{"id":938749,"url":"https://alion.io/job/eurostar-hr-operations-support-officer-belgium-netherlands","title":"HR Operations Support Officer Belgium & Netherlands","company":{"id":674953,"name":"Eurostar","domain":"eurostar.com","url":"https://alion.io/company/eurostar-2","size_band":null,"is_staffing_agency":false,"is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Workable","truth_index":null},"role":"HR","role_family":"HR","seniority":null,"employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Brussels, Belgium"],"countries":["BE"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":null,"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"Microsoft Office","optional":false}],"status":"live","first_seen_at":"2026-09-15T21:56:13Z","employer_posted_date":"2026-09-15","last_verified_at":"2026-09-24T20:23:47Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":9,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":9},"description":"Vous êtes passionné.e par les Ressources Humaines, mais aussi par l’amélioration des processus, la digitalisation et la recherche de solutions concrètes ?Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux, aimez simplifier, optimiser et faire évoluer les processus, et avez à cœur de transformer les idées en solutions concrètes ? Alors cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez notre équipe !\nVotre mission\nEn tant que HR Operations Support Officer, vous jouez un rôle clé dans la gestion et l’évolution de nos processus RH en Belgique et aux Pays-Bas.\nEn collaboration avec le HR Administration Manager et les HR Business Partners, vous assurez la qualité de l’administration du personnel tout en étant force de proposition pour simplifier, digitaliser et améliorer nos façons de travailler.\nVos principales responsabilités\nAdministration du personnel\nAssurer le suivi et la qualité des processus d’administration du personnel et des données RH.\nGérer les contrats, avenants, absences, maladies, interruptions de carrière et autres événements administratifs.\nÊtre un point de contact privilégié pour les collaborateurs et les équipes RH.\nVeiller à la fiabilité, à la conformité et à la mise à jour des dossiers et données RH.\nCollaborer avec les HR Business Partners, Payroll, Finance et les différents partenaires externes.\nSafety & Health\nAssurer le suivi administratif et opérationnel des examens médicaux obligatoires liés aux fonctions de sécurité.\nCoordonner l’organisation des visites médicales avec les partenaires externes.\nAssurer le suivi des accidents du travail, en collaboration avec les assureurs, les managers, Safety et les conseillers en prévention.\nVeiller à la qualité et à la mise à jour des données liées à la surveillance de la santé et aux fonctions de sécurité.\nAssurer le suivi des dossiers et coordonner les actions avec les différentes parties prenantes.\nParticiper aux réunions avec les équipes Safety & Health et les organismes de prévention externes.\nMaintenir une bonne connaissance des procédures et obligations applicables en matière de santé et de sécurité au travail.\nGestion documentaire\nÊtre le/la référent.e People pour le système de gestion documentaire GEDOC.\nCoordonner la création, la mise à jour, la validation et la diffusion des instructions, procédures et politiques RH.\nGarantir la disponibilité, la cohérence et la traçabilité des documents de référence.\nOrganiser et préparer les réunions de suivi avec les parties prenantes et assurer le suivi des actions.\nAccompagner les utilisateurs dans leurs recherches documentaires et les orienter vers les documents appropriés.\nVeiller à l’accessibilité et à la bonne diffusion des documents applicables au département People.\nAmélioration continue & digitalisation\nIdentifier les irritants et inefficacités, analyser leurs causes et proposer des solutions pragmatiques.\nContribuer à la digitalisation, l’automatisation et la standardisation des processus et outils RH.\nChallenger les processus existants et identifier des opportunités de simplification et d’optimisation.\nParticiper à différents projets RH et accompagner leur mise en œuvre.\nPréparer des analyses, reportings et indicateurs permettant de fiabiliser les processus et de faciliter la prise de décision.\n................................................................................................\nBent u gepassioneerd door Human Resources, maar ook door procesverbetering, digitalisering en het zoeken naar concrete oplossingen? Bent u vertrouwd met digitale tools, houdt u ervan om processen te vereenvoudigen, te optimaliseren en verder te ontwikkelen, en zet u ideeën graag om in concrete oplossingen? Dan is deze opportuniteit iets voor u. Versterk ons team!\nUw functie\nAls HR Operations Support Officer speelt u een sleutelrol in het beheer en de verdere ontwikkeling van onze HR-processen in België en Nederland.\nIn samenwerking met de HR Administration Manager en de HR Business Partners staat u in voor de kwaliteit van de personeelsadministratie en bent u tegelijkertijd een drijvende kracht achter het vereenvoudigen, digitaliseren en verbeteren van onze manier van werken.\nUw verantwoordelijkheden\nPersoneelsadministratie\nInstaan voor de opvolging en kwaliteit van de processen rond personeelsadministratie en HR-gegevens.\nBeheren van contracten, addenda, afwezigheden, ziekte, loopbaanonderbrekingen en andere administratieve gebeurtenissen.\nFungeren als een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers en HR-teams.\nWaken over de betrouwbaarheid, conformiteit en actualisering van personeelsdossiers en HR-gegevens.\nSamenwerken met de HR Business Partners, Payroll, Finance en verschillende externe partners.\nSafety & Health\nInstaan voor de administratieve en operationele opvolging van verplichte medische onderzoeken die verband houden met veiligheidsfuncties.\nDe organisatie van medische onderzoeken coördineren met externe partners.\nDe opvolging van arbeidsongevallen verzekeren, in samenwerking met verzekeraars, managers, Safety en preventieadviseurs.\nWaken over de kwaliteit en actualisering van gegevens met betrekking tot gezondheidstoezicht en veiligheidsfuncties.\nDossiers opvolgen en acties coördineren met de verschillende betrokken partijen.\nDeelnemen aan vergaderingen met de Safety & Health-teams en externe preventiediensten.\nEen goede kennis onderhouden van de procedures en wettelijke verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.\nDocumentbeheer\nFungeren als People-referentiepersoon voor het documentbeheersysteem GEDOC.\nDe creatie, actualisering, validatie en verspreiding van HR-instructies, procedures en beleidsdocumenten coördineren.\nDe beschikbaarheid, consistentie en traceerbaarheid van referentiedocumenten garanderen.\nOpvolgingsvergaderingen met stakeholders organiseren en voorbereiden en de opvolging van de acties verzekeren.\nGebruikers begeleiden bij hun zoektocht naar documenten en hen naar de juiste documenten verwijzen.\nWaken over de toegankelijkheid en correcte verspreiding van de documenten die van toepassing zijn binnen de afdeling People.\nContinue verbetering & digitalisering\nKnelpunten en inefficiënties identificeren, de oorzaken ervan analyseren en pragmatische oplossingen voorstellen.\nBijdragen aan de digitalisering, automatisering en standaardisering van HR-processen en -tools.\nBestaande processen kritisch in vraag stellen en opportuniteiten voor vereenvoudiging en optimalisatie identificeren.\nDeelnemen aan verschillende HR-projecten en de implementatie ervan ondersteunen.\nAnalyses, rapporteringen en KPI's voorbereiden om processen betrouwbaarder te maken en de besluitvorming te ondersteunen.\n.......................................................................................................\nAre you passionate about Human Resources, but also about process improvement, digitalisation and finding practical solutions? Are you comfortable with digital tools, enjoy simplifying, optimising and evolving processes, and are motivated by turning ideas into concrete solutions? Then this opportunity is for you. Join our team!\nYour role\nAs an HR Operations Support Officer, you will play a key role in managing and continuously improving our HR processes in Belgium and the Netherlands.\nWorking closely with the HR Administration Manager and the HR Business Partners, you will ensure the quality of personnel administration while also driving initiatives to simplify, digitalise and improve the way we work.\nYour responsibilities\nPersonnel Administration\nEnsure the follow-up and quality of personnel administration processes and HR data.\nManage contracts, amendments, absences, sickness, career interruptions and other administrative events.\nAct as a key point of contact for employees and HR teams.\nEnsure the reliability, compliance and up-to-date status of HR records and data.\nCollaborate with HR Business Partners, Payroll, Finance and various external partners.\nSafety & Health\nEnsure the administrative and operational follow-up of mandatory medical examinations related to safety-sensitive functions.\nCoordinate the organisation of medical examinations with external partners.\nEnsure the follow-up of work-related accidents, in collaboration with insurers, managers, Safety teams and prevention advisors.\nEnsure the quality and accuracy of data related to health surveillance and safety-sensitive functions.\nFollow up on cases and coordinate actions with the various stakeholders involved.\nParticipate in meetings with the Safety & Health teams and external prevention services.\nMaintain a good knowledge of applicable procedures and obligations relating to occupational health and safety.\nDocument Management\nAct as the People reference person for the GEDOC document management system.\nCoordinate the creation, updating, validation and distribution of HR instructions, procedures and policies.\nEnsure the availability, consistency and traceability of reference documents.\nOrganise and prepare follow-up meetings with stakeholders and ensure the follow-up of actions.\nSupport users in their document searches and guide them towards the appropriate documents.\nEnsure the accessibility and proper distribution of documents applicable to the People department.\nContinuous Improvement & Digitalisation\nIdentify pain points and inefficiencies, analyse their root causes and propose pragmatic solutions.\nContribute to the digitalisation, automation and standardisation of HR processes and tools.\nChallenge existing processes and identify opportunities for simplification and optimisation.\nParticipate in various HR projects and support their implementation.\nPrepare analyses, reports and KPIs to improve process reliability and facilitate decision-making.\nRequirements\nVous êtes une personne proactive, curieuse et orientée solutions, qui aime questionner l’existant et identifier de nouvelles façons de travailler plus efficacement.\nVous disposez de :\nUn Bachelor idéalement en Ressources Humaines ou domaine équivalent.\nMinimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, idéalement en administration du personnel ou dans un environnement RH opérationnel.\nUne forte sensibilité à l’amélioration continue et à la digitalisation des processus.\nUne bonne capacité d’analyse et un réel esprit orienté solutions.\nUne excellente organisation, de la rigueur et le souci du détail.\nUne bonne aisance avec les outils digitaux et la Suite Microsoft Office, notamment Excel.\nUne expérience avec un SIRH et/ou des outils de gestion du temps.\nUn excellent sens du service et une communication claire et empathique.\nUne capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec des interlocuteurs variés.\nUne excellente maîtrise du français et une bonne connaissance du Néerlandais et d'Anglais \n.............................................................................................................\nU bent een proactieve, nieuwsgierige en oplossingsgerichte professional die graag bestaande werkwijzen in vraag stelt en nieuwe manieren zoekt om efficiënter te werken.\nU beschikt over:\nEen Bachelor, bij voorkeur in Human Resources of een gelijkwaardige opleiding.\nMinimaal 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie, idealiter binnen personeelsadministratie of een operationele HR-omgeving.\nEen sterke affiniteit met continue verbetering en digitalisering van processen.\nSterke analytische vaardigheden en een uitgesproken oplossingsgerichte mindset.\nUitstekende organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en oog voor detail.\nEen goede digitale vaardigheid en een vlotte kennis van de Microsoft Office Suite, in het bijzonder Excel.\nErvaring met een HRIS en/of tools voor tijdsregistratie en tijdbeheer.\nEen sterk gevoel voor dienstverlening en een duidelijke, empathische communicatiestijl.\nHet vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd vlot samen te werken met verschillende stakeholders.\nEen uitstekende beheersing van het Frans en een goede kennis van het Nederlands en het 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