{"id":2354080,"url":"https://alion.io/job/inpost-executive-assistant","title":"Executive Assistant","company":{"id":3343,"name":"InPost","domain":"inpost.eu","url":"https://alion.io/company/inpost","size_band":"5000+","is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"SmartRecruiters","truth_index":{"grade":"B","score":75,"open_postings":8,"ghost_share":0,"stale_share":1,"repost_share":0,"time_to_fill_p50_days":28,"computed_at":"2026-10-15T05:46:00Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Vianen, Netherlands"],"countries":["NL"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":{"min":4500,"max":5500,"currency":"EUR","period":"month","gross":null,"usd_annual":73968},"salary_estimate":null,"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[],"status":"live","first_seen_at":"2026-10-12T10:20:26Z","employer_posted_date":"2026-10-12","last_verified_at":"2026-10-15T12:10:13Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":3,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":3},"description":"InPost Group is een internationale speler in e-commerce logistiek en pakketbezorging. In Nederland opereert InPost Group onder andere via Mondial Relay. We werken iedere dag aan betrouwbare, efficiënte en klantgerichte oplossingen voor het verzenden en ontvangen van pakketten.\nBij InPost Group geloven we dat ons succes begint bij onze mensen. Daarom bieden we een dynamische werkomgeving waarin je ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen, initiatief te nemen en mee te bouwen aan onze groei.\nOnze medewerkers vormen het hart van onze organisatie. Samen zorgen we ervoor dat onze logistieke processen soepel verlopen en klanten kunnen rekenen op een betrouwbare dienstverlening.\nOnze kernwaarden\nSamenwerking: door intern en extern samen te werken, bereiken we meer.\n\nKlantgerichtheid: we denken vanuit de behoeften van onze klanten.\n\nOndernemerschap: we zien kansen, nemen initiatief en durven beslissingen te nemen.\n\n Als Executive Assistant bij InPost Nederland ben je de rechterhand van onze CEO en een belangrijke schakel binnen onze Nederlandse organisatie. Je zorgt ervoor dat de CEO haar tijd en aandacht kan richten op de onderwerpen die de grootste impact hebben op onze organisatie. Tegelijkertijd help je het leadership team om structuur, focus en voortgang te houden in een organisatie die volop in beweging is.\nDeze rol gaat daarom verder dan traditioneel agendabeheer. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten, bereidt belangrijke overleggen voor en zorgt dat besluiten en acties worden opgevolgd. Je beweegt gemakkelijk tussen strategische onderwerpen en praktische zaken en weet precies wanneer je moet organiseren, wanneer je moet signaleren en wanneer je zelf actie onderneemt.\nOver InPost\nInPost is een van de grootste Europese spelers in out-of-home delivery. Met ons netwerk van pakketautomaten en pick-up-and-drop-offlocaties maken we het verzenden, ontvangen en retourneren van pakketten eenvoudiger en flexibeler voor consumenten en webshops.\nOnze organisatie groeit snel. Inmiddels zijn we actief in negen Europese landen en verwerken we jaarlijks meer dan een miljard pakketten. In Nederland zijn we volop in ontwikkeling. Met de integratie van Mondial Relay in het InPost-merk bouwen we verder aan een sterk en herkenbaar out-of-home-deliverynetwerk in de Nederlandse markt.\nDat betekent dat we in een interessante fase zitten. We zijn onderdeel van een grote internationale organisatie, maar hebben in Nederland tegelijkertijd de dynamiek van een groeiende organisatie waarin veel gebeurt en waarin processen voortdurend verder worden ontwikkeld.\nAls Executive Assistant speel je een belangrijke rol in die ontwikkeling. Jij zorgt ervoor dat de CEO en het leadership team goed voorbereid zijn, de juiste prioriteiten kunnen stellen en dat belangrijke besluiten en acties niet blijven liggen.\nJouw rol\nJe werkt nauw samen met onze CEO en ondersteunt daarnaast het Nederlandse leadership team. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, begrijpt wat er binnen een organisatie speelt en weet vooruit te kijken.\nJe bent verantwoordelijk voor het effectief organiseren van de agenda en werkzaamheden van onze CEO. Daarbij kijk je verder dan alleen het plannen van afspraken.\nJe:\nBeheert proactief de agenda en bewaakt de prioriteiten van de CEO\nDenkt mee over welke afspraken wanneer plaatsvinden en wie daarbij aanwezig moet zijn\nOrganiseert en boekt nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten, hotels en vervoer\nBereidt belangrijke meetings voor door agenda’s, stukken en relevante achtergrondinformatie te verzamelen\nBewaakt acties, deadlines en follow-ups uit belangrijke overleggen\nBent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders\nSchakelt zelfstandig met senior stakeholders binnen onze internationale organisatie\nKijkt vooruit naar wat eraan komt en zorgt dat de CEO goed voorbereid is op belangrijke gesprekken, meetings en ontwikkelingen\nManagement en governance\nNaast je directe ondersteuning van de CEO help je mee om het managementritme van de Nederlandse organisatie goed te organiseren.\nJe:\nOrganiseert MT- en leadershipteam-meetings en andere belangrijke overlegmomenten\nOndersteunt de wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse managementcyclus\nCoördineert belangrijke momenten zoals business reviews, budgetrondes, strategische sessies en townhalls\nZorgt dat agenda’s en relevante stukken tijdig beschikbaar zijn\nLegt besluiten en acties vast en bewaakt de opvolging\nBrengt structuur en overzicht in een organisatie die snel groeit en verandert\nJe bent hierbij niet alleen uitvoerend. Je denkt mee, signaleert waar zaken beter kunnen en neemt initiatief om processen en werkwijzen te verbeteren.\nOffice en organisatie\nOok rondom het Nederlandse kantoor zorg je ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt.\nJe:\nCoördineert praktische zaken rondom het kantoor\nBent aanspreekpunt voor leveranciers, facilitaire zaken en dagelijkse officevraagstukken\nOrganiseert teamdagen, events, offsites en bezoeken van internationale collega’s\nSignaleert waar processen slimmer of efficiënter kunnen en pakt verbeteringen zelfstandig op\nSpringt waar nodig bij op ad-hoconderwerpen die passen bij een snelgroeiende organisatie\n We zoeken iemand die van nature vooruitdenkt, structuur brengt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en niveaus binnen de organisatie.\nJe hebt:\nMeerdere jaren ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol op senior niveau\nErvaring met het ondersteunen van een CEO, directie of senior management\nUitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten\nEen proactieve houding: je wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren\nSterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk met verschillende stakeholders te schakelen\nEen hoge mate van discretie en verantwoordelijkheidsgevoel\nHet vermogen om rustig en effectief te blijven wanneer prioriteiten veranderen\nUitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk\nAffiniteit met een internationale, dynamische en snelgroeiende werkomgeving\n Bij InPost krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen binnen een organisatie die volop in beweging is. Je werkt direct samen met de CEO en het leadership team en krijgt daarmee een uniek inzicht in de manier waarop een internationale organisatie wordt aangestuurd.\nJe kunt rekenen op:\nEen brede en verantwoordelijke functie met veel zelfstandigheid\nDirecte samenwerking met de CEO en het Nederlandse leadership team\nEen internationale werkomgeving met korte lijnen\nRuimte om processen en werkwijzen daadwerkelijk te verbeteren\nEen organisatie die volop groeit en verandert\nDe mogelijkheid om zichtbaar bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van InPost Nederland\nKlaar om onderdeel te worden van InPost?\nWil jij een sleutelrol spelen in de ondersteuning van onze CEO en bijdragen aan een organisatie die de manier waarop mensen hun pakketten ontvangen en retourneren verandert?\nDan maken we graag kennis met je.","description_format":"text","description_chars":7082,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"Dutch","level":"All levels","optional":false},{"language":"German","level":"Advanced (C1)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Delivery","Logistics","Courier Services"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-10-12T14:26:40Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":90,"band":"hot","label":"Hiring now","p_open":1,"p_active":0.903,"p_room":1,"age_days":2,"expected_fill_days":28,"reasons":["conf:1","velocity","win:early","comp:brand"],"computed_at":"2026-10-15T05:46:00Z"},"pay":{"stated_usd_annual":73968,"is_top_pay":true},"html_url":"https://alion.io/job/inpost-executive-assistant","json_url":"https://alion.io/job/inpost-executive-assistant.json","meta":{"generated_at":"2026-10-15T12:32:18Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":19293,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-10-16T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":3343},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=3343"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Finpost-executive-assistant"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Finpost-executive-assistant"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Finpost-executive-assistant"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/inpost-executive-assistant\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Finpost-executive-assistant"}]}