Assistente de Backoffice - Contratos

Grupo MGITECH - Mais de 34 anos conectando pessoas, operação e tecnologia.

Nosso propósito é simplificar o trabalho operacional das pessoas, para que elas possam desenvolver ao máximo seus talentos humanos.

Grupo MGITECH nasceu como distribuidor HP.

Hoje, conectamos fabricantes, desenvolvedores, integradores e clientes de pequenas empresas a multinacionais em um ecossistema completo de hardware, software, serviços e plataforma.

Nossos Valores: Liberdade com responsabilidade; Busca constante por excelência; Oportunidades iguais para criar e se desenvolver; Empatia; As melhores ideias devem prevalecer; Ajudar sempre que possível; Semear para colher.

• Se você gosta de trabalhar em um ambiente colaborativo, com autonomia, quer sentir que realmente faz a diferença em seu ambiente de trabalho e é movido por desafios, com certeza irá se identificar com a MGITECH!

• Planejamento e organização;
• Comunicação e ética;
• Inovação e melhoria contínua;
• Orientado a resultado com qualidade e foco no cliente;
• Flexibilidade;
• Senso de Urgência;
• Empatia;
• Persuasão;
• Resistência a Pressão

Responsabilidades e atribuições

Principais responsabilidades

• Executar as atividades dentro dos prazos estabelecidos, mantendo os envolvidos informados sobre o andamento das demandas e sinalizando à liderança dificuldades que possam impactar as entregas.
• Manter as informações de inventário dos clientes atualizadas no SAP, realizando conferências e comunicando inconsistências para orientação e correção.
• Apoiar a conferência e a atualização dos dados dos contratos de serviços, conforme os procedimentos internos.
• Registrar e acompanhar pedidos de vendas, pedidos de devolução, aprovações de orçamentos e demais pendências dos clientes no SAP e no HubSpot.
• Acompanhar as pendências de devolução de equipamentos de backup, notas fiscais e aprovações de orçamentos, realizando contato com os clientes e sinalizando atrasos à liderança.
• Buscar conhecimentos sobre os sistemas e processos da área para aprimorar a execução das atividades.

Descrição das atividades

• Inserir e atualizar informações nos sistemas utilizados pela área, mantendo os registros completos ao concluir cada atividade.
• Acompanhar e atualizar chamados nos sistemas internos e nos portais dos clientes, dando andamento às etapas de reparo ou substituição de equipamentos e observando os prazos contratuais.
• Manter contato com clientes para informar sobre envio e rastreio de equipamentos, pendências de notas fiscais e devoluções de equipamentos de backup.
• Consultar a disponibilidade de equipamentos em estoque e encaminhar necessidades de compra para avaliação e aprovação dos responsáveis.
• Apoiar o acompanhamento de títulos em aberto relacionados às demandas do Backoffice, realizando contatos e registrando os retornos dos clientes, conforme orientação da liderança e da área financeira.
• Efetuar registros de baixa de equipamentos e atualizações de ordens de serviço no SAP e no HubSpot, conforme critérios internos e aprovações dos responsáveis.
• Abrir e acompanhar ordens de serviço nos portais da Samsung (GSPN), Apple e demais fornecedores.
• Realizar a ativação de contratos no SAP, vinculando chips e equipamentos aos clientes conforme as informações e orientações recebidas.
• Emitir termos de troca ou substituição de equipamentos e atualizar os respectivos inventários.
• Elaborar e encaminhar orçamentos de atendimentos avulsos, fora de garantia ou não cobertos pelo contrato, com base nas tabelas e condições previamente estabelecidas.
• Apoiar a elaboração e a atualização de instruções de trabalho, publicando os materiais no HubSpot após validação da liderança.

Requisitos e qualificações

Formação educacional

Ensino superior cursando ou completo em Administração, Gestão de Processos, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.

Experiência anterior

• Vivência em rotinas administrativas, operacionais ou de backoffice.
• Experiência com atendimento e contato direto com clientes.

Conhecimentos técnicos

• Pacote Office em nível básico, com conhecimentos em Excel para preenchimento e atualização de planilhas.
• Facilidade para utilizar sistemas e manter informações organizadas.
• Conhecimento em SAP e HubSpot será considerado um diferencial.

Habilidades

• Organização e atenção aos detalhes.
• Comunicação clara e cordial.
• Comprometimento com prazos e procedimentos.
• Proatividade no acompanhamento das demandas.
• Trabalho em equipe.
• Capacidade de identificar inconsistências e buscar orientação para resolvê-las.

Informações adicionais

Horário de Trabalho:

Segunda à Sexta das 8h às 18h

• Combo Alimentação Flexível (Swile)
• Convenio médico Sulamérica (coparticipação)

• Convenio Odontológico Sulamérica

• VT;
• Programa de Reconhecimento;
• Day Off de Aniversário;
• Parcerias com Instituições de ensino;
• TotalPass