Subcontracts Manager

Duur: 12 maanden of langer, freelance basis mogelijk

Ten aanzien van de realisatie vervullen onderaannemers, advies- en ontwerpbureaus en leveranciers, feitelijk grotendeels de verplichtingen van onze opdrachtgever. Net zoals tussen onze opdrachtgever en Rijkswaterstaat, is contractmanagement en projectbeheersing in relatie tot de keten daarom voor onze opdrachtgever essentieel in het beheerst doorlopen van het ontwerp, de realisatie en de instandhouding.

In de basis is (Sub)contractmanagement van toepassing op alle (inkoop)overeenkomsten. Dat betekent dat in alle (inkoop)overeenkomsten een contactpersoon wordt benoemd die de rol van (Sub)contractmanagement gaat vervullen. Dat komt vervolgens terug in het inkoopregister. Hoe die rol wordt ingevuld en door wie verschilt per (inkoop)overeenkomsten en is bijvoorbeeld afhankelijk van het type product/ dienst, de contractwaarde, tijd en risico’s.

In de basis wordt er ten aanzien van (Sub)contractmanagement een duidelijk onderscheid gemaakt tussen pre-award en post-award. Pre-award vertegenwoordigt de fase tot en met het ondertekenen van een (inkoop)overeenkomsten. De fase na het ondertekenen van de (inkoop)overeenkomst wordt gezien als post-award.

Pre-award (Sub)contractmanagement

(Sub)contractmanagement in de pre-award fase is gebaseerd op de volgende principes/ taken:

• De (Sub)contractmanager ondersteunt (deel)Projectmanager door het opstellen van samenwerkings- en/ of inkoopovereenkomsten met strategische partners en/ of (onder)aannemers en leveranciers, met focus op een gezonde balans in risico’s en gedeelde belangen. Bovendien is de (Sub)contractmanager in plaats van de inkoper verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopproces voor strategische en/ of risicovolle inkoop- en/ of uitbestedingspakketten, met als doelstelling te komen tot een heldere scope en borging van de gemaakte afspraken in een eenduidige overeenkomst die past bij de aard en omvang van de scope en het project. Activiteiten omvatten:
  • Advies bij het vaststellen van het Plan inkoopstrategie, in relatie tot de contractuele risico’s tijdens de uitvoering en het verband tussen de DBM Overeenkomst en de in te kopen zaken en/ of diensten;
  • Opstellen en/ of reviewen van de (specifieke) inkoopvoorwaarden en -overeenkomsten;
  • Meewerken aan, en reviewen van de offerte uitvraag;
  • Bijwonen van inkoopbesprekingen met aanbieders, en notuleren;
  • Verzorgen van een goede vastlegging van het inkoopproces, en bewaken van het ‘level playing field’ om te komen tot goed vergelijkbare offertes;
  • Meewerken aan de (kwalitatieve) beoordeling van de offertes, inclusief het (mede)beoordelen van de financiële draagkracht en productie capaciteit van de potentiële partijen ten opzichte van de beoogde opdrachtsom.

Post-award (Sub)contractmanagement

(Sub)contractmanagement in de post-award fase is gebaseerd op de volgende principes/ taken:

• (Sub)contractmanagement draagt op een proactieve manier bij aan communicatie en samenwerking, om zo de verbinding tussen alle partijen in die keten te realiseren en risico’s te beheersen.
• (Sub)contractmanagement richt zich daarbij op het over en weer borgen van rechten en plichten, wijzigingen adequaat af te handelen en de voortgang van de samenwerking op ieder moment inzichtelijk te hebben.
• Na het aangaan van de (inkoop)overeenkomst, helpt (Sub)contractmanagement de uitvoering daarvan te begeleiden middels ondersteuning bij onder andere opvolging van VGM gerelateerde zaken (waaronder Bouwpas), verzekeringen, voortgangsbewaking, uitschrijven PV’s, wijzigingen management, kwaliteitsmanagement, oplevering, dossiervorming en strategie, eindafrekening en marktpartij evaluatie.
• (Sub)contractmanagement heeft oog voor de risico’s, belangen, rechten en plichten van zowel Rijkwaterstaat, de interne organisatie als de ingekochte partijen.
• Activiteiten omvatten o.a.:
  • VGM; Voldoet Onderaannemer aan de eisen die worden gesteld aan VGM? Zijn Partijen aangemeld in Bouwpas en wordt voldaan aan de gevraagde certificaten?
  • Verzekeringen; Wat is de situatie qua verzekeringen bij de partijen? Is dat in lijn met de (inkoop)overeenkomst?
  • Voortgangsbewaking; Afhankelijk van de fase waarin de Overeenkomst zich bevindt (Ontwerp, Werkvoorbereiding, Productie, Montage, Oplevering) wordt de voortgang gemonitord en vastgelegd door bijvoorbeeld eens per 4 weken een voortgangsoverleg te initiëren.
  • PV’s; De (Sub)contractmanager schrijft PV’s uit op basis van betalingsafspraken die zijn vastgelegd in de (inkoop)overeenkomst en gaat na of dat in lijn is met de voortgang. Verder wordt de opvolging van de facturatie bewaakt, evenals de afspraken ten aanzien van indexatie of bonusafspraken.
  • Wijzigingen management; Proactief signaleren van scope wijzigingen en, waar nodig, bijsturen; afhandelen en verzorgen van vastlegging van de wijziging, inclusief de bijbehorende consequenties in tijd en geld.
  • Kwaliteitsmanagement; Zorg dragen dat het V&V Proces wordt doorlopen en opgeleverd. Daarnaast kunnen er kwaliteitsdocumenten van toepassing zijn, waaronder keuringsplannen, keuringsregistraties, garantieverklaringen etc.
  • Dossiervorming en strategie; Een sparringpartner en klankbord zijn voor het project management, daarbij ondersteunend zijn door het:
  • bijwonen van (bouw)vergaderingen en notuleren;
  • initiëren, formuleren en archiveren van formele correspondentie ten behoeve van een adequate dossiervorming;
  • schrijven van (contractuele passages in) (voortgangs)rapportage, zowel intern als extern;
  • bijdragen aan Document Control activiteiten.
  • Eindafrekening; Indien alle werkzaamheden zijn uitgevoerd en opgeleverd vindt de eindafrekening plaats. Indien aan alle verplichtingen zijn voldaan wordt een (inkoop)overeenkomst ‘’afgesloten’’. Vervolgens vindt er met de partij een evaluatie plaats.
  • Claims en geschillen; Ondanks de doelstelling geschillen voor te blijven door een proactieve samenwerking en adequate vastlegging, kan het voorkomen dat contractuele issues uitmonden in geschillen. In dat geval zal (Sub)contractmanagement ondersteuning bieden en waar nodig ook betrokken zijn bij de afstemming van raakvlakken met Rijkswaterstaat.
  • Training en instructie van projectmedewerkers met betrekking (Sub)contractmanagement en de daaraan gerelateerde processen en vereisten.

Verantwoordelijkheden

In de (inkoop)overeenkomst wordt opgenomen wie verantwoordelijk is voor (Sub)contractmanagement. Die rol kan dus door verschillende disciplines worden vervuld, bijvoorbeeld door een werkvoorbereider, projectcoördinator, (Sub)contractmanager of inkoper. Diegene is dan ook verantwoordelijk voor de opvolging van de hierboven beschreven taken. In de praktijk kan het ook zo zijn dat een deel van de taken worden uitgevoerd door bijvoorbeeld de projectcoördinator en een deel door de (Sub)contractmanager, zolang daar maar heldere afspraken over gemaakt worden. Desalniettemin blijft de aangewezen persoon verantwoordelijk.

Solliciteren?

Heb je interesse om te reageren op deze vacature of wil je eerst meer informatie over de functie, aarzel dan niet om reageren of neem contact op met mij. Dit kan via +31 (0)6 5111 0235 en/of [email protected].