidad.
• Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la operación y escalarlas al responsable correspondiente.
• Proponer mejoras a los procesos administrativos que permitan reducir reprocesos, mejorar tiempos de respuesta y fortalecer los controles.
• Apoyar la implementación y cumplimiento de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos relacionados con la gestión administrativa.
• Preparar reportes básicos de gestión administrativa cuando sean requeridos.

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