Workplace Experience Associate – Security & Health, Safety, Environment (m/w/d)

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Workplace Experience Associate - Security & Health, Safety, Environment (m/w/d)

Als Workplace Experience Associate für Security & Health, Safety, Environment sind Sie der zentrale Ansprechpartner für alle Sicherheits- und HSE-Themen am Standort. Sie verantworten das operative Management unseres Werkschutz- und Security-Dienstleisters, stellen die Einhaltung aller gesetzlichen und kundenspezifischen Anforderungen sicher und treiben kontinuierlich Verbesserungen in den Bereichen physische Sicherheit, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Umweltschutz voran. Durch proaktives Risikomanagement, systematische Audits und enge Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern schaffen Sie eine sichere und compliant Arbeitsumgebung.

Ihre Aufgaben

Security Management:

• Operative Sicherheitssteuerung und Vendor Management: Überwachung des täglichen Sicherheits- und Empfangsbetriebs sowie Durchführung monatlicher Scorecard-Meetings mit Sicherheitsdienstleistern zur KPI-Überwachung, Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und Sicherstellung der Vertragseinhaltung.
• Sicherheitssysteme und präventive Wartung: Verantwortung für die präventive Wartung aller Sicherheitssysteme einschließlich Zugangskontrolle, CCTV und Alarmsysteme zur Gewährleistung betrieblicher Zuverlässigkeit und Einhaltung von Sicherheitsstandards.
• Security Assessments, Audits und Zugangskontrolle: Durchführung von Physical Security Delivery Assessments, Stichprobenkontrollen mit dem Physical Security Lead (PSL), Unterstützung bei Site Self-Assessments sowie regelmäßige Reviews der Zugangskontrollsysteme zur Gewährleistung ordnungsgemäßer Autorisierung und Systemintegrität.
• Sicherheitsverfahren und Incident Management: Entwicklung und Pflege standortspezifischer Sicherheitsverfahren gemäß P&G- und JLL-Erwartungen sowie zeitnahe Erstellung von Sicherheitsberichten über Vorfälle und Ausfälle mit Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Regionale Zusammenarbeit Security: Enge Zusammenarbeit mit dem JLL Security Regional Lead zur Abstimmung mit regionalen Strategien, Umsetzung von JLL-Initiativen und effektiver Eskalation kritischer Sicherheitsangelegenheiten.

Health, Safety & Environment (HSE):

• HSE-Strategie, Compliance und Risikomanagement: Verwaltung der HSE-Funktion für P&G- und JLL-Betriebe unter Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensstandards und gesetzlichen Anforderungen sowie Durchführung systematischer Risikobewertungen über alle Facility-Betriebe hinweg mit Umsetzung von Risikominderungsmaßnahmen.
• HSE-Dokumentation und Verfahrensmanagement: Entwicklung und Pflege von Arbeitsanweisungen für alle HSE-bezogenen Prozesse sowie Management von Dokumentationssystemen zur Gewährleistung aktueller, zugänglicher und compliant Verfahren.
• HSE-Audits und Inspektionen: Durchführung regelmäßiger HSE-Audits, Begehungen und Kontrollen zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Sicherstellung der Einhaltung aller Vorschriften.
• Förderung einer HSE-Kultur und Reporting: Aktive Förderung einer HSE-Denkweise innerhalb der Organisation durch Schulungen und Kommunikation sowie Erstellung zeitnaher Berichte über HSE-Vorfälle, Maßnahmen und Performance-Kennzahlen.

Allgemeine Verantwortlichkeiten:

• Kundenbeziehung und Netzwerkaufbau: Entwicklung eines fundierten Verständnisses der P&G-Organisation, Aufbau eines starken Netzwerks durch Endbenutzer sowie Sicherstellung, dass Feedback aus Kundensitzungen dokumentiert und zeitnah bearbeitet wird.
• Standort-Initiativen und Kommunikation: Leitung von Standort-Initiativen in den Bereichen Security und HSE, aktive Site Communications und Schaffung von Sichtbarkeit für das JLL-Team vor Ort.
• Vendor Management und Vertragssteuerung: Durchführung monatlicher Vendor-Management-Meetings unter Beteiligung von Sourcing zur Überwachung der Lieferantenleistung und Sicherstellung, dass Verträge die erforderliche Leistung zu korrekten Kosten erbringen.
• Kostenoptimierung und Budgetverantwortung: Entwicklung von Initiativen zur Kosteneinsparung bei gleichzeitiger Serviceverbesserung, präzise Budgetprognosen gemäß Finanzkalender und Sicherstellung der Erreichung aller finanziellen Ziele.
• Reporting und Compliance-Sicherstellung: Erstellung periodischer Reports zur Erfüllung von Kundenerwartungen und internen Anforderungen sowie Sicherstellung, dass alle Dienstleistungen und Maßnahmen gesetzliche und kundenseitig geforderte Anforderungen erfüllen.
• Proaktiver Service und Continuous Improvement: Bereitstellung reaktionsschneller und proaktiver Services durch nahtlose Schnittstelle mit allen beteiligten Parteien, Bearbeitung täglicher Kundenanfragen und kontinuierliches Bestreben, den Kunden in allen Aspekten der Security- und HSE-Leistung zu begeistern.

Ihre Qualifikationen

Ausbildung:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Arbeitssicherheit, Sicherheitsmanagement, Facility Management, Sicherheitstechnik oder vergleichbar
• Qualifikationen wie Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi), Sicherheitsfachkraft, Brandschutzbeauftragter, HSE-Zertifizierungen oder vergleichbare Qualifikationen sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Berufserfahrung:

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Tätigkeiten im Bereich Security und/oder HSE, idealerweise in komplexen Facility-Umgebungen
• Nachgewiesene Erfahrung im Vendor Management und in der Steuerung externer Sicherheitsdienstleister
• Erfahrung in der Durchführung von Risikobewertungen, Audits und Sicherheitsassessments
• Kenntnisse in der Betreuung von Sicherheitssystemen (Zugangskontrolle, CCTV, Alarmsysteme) von Vorteil

Fachkenntnisse:

• Kenntnisse in relevanten HSE-Vorschriften, Arbeitssicherheitsgesetzen und Compliance-Anforderungen wünschenswert
• Verständnis für physische Sicherheitskonzepte und Sicherheitsverfahren
• Kenntnisse in Prozessmanagement, Dokumentationsmanagement und Erstellung von Arbeitsanweisungen
• Erfahrung mit KPI-Tracking, Scorecard-Management und Performance-Reporting
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise mit CAFM- oder HSE-Management-Systemen

Persönliche Kompetenzen:

• Hohes Engagement, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative für Security- und HSE-Themen
• Strukturierte, analytische Arbeitsweise mit ausgeprägtem Prozessverständnis und Fokus auf kontinuierliche Verbesserung
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Durchsetzungsvermögen gegenüber verschiedenen Stakeholdern
• Detailorientierung im Umgang mit Dokumentation, Compliance und Berichtswesen
• Pragmatische Lösungsorientierung kombiniert mit Netzwerkfähigkeit und Hands-on-Mentalität
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld

Sprachkenntnisse:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Stakeholdern und die Nutzung englischsprachiger Systeme und Dokumentation

Sonstiges:

• Bereitschaft zu gelegentlicher Präsenz außerhalb regulärer Geschäftszeiten bei Sicherheitsvorfällen oder besonderen Situationen
• Hohes Maß an Integrität, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
• Hands-on-Mentalität kombiniert mit strategischem Denken

Unser Angebot

• Internationales Arbeitsumfeld
• Ein attraktives Gehalt
• Betriebliche Altersvorsorge
• Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Viel Austausch mit Ihren Kunden und erfahrenen Kollegen
• Die Sicherheit eines großen Unternehmens und eine langfristige Zusammenarbeit

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