Office Manager:in - VZ/TZ

Deine Mission bei ucm:

Als Office Manager machst du unser Berliner Office zu einem Ort, an dem Menschen gerne arbeiten und Gäste sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen. Gleichzeitig entwickelst du unsere freien Flächen unternehmerisch weiter: Du testest neue Nutzungs- und Geschäftsmodelle im Kleinen, misst ihre Wirkung und baust die Ansätze aus, die für ucm echten Wert schaffen. Je nach Profil und Stundenumfang übernimmst du darüber hinaus Verantwortung für operative People-&-Culture-Themen oder wiederkehrende administrative Unternehmensaufgaben.

• Office & Hospitality:Du steuerst den täglichen Office- und Gästebetrieb eigenständig - von Empfang, Küche, Post und Bestellungen bis zu Frühstück, Team Lunch und Dienstleistern - mit klaren Routinen, Budgets und Vertretungsregeln

• Team- & Kulturformate:Du planst und organisierst Formate wie Frühstück, Team Lunches, Sommerfeste und den Company-Trip - mit Terminen, Budgets und klaren Verantwortlichkeiten

• Flächenentwicklung:Du bewertest unsere freien Flächen, startest Piloten - etwa Community-, Event-, Hospitality- oder B2C-Konzepte - und entscheidest auf Basis von Nutzung, Wirkung und Wirtschaftlichkeit: ausbauen, verändern oder beenden

Du willst mehr als einen „Job", du willst gestalten, mitwachsen und dich perspektivisch weiterentwickeln - zum Beispiel mit erweiterter Verantwortung in People & Culture oder Company Administration? Let's talk.

Die Zukunft der Arbeitswelt:

ucm baut das Rückgrat der studentischen Workforce der Zukunft. Unsere Mission: Better jobs for students. Wir verbinden menschliches Potenzial mit KI-gestützter Effizienz und bringen tausende Talente in Jobs mit echter Wirkung.

Wir sind eine AI-First-Company. Wir nutzen KI nicht nur, wir bauen unseren gesamten Kern darauf neu auf. Weg von manueller Steuerung. Hin zu Systemen, die eigenständig funktionieren und skalieren.

Das bedeutet auch: Dinge verändern sich schnell. Prozesse werden neu gedacht. Entscheidungen werden schneller getroffen. Du musst bereit sein, dich anzupassen, umzudenken und Verantwortung zu übernehmen, auch wenn nicht alles vorgegeben ist. Unser Setup ist klar: Field steht für Umsetzung und Performance vor Ort. Foundry für den Bau von Technologie, Systemen und Wachstum. Frame für Struktur, Steuerung und Skalierbarkeit. Du kommst nicht in ein fertiges System. Du baust es mit und bist verantwortlich dafür, dass es funktioniert.

Deine Aufgaben:

Office & Hospitality

• Eigenständige Steuerung des täglichen Office-Betriebs: Küche, Empfang, Post, Bestellungen, Frühstück, Team Lunch und Dienstleister

• Aufbau klarer Routinen, Budgets und Vertretungsregeln, damit der Betrieb verlässlich und vorausschauend läuft

• Sicherstellung eines konstant hohen Servicestandards für Mitarbeitende und Gäste - wiederkehrende Probleme löst du, bevor sie eskalieren

Team- & Kulturformate

• Entwicklung und Umsetzung eines Jahresplans für Teamformate und Unternehmenskultur - von Frühstück und Team Lunch bis zu Sommerfesten und Company-Trip

• Eigenständige Organisation und Durchführung von Team- und Community-Events innerhalb des vereinbarten Budgets

Flächenentwicklung & neue Konzepte

• Bewertung der freien Flächen hinsichtlich Nutzung, Zielgruppen und Potenzial

• Start und Steuerung klar abgegrenzter Piloten mit messbaren Erfolgskriterien

• Auswertung der Piloten anhand von Nutzung, Wirkung und Wirtschaftlichkeit - und klare Entscheidungen, was ausgebaut, verändert oder beendet wird

Optionale Erweiterung der RolleSobald der Kernbetrieb stabil läuft, kann deine Rolle abhängig von Erfahrung, Interesse und Stundenumfang um eines dieser Module wachsen:

• People & Culture Operations:Onboarding und Offboarding organisatorisch begleiten, interne Kommunikation, Feedback-Pulses und Benefits koordinieren sowie Kultur- und Teamformate von der Idee bis zur Durchführung verantworten

• Office & Company Administration:Wiederkehrende administrative Abläufe, Dokumentenablage, vorbereitende Rechnungs- und Belegprozesse sowie Reise-, Termin- und Veranstaltungsbuchungen zuverlässig organisieren

Das bringst du mit:

• Zwei bis vier Jahre Erfahrung in Office Management, Hospitality, Community Management, Coworking, Events oder einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle - überzeugende Quereinsteigerprofile sind willkommen

• Erfahrung mit Bestellungen, Dienstleistersteuerung, einfacher Budgetplanung sowie der eigenständigen Organisation von Team- und Gästeformaten

• Sicherer Umgang mit Tabellen-, Kalender-, Kommunikations- und Organisationstools sowie die Fähigkeit, Abläufe und Checklisten sauber aufzusetzen

• Grundlegendes kaufmännisches Verständnis, um Nutzungskonzepte zu kalkulieren und Piloten anhand weniger klarer Kennzahlen auszuwerten

• Freude an hochwertiger Kaffee- und Frühstückszubereitung - Barista-Erfahrung ist ein Plus, aber kein Muss

• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch

Warum ucm:

• Exposure auf Augenhöhe:Du arbeitest direkt mit Geschäftsführung und People Team zusammen und gestaltest, wie sich ucm für Mitarbeitende und Gäste anfühlt

• Karriere mit Perspektive:Schneller Impact und ein klarer Entwicklungspfad - mit optionalen Modulen in People & Culture Operations oder Company Administration

• Wettbewerbsfähiges Package:38k-45k€ Fixgehalt (bezogen auf 40 Stunden, je nach Erfahrung und Verantwortung) - flexibel in Teilzeit oder Vollzeit (20-40 Std./Woche)

• High-output, low-ego Culture:Wir sind ambitioniert, fokussiert und fördern Performance