{"id":1193773,"url":"https://alion.io/job/otn-ca-administrative-assistant","title":"Administrative Assistant","company":{"id":1052418,"name":"OTN.ca","domain":"otn.ca","url":"https://alion.io/company/otn-ca","size_band":null,"is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Workday","truth_index":null},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":"junior","employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Toronto, Canada","Ottawa, Canada","Canada"],"countries":["CA"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":{"min_usd":30000,"max_usd":53000,"period":"year","method":"role_seniority_country_remote_cell","sample_n":147},"experience_years_min":2,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"SharePoint","optional":false}],"status":"live","first_seen_at":"2026-09-24T17:56:36Z","employer_posted_date":"2026-09-24","last_verified_at":"2026-09-26T23:33:56Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":2,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":2},"description":"Adjoint administratif\nÀ Santé Ontario, nous sommes résolus à bâtir une solide culture organisationnelle qui unifie et responsabilise tous les membres de notre équipe à travers la province. Notre vision est qu'ensemble, nous serons des responsables en matière de santé et de bien-être pour tous. Notre mission est d'interconnecter le système de santé afin de favoriser l'amélioration et l'équité des résultats, des expériences et de la valeur en matière de santé. Notre façon de travailler ensemble se reflète dans nos cinq valeurs, l'intégrité, l'inspiration, la ténacité, l'humilité et l'attention.\nCe que Santé Ontario offre:\nChez Santé Ontario, votre croissance et votre bien-être ne sont pas seulement soutenus, ils sont célébrés à chaque étape. Ici, vous avez l'opportunité d'avoir un impact significatif tout en construisant une carrière épanouissante et durable. En fonction du poste que vous occupez, vous pourriez avoir droit\nUne couverture santé complète dès le premier jour, avec des prestations médicales, dentaires et optiques entièrement prises en charge pour vous et votre famille \nDes comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé ou le bien-être, ainsi qu'un programme inclusif pour soutenir votre bien-être. \nUn régime de retraite préférentiel à prestations déterminées, assurant une sécurité financière à long terme \nUn droit à des congés compétitifs qui donnent le temps de se ressourcer \nTrois jours personnels et deux jours flottants par an, offrant ainsi une flexibilité favorisant l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, en plus des jours de congés \nDes opportunités de formation continue et de développement de carrière conçues pour vous aider à progresser, à évoluer et à vous épanouir dans votre profession. \nUn environnement de travail collaboratif et axé sur les valeurs, où l'intégrité, la bienveillance, l'humilité, l'inspiration et la ténacité façonnent tout ce que nous faisons. \nDes possibilités de participer à des communautés inclusives - favorisant le sentiment d’appartenance, l’équité et le partage de perspectives diverses au sein de notre équipe \nVoulez-vous faire la différence dans votre carrière? Examinez l'opportunité qui s'offre à vous.\nSanté Ontario recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et très organisé(e) pour fournir un soutien fiable aux directeurs, aux gestionnaires et à leurs équipes. Dans ce rôle, vous contribuerez à faire avancer les priorités en coordonnant les réunions, en gérant les documents et les sites SharePoint, en soutenant les activités d'intégration, en préparant le matériel et en assurant un suivi en temps opportun sur un éventail de projets et de programmes. Il s'agit d'une opportunité pour un professionnel rigoureux et attentif aux détails, qui s'épanouit dans un environnement dynamique, tisse des relations solides et est fier de permettre aux équipes de travailler efficacement.\nVeuillez noter que ce poste revêt un caractère régional et répond aux besoins de la région Est.\nVoici ce que vous aurez à faire :\nFournir un soutien administratif au quotidien, notamment la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions, la préparation des déplacements, le traitement des notes de frais et la coordination des ressources du bureau.\nPréparer, relire, compiler et tenir à jour les documents, présentations, graphiques, plans de projet, dossiers, systèmes de classement et le contenu SharePoint.\nCoordonner les réunions de division et d'équipe en rassemblant les points à l'ordre du jour, en préparant le matériel, en rédigeant les comptes rendus, en assurant le suivi des actions et en garantissant un suivi en temps opportun.\nRecevoir, évaluer, prioriser et répondre aux demandes de renseignements, aux correspondances et au courrier entrant, internes et externes, en signalant les problèmes aux niveaux supérieurs le cas échéant.\nFavoriser une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et externes en partageant l'information, en résolvant les problèmes et en aidant les équipes à rester organisées et alignées.\nContribuer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et au bon fonctionnement des bureaux en veillant à ce que les nouveaux employés et les consultants disposent du matériel, des fournitures, des accès et des informations dont ils ont besoin.\nGérer les priorités concurrentes avec précision, discrétion et bon sens, tout en respectant les délais et en répondant aux besoins des projets ou des programmes selon les besoins.\nCe dont vous aurez besoin pour réussir :\nFormation et expérience\nDiplôme de fin d'études secondaires ou supérieures en gestion administrative, en gestion d'entreprise, en commerce ou équivalent reconnu.\nEnviron deux ans d'expérience avérée dans le domaine administratif ou dans le soutien à des programmes, notamment en matière de coordination de tâches, de gestion de l'information et d'assistance à un responsable, à une équipe ou à un programme; des combinaisons équivalentes de formation, d'expérience et de diplômes peuvent être prises en compte.\nConnaissances et compétences\nCapacité avérée à travailler efficacement sous pression, à faire preuve de bon sens et à réagir avec professionnalisme face à des situations difficiles.\nSolides compétences en matière d'analyse, de recherche et de résolution de problèmes, ainsi que la capacité à synthétiser et à présenter clairement des informations.\nExpérience en matière de soutien administratif complet à un responsable, une équipe ou un programme, notamment grâce à l'utilisation de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et du matériel de bureau standard.\nExcellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes.\nExcellentes aptitudes relationnelles, de service à la clientèle et de communication, avec une approche professionnelle et réactive.\nPermis de conduire valide et accès à un véhicule, car des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires pour les activités de SO Est.\nLa maîtrise de l’anglais et du français est considérée comme un atout.\nEmplacement:Santé Ontario (SO) accueille les candidatures de candidats de partout en Ontario. Veuillez noter que ce poste exige un modèle de travail en présentiel, ce qui implique que les employés travaillent à partir d'un lieu désigné et approuvé par Santé Ontario\nType d'emploi: Permanent à temps plein\nÉchelle salariale: 2\nDate limite de dépôt des candidatures externes: 9 octobre 2026\nAdministrative Assistant\nAt Ontario Health, we are committed to developing a strong organizational culture that connects and inspires all team members across the province. Our vision is that together, we will be a leader in health and wellness for all. Our mission is to connect the health system to drive improved and equitable health outcomes, experiences, and value. How we work together is reflected through our five values: integrity, inspiration, tenacity, humility, and care.\nWhat Ontario Health offers:\nAt Ontario Health, your growth and well-being aren’t just supported-they’re celebrated every step of the way. Here, you have the opportunity to make a meaningful impact while shaping a fulfilling and sustainable career. Based on your role, you may receive:\nComprehensive health coverage from day one, with fully paid medical, dental, and vision benefits to keep you and your family healthy\nFlexible health care or wellness spending accounts, plus an inclusive program to support your well-being.\nPremium defined benefit pension plan, ensuring long-term financial security\nCompetitive vacation entitlement that encourages time to recharge\nThree personal days and two float days annually, providing flexibility to support work-life balance in addition to vacation days\nOngoing learning and career development opportunities designed to help you grow, advance, and thrive in your profession.\nA collaborative, values-driven workplace where integrity, care, humility, inspiration, and tenacity shape everything we do.\nOpportunities to participate in Communities of Inclusion- fostering belonging, equity, and the sharing of diverse perspectives across our team.\nWant to make a difference in your career? Consider this opportunity\nOntario Health is seeking a proactive and highly organized Administrative Assistant to provide trusted support to Directors, Managers and their teams. In this role, you will help keep priorities moving by coordinating meetings, managing documents and SharePoint sites, supporting onboarding activities, preparing materials, and ensuring timely follow-up across a range of projects and programs. This is an opportunity for a detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment, builds strong relationships, and takes pride in enabling teams to work efficiently and effectively.\nPlease note that this role is regional in nature and pertinent to the needs of the East Region.\nHere is what you will be doing:\nProvide day-to-day administrative support, including calendar management, meeting logistics, travel arrangements, expense processing, and coordination of office resources.\nPrepare, proofread, compile, and maintain documents, presentations, charts, project plans, records, filing systems, and SharePoint content.\nCoordinate divisional and team meetings by gathering agenda items, preparing materials, taking minutes, tracking action items, and ensuring timely follow-up.\nReceive, assess, prioritize, and respond to internal and external inquiries, correspondence, and incoming mail, escalating matters as appropriate.\nSupport effective collaboration with internal and external stakeholders by sharing information, resolving issues, and helping teams stay organized and aligned.\nAssist with onboarding and office operations by ensuring new staff and consultants have the equipment, supplies, access, and information they need.\nManage competing priorities with accuracy, discretion, and sound judgment while meeting deadlines and supporting project or program needs as required.\nHere is what you will need to be successful:\nEducation and Experience\nCompletion of a high school or college diploma in administrative studies, business administration, commerce, or a recognized equivalent.\nApproximately two years of demonstrated administrative or program support experience, including experience coordinating tasks, managing information, and supporting a manager, team, or program; equivalent combinations of education, training, and experience may be considered.\nKnowledge and Skills\nDemonstrated ability to work effectively under pressure, exercise sound judgment, and respond professionally to challenging situations.\nStrong analytical, research, and problem-solving skills, with the ability to summarize and present information clearly.\nExperience providing comprehensive administrative support to a manager, team, or program, including the use of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, and standard office equipment.\nExcellent organizational and time management skills, with the ability to manage competing priorities.\nStrong interpersonal, customer service, and communication skills, with a professional and responsive approach.\nValid driver’s license and access to a vehicle, as occasional travel may be required for OH East business.\nBilingualism in English and French is considered an asset.\nLocation: Ontario Health (OH) welcomes applications from candidates across Ontario. Please note that this role follows an in-office work model, requiring employees to work from a designated, approved Ontario Health location.\nEmployment Type: Permanent Full-Time\nSalary Band: 2\nExternal Application Deadline Date: October 9, 2026","description_format":"text","description_chars":11658,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":2,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":{"level":"bachelor","optional":false},"security_clearance":false,"languages":[{"language":"French","level":"Advanced (C1)","optional":false},{"language":"English","level":"All levels","optional":false}]},"benefits":["Equity"],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Telemedicine & Virtual Care"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-09-24T17:56:36Z"}],"liveness":{"score":86,"band":"hot","label":"Hiring now","p_open":1,"p_active":0.86,"p_room":1,"age_days":1,"expected_fill_days":15,"reasons":["conf:7","win:early","comp:junior"],"computed_at":"2026-09-26T05:45:00Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/otn-ca-administrative-assistant","json_url":"https://alion.io/job/otn-ca-administrative-assistant.json","meta":{"generated_at":"2026-09-27T00:42:33Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","usage":{"tier":"crawler","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":630,"day_limit":5000,"remaining_today":4370,"minute_limit":60,"resets_at":"2026-09-28T00:00:00Z"}}}