{"id":702578,"url":"https://alion.io/job/tegos-group-office-manager-mwd","title":"Office Manager (m/w/d)","company":{"id":690446,"name":"tegosgroup","domain":"tegos-group.com","url":"https://alion.io/company/tegos-group","size_band":"51-200","is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Personio","truth_index":null},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Dortmund, Germany"],"countries":["DE"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":{"min_usd":39000,"max_usd":65000,"period":"year","method":"role_country_seniority_unknown","sample_n":222},"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[],"status":"closed","first_seen_at":"2026-09-03T13:00:34Z","employer_posted_date":"2026-09-03","last_verified_at":"2026-11-09T16:03:17Z","board_verified":false,"closed_at":"2026-11-09T16:03:17Z","days_open":67,"trust":{"level":"not_scored","repost_count":null,"flags":[],"days_open":67},"description":"Das erwartet dich\nDu bist ein echtes Organisationstalent und sorgst gerne dafür, dass im Arbeitsalltag alles rundläuft? Dann bist du bei uns genau richtig.\nAls Office Manager (m/w/d) bist du gemeinsam mit deinen Kollegen zentrale Anlaufstelle für unseren Dortmunder Standort. Du hältst organisatorisch die Fäden zusammen, koordinierst interne und externe Ansprechpartner und sorgst dafür, dass unser Office im Alltag zuverlässig funktioniert.\nDabei verbindest du vielseitige Aufgaben mit einer modernen, digitalen Arbeitsweise. Unterschiedliche Systeme, IT-Tools und digitale Anwendungen gehören für dich selbstverständlich zum Arbeitsalltag.\nDeine Aufgaben im Überblick:\nOffice- und Standortorganisation: Du koordinierst die organisatorischen Themen rund um unseren Dortmunder Standort, steuerst externe Dienstleister, Handwerksbetriebe sowie Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und kümmerst dich um den zentralen Postein- und -ausgang. Auch Verbrauchsmaterialien und die Versorgung des Offices behältst du im Blick und sorgst rechtzeitig für Nachschub.\nFuhrparkmanagement: Gemeinsam mit deinen Kollegen betreust du unsere Dienstwagenflotte organisatorisch und administrativ. Du behältst Termine und Fristen wie Leasinglaufzeiten, TÜV oder Reifenwechsel zuverlässig im Blick, koordinierst Fahrzeugbestellungen und Auslieferungen und steuerst individuelle Vorgänge rund um die Fahrzeuge, beispielsweise die Abstimmung mit Versicherungen und Werkstätten im Schadenfall.\nEmpfang und Gästemanagement: Du empfängst Kunden, Dienstleister, Bewerber und weitere Gäste persönlich und sorgst für einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck.\nZentrale Anfragen: Ob per Telefon oder E-Mail, du bist eine erste Anlaufstelle und sorgst dafür, dass Anfragen schnell bei den richtigen Ansprechpartnern landen.\nReisen und Events: Du unterstützt bei der Organisation und Buchung von Dienstreisen und wirkst bei der Planung und Organisation unserer Firmenveranstaltungen und internen Events mit.\nDiese Skills solltest du mitbringen\nMust-haves\nBerufserfahrung in einer vielseitigen Office-Funktion mit Verantwortung für unterschiedliche administrative und operative Aufgaben\nAusgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen, Terminen und Fristen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen\nStrukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise: Du hast im Blick, was zu tun ist, und sorgst dafür, dass Themen konsequent zu Ende gebracht werden.\nHohe Technologie- und Digitalaffinität: Du arbeitest routiniert mit Microsoft 365 und Teams, findest dich schnell in neuen Systemen und IT-Tools zurecht und gehst auch mit KI-Anwendungen selbstverständlich um.\nAusgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen\nSicheres und professionelles Auftreten gegenüber Kollegen, Gästen und externen Partnern\nSehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse\nNice-to-have\nErfahrung in der administrativen Betreuung eines Fuhrparks\nBerührungspunkte mit Facility- oder Gebäudemanagement\nErfahrung in der Reise- oder Veranstaltungsorganisation\nWir bieten dir\nEinen vielseitigen Verantwortungsbereich mit viel Eigenständigkeit rund um unseren Dortmunder Standort\nZeitgemäßes Arbeiten: Digitale Tools, moderne Technologien und KI-Anwendungen sind bei uns selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags.\nKlare Teamorganisation: Gemeinsam stellen wir sicher, dass unser Office montags bis donnerstags von 08:00 bis 17:00 Uhr und freitags von 08:00 bis 15:30 Uhr zuverlässig besetzt ist. Beginn und Ende des persönlichen Arbeitstages werden innerhalb des Teams abgestimmt.\nMobiles Arbeiten: Nach Abstimmung im Team ist vereinzelt auch mobiles Arbeiten möglich.\n30 Urlaubstage sowie zusätzlich frei am 24.12. und31.12.\nFirmenfitness, betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen\n Nachhaltige Mobilität mit (E-)Bike-Leasing und Lademöglichkeiten am Standort\nTeamspirit durch regelmäßige Firmenevents und einen engen, kollegialen Austausch\nDein Kontakt\nNeugierig geworden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!\n tegosgroup // Frau Kirsten Karner // Recruitment // Oslostraße 2, 44269 Dortmund","description_format":"text","description_chars":4206,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"German","level":"Upper-Intermediate (B2)","optional":false},{"language":"English","level":"Upper-Intermediate (B2)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":[],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-09-11T03:12:00Z"},{"event":"close","at":"2026-11-09T16:03:17Z"}],"visa":[],"liveness":null,"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/tegos-group-office-manager-mwd","json_url":"https://alion.io/job/tegos-group-office-manager-mwd.json","meta":{"generated_at":"2026-11-13T00:59:47Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":2265,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-11-14T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.1,"usd":0.01,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":690446},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=690446"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Ftegos-group-office-manager-mwd"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"free","price":{"credits":0,"usd":0},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Ftegos-group-office-manager-mwd"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.1,"usd":0.01},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Ftegos-group-office-manager-mwd"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/tegos-group-office-manager-mwd\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Ftegos-group-office-manager-mwd"}],"agent":{"mcp":"https://alion.io/mcp/jobs","mcp_open":"https://alion.io/mcp/open","next":[{"tool":"get_job","arguments":{"id":702578}},{"tool":"search_jobs","arguments":{"company":"tegos-group.com","detail":"compact"}},{"tool":"match_people","arguments":{"job_id":702578},"note":"people open to offers who fit this vacancy"}],"note":"The same data through MCP tools: https://alion.io/mcp/open needs no sign-in (compact searches, postings, people); https://alion.io/mcp with an Alion account has everything. Docs: https://alion.io/developers"}}