Персональный ассистент генерального директора (Executive Assistant)

Мы в поиске Персонального ассистента (Executive Assistant) для генерального директора в Санкт-Петербурге. Ищем человека, который станет надежной правой рукой руководителя, возьмет на себя администрирование рабочих процессов, работу с информацией и организационные вопросы.

Основные задачи:

• Календарь и планирование рабочего дня:

• Ведение и оперативное управление насыщенным рабочим расписанием руководителя (встречи, звонки, совещания).
• Быстрая перестройка графика и приоритетов в условиях динамичных изменений.
• Координация взаимодействия с руководителями направлений, ключевыми партнерами и контрагентами.

• Работа с информацией, документами в том числе с использованием ИИ:

• Сбор, проверка и аналитическая обработка информации по запросу руководителя; подготовка презентаций и отчетов (MS Excel, MS PowerPoint).
• Использование ИИ-инструментов для повышения эффективности: транскрибация встреч, структурирование данных, формирование резюме (follow-up).
• Фиксация результатов встреч и договоренностей: ведение протоколов, выделение ключевых решений, назначение ответственных и контроль сроков.
• Ведение делопроизводства, работа с входящими документами и корреспонденцией на подпись генеральному директору.

• Организация поездок и мероприятий (Travel Support):

• Полная организация деловых поездок и командировок: бронирование билетов, отелей, трансферов, составление детальных маршрутов.
• Оперативное решение форс-мажорных ситуаций при изменении планов в поездках.
• Подготовка переговоров и встреч (организационная и техническая поддержка).

• Административная поддержка и поручения:

• Поиск подрядчиков, товаров и услуг, проверка вариантов и предоставление руководителю готовых решений.
• Выполнение рабочих и периодических личных поручений генерального директора.
• Контроль исполнения поставленных задач и доведение всех организационных вопросов до финала.

Ожидания от кандидатов:

• Опыт работы: от 3 лет в роли персонального ассистента / Executive Assistant первого лица компании.
• Иностранные языки: Разговорный английский язык - от Upper-Intermediate (B2) и выше. Уверенная устная речь и грамотная деловая переписка для свободного проведения звонков, онлайн-встреч и решения организационных вопросов с зарубежными партнерами, отелями, сервисами и контрагентами.
• Цифровые навыки: продвинутый пользователь MS Office (Excel, PowerPoint). Практический опыт применения ИИ-инструментов (ChatGPT и аналогов) для транскрибации, обработок текстов и подготовки аналитики.
• Управление календарем: успешный опыт работы с плотным, динамично меняющимся графиком и сложными командировками.
• Личные и деловые качества:

• Здравый смысл и автономия: умение работать в условиях неполных вводных, задавать точные вопросы и самостоятельно находить эффективные решения.
• Проактивность: способность думать на несколько шагов вперед и предугадывать потребности руководителя.
• Многозадачность и высокий EQ: умение удерживать в фокусе множество контекстов, сохраняя спокойствие и высокую скорость работы при смене приоритетов.
• Внимание к деталям: привычка перепроверять факты, надежность и соблюдение конфиденциальности.

Мы предлагаем:

• Стабильность: официальное трудоустройство, «белая» заработная плата (выплаты 2 раза в месяц).
• Забота о здоровье: полис ДМС со стоматологией после прохождения испытательного срока.
• Комфортный офис: современный бизнес-центр в Санкт-Петербурге в пешей доступности от метро.
• Формат работы: на этапе адаптации - преимущественная работа из офиса в СПб для погружения в процессы и синхронизации с руководителем; в дальнейшем возможен более гибкий/гибридный график под задачи ГД.
• Техника и сервисы: предоставляем корпоративную технику, компенсируем мобильную связь, даем корпоративные скидки на онлайн-изучение английского языка.
• Развитие: возможность участия в программах обучения и профессиональных конференциях за счет компании.

Будем рады обсудить возможности совместного сотрудничества!