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Unsere Plattform hilft FM-Unternehmen, ihre Maschinen, Fahrzeuge und Reinigungsroboter an einem Ort zu verwalten und messbar Kosten zu senken.Seit 2017 aus Wien, heute über 200 Kunden in mehr als 30 Ländern, rund 65 Mitarbeiter und seit 2026 von GRO Capital unterstützt.\nDeine Rolle\nDu sorgst dafür, dass Kunden den vollen Wert aus unserer FM Operations Plattform ziehen, baust langfristige, vertrauensvolle Beziehungen auf und arbeitest eng mit Produkt, Entwicklung und dem IoT Team zusammen.\nDiese Rolle ist ideal für Menschen, die gerne anpacken, technisch neugierig sind und Freude daran haben, Kunden wirklich weiterzuhelfen.\nIm Detail bedeutet das:\nExecutive Assistance:Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team, Vorbereitung von Meetings, Board- und Investorenterminen, Korrespondenz und Unterlagen\nReisen:Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, inklusive Reisekostenabrechnung\nOffice Management:Du sorgst für ein schönes, sauberes und funktionierendes Office: Koordination der Reinigungsfirma, Müll und Ordnung, Ansprechperson für Vermieter, Handwerker und Dienstleister\nEinkauf: Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung, Verwaltung von Lieferanten und Budgets\nEvents & Kultur:Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands, Begrüßung von Gästen und Kunden im Office\nHR-Assistenz:Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance\nAllgemeine Administration:Post, Ablage, Verträge, Versicherungen und alle Themen, die sonst liegen bleiben würden\nSonstige operative Themen:Alles, was im Alltag eines wachsenden Unternehmens anfällt, z.B. IT-Equipment und Laptops für neue Kollegen bestellen, Schlüssel und Zutrittskarten verwalten, Kundenbesuche und Meetingräume vorbereiten,Merchandise und Messematerial organisieren, Firmenwagen und Parkplätze koordinieren, Geschenke für Kunden und Partner besorgen, Rechnungen sammeln und an Finance weiterleiten\nWas du mitbringst\nWir suchen Menschen mit Energie, Lernfreude, Leidenschaft und Hands-on Mentalität.\nWichtig ist uns:\nMehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Startup-oder Scale-up-Umfeld\nSehr gute Organisationsfähigkeit, du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick\nHands-on-Mentalität: Du packst an, siehst selbst, was zu tun ist, und brauchst keine Checkliste\nDiskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen\nSehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift\nSicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office, Offenheit für AI-Tools\nWas wir dir bieten\nEine zentrale Rolle mit direktem Draht zum CEO und viel Gestaltungsspielraum\nEin internationales, ambitioniertes Team in einem wachsenden Tech-Unternehmen\nModernes Office in 1070 Wien, gute öffentliche Anbindung\nTeam-Events, Snacks und Getränke im Office und flache Hierarchien\nGehalt: ab EUR 2.547 brutto/Monat (Vollzeit) laut Kollektivvertrag, Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation undErfahrung\nChancengleichheit\nBei uns zählen Motivation, Energie und Ergebnis. Egal ob du aus dem technischen Support kommst, aus dem Service, aus der FM-Welt oder etwas ganz anderes gemacht hast: Wenn du Drive hast und Lust auf eine Rolle zwischen Tech, Produkt und Kunden, bist du bei uns richtig.\nBereit?\nLass uns gemeinsam die FM Operations Plattform der Zukunft bauen und Kunden helfen, jeden Tag effizienter zu arbeiten.\nBewirb dich jetzt - Lebenslauf oder LinkedIn-Profil reicht völlig.","description_format":"text","description_chars":3830,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"German","level":"Upper-Intermediate (B2)","optional":false},{"language":"English","level":"Upper-Intermediate (B2)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Real Estate","Property Management","Facilities Management"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-10-05T11:24:55Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":72,"band":"hot","label":"Hiring now","p_open":1,"p_active":0.716,"p_room":1,"age_days":14,"expected_fill_days":56,"reasons":["conf:1","win:early"],"computed_at":"2026-10-20T05:45:00Z"},"pay":{"stated_usd_annual":34404,"is_top_pay":false},"html_url":"https://alion.io/job/toolsense-office-manager-executive-assistant-wmd","json_url":"https://alion.io/job/toolsense-office-manager-executive-assistant-wmd.json","meta":{"generated_at":"2026-10-20T16:09:30Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":18393,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-10-21T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":2119345},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=2119345"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Ftoolsense-office-manager-executive-assistant-wmd"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Ftoolsense-office-manager-executive-assistant-wmd"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Ftoolsense-office-manager-executive-assistant-wmd"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/toolsense-office-manager-executive-assistant-wmd\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Ftoolsense-office-manager-executive-assistant-wmd"}]}