Office Manager

Documentolog - казахстанская продуктовая IT-компания, развивающая собственную платформу электронного документооборота Documentolog и мультиагентную AI-платформу d8n.ai.

Ищем организованного и внимательного офис-менеджера, который обеспечит бесперебойную работу офиса и поможет поддерживать комфортную рабочую среду.

Чем предстоит заниматься:

• Обеспечивать офис канцелярией, расходными материалами и хозяйственными товарами, контролировать запасы.
• Поддерживать чистоту и порядок в офисе: контролировать работу клининговой службы, состояние рабочих зон, переговорных и кухни.
• Следить за исправностью офисного оборудования, организовывать обслуживание и ремонт.
• Взаимодействовать с арендодателем, поставщиками, сервисными и курьерскими компаниями.
• Организовывать командировки CEO: бронировать билеты и проживание, согласовывать маршруты, организовывать трансферы.
• Координировать работу водителей: распределять заявки, согласовывать график поездок и контролировать своевременную подачу транспорта.
• Встречать гостей, готовить переговорные и помогать в организации деловых встреч.
• Принимать входящие телефонные звонки, консультировать по общим вопросам и перенаправлять обращения ответственным сотрудникам.
• Принимать и отправлять корреспонденцию, посылки и документы.
• Оформлять заявки на закупки и оплату, контролировать сроки поставок и собирать закрывающие документы.
• Вести учет корпоративной продукции, помогать с подготовкой и выдачей подарков.
• Помогать HR-команде в организации корпоративных мероприятий и подготовке приветственных наборов для новых сотрудников.
• Оказывать организационную поддержку первому руководителю: координировать рабочий график, встречи и командировки, выполнять административные поручения.

Что нам важно:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или на аналогичной позиции от 1 года в компании с численностью от 100 сотрудников.
• Хорошее владение казахским и русским языками, грамотную устную и письменную речь. Знание английского языка будет преимуществом.
• Цифровую грамотность: уверенное владение офисными программами, электронной почтой, календарями и онлайн-сервисами.
• Организованность, дисциплинированность и ответственность, соблюдение сроков и договоренностей.
• Чистоплотность, аккуратность и внимание к порядку в офисе.
• Умение расставлять приоритеты, вести несколько задач одновременно и самостоятельно решать повседневные вопросы.
• Доброжелательность и навыки делового общения.
• Креативность и готовность предлагать идеи для корпоративных мероприятий и улучшения офисной среды.
• Соблюдение конфиденциальности при работе с информацией и поручениями руководителя.
• Опыт организации командировок и взаимодействия с поставщиками будет преимуществом.

Что предлагаем:

- Беспроцентные займы - финансовая поддержка сотрудников со стажем работы в компании от 1 года.

- Фантомные акции - возможность получать процент от чистой прибыли компании после 1 года работы. Количество фантомных акций увеличивается с каждым годом работы в компании.

- Премия раз в полгода - по результатам выполнения KPI.

- Ежегодная индексация заработной платы.