Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Job Beschreibung

Deine Aufgaben

• Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden
• Du unterstützt unseren Geschäftsführer proaktiv im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Du steuerst und koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung sowie Kalender- und E-Mail-Management
• Du bereitest Entscheidungen vor durch Präsentationen, Analysen, Reportings und Auswertungen
• Du bereitest Meetings und Events professionell vor und nach, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von To-Dos
• Du planst, begleitest und steuerst strategische sowie operative Projekte
• Du pflegst Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern
• Du verwaltest und prüfst Freigaben, Auslagen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
• Du unterstützt bzw. vertrittst bei Bedarf unseren Team Assistant bezüglich anfallender Aufgaben rund um das Thema Office-Management

Dein Profil

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Executive- oder Vorstandsumfeld
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und behältst auch in anspruchsvollen Situationen stets den Überblick
• Du überzeugst durch Professionalität, Diskretion und ein souveränes Auftreten auf allen Ebenen
• Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache
• Du verstehst dich zwecks Effizienz- und Outcome-Optimierung deiner Aufgaben auf die Nutzung von AI und Prompt Engineering
• Du zeichnest Dich durch eine schnelle Auffassungsgabe, hohe Flexibilität, eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie Teamspirit aus