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Il contribue à l’identification des fournisseurs, à la préparation des dossiers d’achats, au suivi des commandes ainsi qu’à la gestion documentaire des processus Procurement dans le respect des procédures de Save the Children et des exigences des bailleurs.\nETENDUE DU POSTE :\nReporte au : Senior Procurement Officer\nDirect : Aucune\nEmployés devant reporter à cette position : …….\nIndirect : N/A\nResponsabilités Budgétaires : N/A\nDimensions du rôle: Le poste travaille en étroite collaboration avec les équipes Programmes, Finance, Logistique, Magasin et les fournisseurs afin d'assurer la fluidité du processus d'approvisionnement et la disponibilité des biens et services nécessaires aux opérations.\nPRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :\n Appui au processus d'achat\nRéceptionner et vérifier la complétude des demandes d'achat (PR) avant leur traitement.,\nAssister le Procurement Officer dans la préparation des dossiers d'approvisionnement,\nEffectuer les demandes de cotations auprès des fournisseurs présélectionnés,\nAssurer le suivi des réponses des fournisseurs et relancer au besoin,\nParticiper à la compilation des offres reçues.\nPréparer les documents administratifs liés aux achats suivant les procédures établies,\nAssurer l'impression, la numérotation et le classement des documents d'achat.\nSuivi des commandes\nAssurer le suivi quotidien des bons de commande émis.\nMaintenir une communication régulière avec les fournisseurs concernant les délais de livraison.\nInformer le Procurement Officer de tout retard ou risque pouvant affecter les opérations.\nAssurer la transmission des informations aux équipes concernées sur le statut des commandes.\nGestion documentaire et archivage\nConstituer les dossiers d'achat physiques et électroniques.\nVérifier la présence de tous les documents obligatoires avant archivage.\nAssurer l'archivage conformément aux standards SCI et aux exigences des bailleurs.\nPréparer et mettre à disposition les dossiers lors des audits internes et externes.\nGestion des bases de données et tracking\nMettre à jour quotidiennement le Procurement Tracker.\nSaisir et maintenir les données relatives aux fournisseurs, commandes et contrats.\nProduire les rapports de suivi demandés par le Procurement Officer.\nContribuer à l'amélioration de la qualité des données Supply Chain.\nGestion des fournisseurs\nMaintenir à jour les coordonnées et informations administratives des fournisseurs.\nParticiper aux activités de présélection des fournisseurs.\nAssister dans l'organisation des réunions de fournisseurs lorsque requis.\nContribuer à la collecte des informations pour les évaluations de performance fournisseurs.\nConformité et contrôle interne\nRespecter les procédures d'achat de Save the Children.\nVeiller à la confidentialité des informations liées aux achats.\nSignaler immédiatement toute irrégularité ou suspicion de fraude à son superviseur.\nS'assurer que les dossiers sont complets et conformes avant leur validation.\nSupport administratif\nAssurer le suivi administratif des factures fournisseurs avant transmission au département Finance.\nClasser et suivre les documents contractuels.\nOrganiser les réunions liées aux achats lorsque nécessaire.\nAppuyer toute autre activité Supply Chain demandée par le Procurement Officer.\nInterfaces internes/externes\nInterne : Procurement Officer Buying, Finance, Programmes, Logistique et magasins, Administration\nExterne : Fournisseurs, Prestataires de Services et Partenaires opérationnels.\nArchivage & Tracking\nAssister à la complétude de tous ses dossiers d’achat\nAssister à la Préparation des documents afin de permettre l’audit interne des dossiers d’achat \nQUALIFICATIONS\nÊtre titulaire au minimum d’un Diplôme d’État ; un diplôme de niveau Bac+3 en sciences économiques et de Gestion, Approvisionnement, Logistique, Administration ou domaine connexe constitue un atout.\nEXPERIENCE ET COMPETENCES\nEssentielles\nJustifier d’au moins 1 à 2 ans d’expérience pertinente en gestion des achats, ou logistique (1 an pour les titulaires d’un Bac+3 et 2 ans pour les titulaires d’un Diplôme d’État). 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