Kaufmännische Assistenz – Office & Finance Operations (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du koordinierst und organisierst den reibungslosen Ablauf unseres Office Managements über mehrere Standorte hinweg und bringst eigene Ideen zur Optimierung ein.
• Du steuerst und koordinierst externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Facility Services, Lieferanten) und stellst eine gute Zusammenarbeit sicher.
• Du unterstützt beim Beschaffungsprozess (Bedarfserfassung, Bestellungen, Lieferantenkoordination) und behältst dabei Kosten und Lieferfristen im Blick.
• Du koordinierst Geschäftsreisen inkl. Planung und Buchung unter Effizienz- und Kostenaspekten.
• Du unterstützt bei der Weiterentwicklung unserer Dokumenten- und Ablagestrukturen.
• Du stellst eine professionelle Post- und Kommunikationsorganisation (physisch und digital) sicher.
• Du unterstützt bei der Planung und Nutzung von Büro- und Besprechungsräumen.
• Du organisierst die Bewirtung von Gästen und unterstützt bei der Betreuung von Geschäftspartnern vor Ort.
• Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen und externen Events und übernimmst Teilaufgaben eigenständig.
• Du analysierst administrative Abläufe und bringst dich aktiv in Prozessverbesserungen ein.
• Du prüfst und vorkontierst Eingangsrechnungen und stimmst dich eng mit der Finanzbuchhaltung ab.
• Du unterstützt bei der Kassenführung sowie bei der Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen.

Deine Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in Administration, Office Management, Buchhaltung oder Organisation von Vorteil
• Interesse an kaufmännischen und buchhalterischen Prozessen sowie Freude an strukturiertem Arbeiten
• Sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit ERP- oder Buchhaltungssystemen (z. B. Business Central, Circula, DocuSign, Personio) ist ein Plus
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1), Englischkenntnisse von Vorteil
• Motivation, Verantwortung zu übernehmen und dich fachlich weiterzuentwickeln

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg
• Gute Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Aufgabenbereich
• Strukturierte Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen

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