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Deseable nivel básico de inglés.\nPropósito del cargo\nBrindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.\nResponsabilidades\n1. Gestión administrativa y documental\nRecopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación.\nApoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas.\nMantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad.\nGestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos.\nDar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos.\nApoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.\n2. Gestión de facturas y proveedores\nRecibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación.\nRealizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes.\nSolicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización.\nApoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida.\nMantener actualizada la información y documentación de proveedores.\nDar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores.\nApoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.\n3. Servicios generales y administración de oficina\nCoordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación.\nCoordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones.\nGestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación.\nControlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos.\nLlevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos.\nGestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso.\nCoordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas.\nCoordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.\n4. Viajes y logística corporativa\nGestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados.\nCoordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros.\nMantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes.\nAtender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.\n5. Atención y comunicaciones\nGestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa.\nRecibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes.\nApoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran.\nMantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.\n6. 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