{"id":4158872,"url":"https://alion.io/job/ds-smith-office-assistant","title":"Office Assistant","company":{"id":1795137,"name":"DS Smith","domain":"dssmith.com","url":"https://alion.io/company/dssmith-com","size_band":"5000+","is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Workday","truth_index":{"grade":"B","score":77,"open_postings":27,"ghost_share":0,"stale_share":0.926,"repost_share":0,"time_to_fill_p50_days":44,"computed_at":"2026-11-12T10:38:37Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Kruševac, Serbia"],"countries":["RS"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":null,"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[],"status":"live","first_seen_at":"2026-11-12T11:31:00Z","employer_posted_date":"2026-11-12","last_verified_at":"2026-11-13T11:12:41Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":0,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":0},"description":"Osoba zaposlena na ovoj poziciji obavlja administrativne i organizacione poslove u cilju obezbeđivanja nesmetanog funkcionisanja kompanije, pruža podršku zaposlenima i saradnicima, vodi potrebnu evidenciju i koordinira aktivnosti vezane za opšte i administrativne poslove.\nZaposleni na ovoj poziciji obavezan je i odgovoran za:\n- Vrši prijem, evidentiranje, sortiranje, arhiviranje i distribuciju ulazne i izlazne pošte, kako u fizičkom tako i u elektronskom obliku.\n- Prati rokove važenja ugovora, polisa osiguranja, licenci i druge dokumentacije iz oblasti opštih poslova i blagovremeno obaveštava nadležne osobe o isteku istih.\n- Priprema izveštaje, dopise, odluke, potvrde i drugu poslovnu dokumentaciju po nalogu neposrednog rukovodioca.\n- Upravlja službenom elektronskom poštom i telefonskom komunikacijom, dočekuje i usmerava posetioce, klijente i poslovne partnere.\n- Ostvaruje komunikaciju i koordinaciju sa kurirskim službama, pružaocima tehničke podrške i drugim eksternim saradnicima.\n- Prati stanje zaliha i organizuje nabavku kancelarijskog materijala, potrošnog materijala i sredstava za održavanje higijene.\n- Organizuje službena putovanja zaposlenih, uključujući rezervaciju prevoza, smeštaja i ostalih potrebnih logističkih aktivnosti.\n- Zakazuje sastanke i pruža administrativnu podršku u organizaciji internih i eksternih sastanaka, radionica, prezentacija i poslovnih događaja.\n- Učestvuje u organizaciji aktivnosti usmerenih na angažovanje zaposlenih, uključujući interne događaje, timske aktivnosti i wellbeing inicijative.\n- Pruža podršku zaposlenima u vezi sa administrativnim i osnovnim HR upitima, uključujući izdavanje potvrda, pripremu izveštaja i pružanje informacija o benefitima.\n- Objavljuje oglase za posao na definisanim kanalima, vrši preliminarnu selekciju pristiglih prijava i koordinira termine intervjua.\n- Učestvuje u procesu uvođenja novozaposlenih kroz pripremu radnog mesta, potrebne opreme, dokumentacije i upoznavanje sa osnovnim procedurama kompanije.\n- Vodi i ažurira evidenciju prisustva zaposlenih, bolovanja, odsustava, verskih praznika i drugih vrsta odsustva za potrebe obračuna zarada.\n- Sarađuje sa službama održavanja, obezbeđenja, čišćenja i drugim spoljnim pružaocima usluga radi obezbeđivanja nesmetanog funkcionisanja poslovanja.\n- Ostvaruje svakodnevnu saradnju sa svim organizacionim celinama u cilju efikasne koordinacije aktivnosti i razmene informacija.\n- Pruža administrativnu i organizacionu podršku Generalnom direktoru u planiranju i realizaciji svakodnevnih aktivnosti.\n- Organizuje sastanke, vodi kalendar obaveza, priprema potrebne materijale i prati realizaciju dogovorenih aktivnosti.\n- Priprema prezentacije, izveštaje, dopise i drugu dokumentaciju za potrebe Generalnog direktora.\n- Koordinira komunikaciju između Generalnog direktora, zaposlenih, poslovnih partnera i eksternih institucija.\n- Organizuje službena putovanja, rezervacije smeštaja i prevoza, kao i druge logističke aktivnosti.\n- Prikuplja i objedinjuje podatke i informacije potrebne za donošenje poslovnih odluka i izradu izveštaja.\n- Obezbeđuje poverljivost informacija i dokumentacije kojima raspolaže u okviru svojih nadležnosti.\n- Obavlja i druge poslove iz delokruga rada po nalogu neposrednog rukovodioca.","description_format":"text","description_chars":3253,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Packaging & Labeling","Packaging Design"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-11-12T11:31:00Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":86,"band":"hot","label":"Hiring now","p_open":1,"p_active":0.86,"p_room":1,"age_days":0,"expected_fill_days":44,"reasons":["conf:0","win:early","comp:brand"],"computed_at":"2026-11-13T11:25:50Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/ds-smith-office-assistant","json_url":"https://alion.io/job/ds-smith-office-assistant.json","meta":{"generated_at":"2026-11-13T11:25:50Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":23039,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-11-14T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.1,"usd":0.01,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":1795137},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=1795137"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fds-smith-office-assistant"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"free","price":{"credits":0,"usd":0},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fds-smith-office-assistant"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.1,"usd":0.01},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fds-smith-office-assistant"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/ds-smith-office-assistant\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fds-smith-office-assistant"}],"agent":{"mcp":"https://alion.io/mcp/jobs","mcp_open":"https://alion.io/mcp/open","next":[{"tool":"get_job","arguments":{"id":4158872}},{"tool":"search_jobs","arguments":{"company":"dssmith.com","detail":"compact"}},{"tool":"match_people","arguments":{"job_id":4158872},"note":"people open to offers who fit this vacancy"}],"note":"The same data through MCP tools: https://alion.io/mcp/open needs no sign-in (compact searches, postings, people); https://alion.io/mcp with an Alion account has everything. Docs: https://alion.io/developers"}}