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With over an 80+ year legacy of advancing science and a mission of innovating for a healthier world, our dedicated team collaborates closely with commercial, government, academic and healthcare customers to deliver our broad portfolio of analytical solutions, and OneSource services.\nJob Title\nOffice Assistant (H/F/X)Location(s)\nVillepinteJob Description\nPerkinElmer recherche un (e) assistant (e) administratif (ve).\nIl/Elle sera chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, du centre de formation et des locaux destinés à l'accueil des clients. Il est le principal interlocuteur des visiteurs, des clients, des employés et des partenaires externes, tout en apportant un soutien administratif, logistique, technique et opérationnel.\nSes principales responsabilités comprennent la gestion de l'accueil, la coordination des visiteurs, le soutien aux formations et aux visites clients, la supervision des locaux, la gestion du courrier et des expéditions, ainsi que la gestion des stocks de matériel informatique et d'appareils mobiles.\nPrincipales responsabilités\nAccueil et gestion de la réception\nServir de point de contact principal pour les visiteurs, les clients, les fournisseurs et les employés.\nGérer le fonctionnement de l'espace d'accueil, en veillant à offrir un environnement professionnel et accueillant.\nRépondre aux appels téléphoniques entrants et aux demandes de renseignements généraux, et les rediriger si nécessaire.\nCoordonner les réservations de salles de réunion et l'accueil des visiteurs.\nApporter son soutien aux tâches administratives et aux activités liées aux locaux, selon les besoins.\nFormation et accompagnement des visites clients\nCoordonner la logistique des visites clients, des sessions de formation et des événements.\nPréparer les salles de formation, le matériel, l’équipement et les rafraîchissements selon les besoins.\nGérer les inscriptions des participants, le suivi des présences et la documentation.\nCollaborer avec les formateurs, les équipes commerciales et les parties prenantes de l’entreprise pour garantir le bon déroulement des événements.\nApporter un soutien pour la planification, l’organisation des déplacements et la coordination de l’hébergement des visiteurs et des formateurs, le cas échéant.\nGestion du courrier et de la distribution\nServir de point de contact central pour le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et les envois.\nTrier, distribuer et assurer le suivi du courrier et des colis.\nCoordonner les activités d'expédition et de réception avec les services internes et les prestataires externes.\nTenir à jour les registres des livraisons et des envois.\nGestion des stocks de matériel informatique et d’appareils mobiles\nTenir à jour les registres d’inventaire des actifs informatiques, notamment les ordinateurs portables, les écrans, les périphériques et les téléphones mobiles.\nCoordonner l’attribution, la collecte et le suivi du cycle de vie du matériel.\nAccompagner les processus d’intégration et de départ des collaborateurs liés à la remise et à la restitution du matériel.\nCollaborer avec les équipes informatiques pour garantir l’exactitude des registres d’actifs et des niveaux de stock.\nRéaliser des audits périodiques et des rapprochements d’inventaire.\nGérer les niveaux de stock et les demandes de commande de matériel de bureau et informatique.\nCoordination des installations et services liés au lieu de travail\nEffectuer des inspections régulières des installations afin de garantir un environnement de travail propre, sûr et professionnel.\nSuperviser et coordonner l’entretien des équipements de bureau, notamment les machines à café, le matériel de cuisine, et les distributeurs d’eau.\nVeiller à ce que les stocks de café, de boissons, de collations, de produits en papier et d’autres fournitures de bureau soient suffisants.\nVeiller à la propreté et à la bonne préparation des espaces communs, des salles de réunion, des cuisines et des sanitaires, en assurant la coordination avec les prestataires de nettoyage et d’entretien si nécessaire.\nSignaler les problèmes liés aux locaux et assurer le suivi des réparations, des demandes d’entretien et des tickets d’intervention.\nAssurer la coordination avec la direction de l’immeuble et les prestataires de services externes pour résoudre les problèmes liés aux locaux.\nContribuer à la planification et à la mise en œuvre d’améliorations du lieu de travail et d’initiatives visant à améliorer le confort des employés.\nGérer les stocks et passer les commandes de consommables de bureau et de fournitures pour les locaux.\nVeiller à ce que les salles de formation et les espaces destinés à l’accueil des clients soient parfaitement préparés et présentables pour les visites, les réunions et les événements.\nSoutien administratif\nRédiger des rapports, des présentations et des documents administratifs.\nGérer les archives, les bases de données et les systèmes de classement.\nParticiper aux activités d'approvisionnement et de coordination avec les fournisseurs.\nAssister la direction dans diverses tâches administratives et projets spécifiques.\nRechercher en permanence des opportunités d'amélioration des processus administratifs et de la qualité du service.\nQualifications\nFormation et expérience\nDiplôme de niveau bac+2 ou licence en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe, de préférence.\nAu moins 5 ans d'expérience réussie dans un poste administratif, de gestion de bureau ou d'assistance de direction.\nExcellente communication, bilingue français-anglais.\nCompétences et aptitudes\nExcellentes capacités d’organisation et de multitâche.\nSolides compétences en matière de service client et de relations interpersonnelles.\nCompétences professionnelles en communication orale et écrite.\nMaîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).\nUne expérience dans la gestion des stocks et les systèmes de suivi des actifs est un atout.\nGrand souci du détail et de la précision.\nCapacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs priorités.\nSolides compétences en résolution de problèmes et esprit proactif.","description_format":"text","description_chars":6366,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":5,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":{"level":"bachelor","optional":false},"security_clearance":false,"languages":[{"language":"French","level":"All 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