Executive Assistant & Operations (m/w/d)

Nicht Assistenz. Sondern operative Entlastung.

VIAMA unterstützt Geschäftsführer und mittelständische Unternehmen dabei, in Themen wie NIS2, Informationssicherheit, Compliance und Governance Klarheit, Struktur und Entscheidungsfähigkeit aufzubauen.

Wir suchen keine klassische Assistenz.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung zieht.

Jemanden, der Dinge erkennt, bevor sie eskalieren.

Jemanden, der Momentum erzeugt statt Aufgaben zu verwalten.

Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgst dafür, dass aus Ideen, Gesprächen und Projekten echte Bewegung entsteht.

Aufgaben

Du hältst dem Geschäftsführer nicht den Kalender frei.

Du hältst ihm operativ den Rücken frei.

Das bedeutet konkret:

• Du erkennst offene Schleifen und schließt sie aktiv.
• Du bereitest Entscheidungen vor statt Termine zu koordinieren.
• Du treibst Follow ups, Angebote und Kommunikation aktiv voran.
• Du bringst Struktur in Sales, Recruiting und Operations.
• Du koordinierst Themen eigenständig mit Kunden, Partnern und Team.
• Du denkst unternehmerisch mit und verstehst, wo gerade der größte Hebel für VIAMA liegt.
• Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern ziehst Verantwortung aktiv an Dich.

Was Du NICHT bei uns machst

• reine Kalenderpflege
• passives Abarbeiten von To dos
• nur administrative Assistenz
• „Sag mir einfach, was ich tun soll“

Qualifikation

Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf.

Wir suchen Menschen mit:

• Ownership
• Geschwindigkeit
• Struktur
• Kommunikationsstärke
• Mitdenken
• hoher Selbstständigkeit
• Lust auf Verantwortung
• unternehmerischem Interesse

Du musst keine Expertin oder kein Experte für Informationssicherheit sein.

Aber Du musst verstehen wollen, wie das Unternehmen funktioniert und wo Du konkret Wirkung erzeugst.

So arbeitest Du erfolgreich bei VIAMA

Du passt gut zu uns, wenn Du:

• Probleme aktiv ansprichst
• Verantwortung nicht wegdelegierst
• bei Unsicherheit nicht passiv wirst
• gerne Dinge organisierst UND vorantreibst
• mit schnellen Veränderungen umgehen kannst
• Initiative selbstverständlich findest
• Dich wohlfühlst, wenn nicht alles perfekt vorgegeben ist

Das solltest Du mitbringen

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Strukturierte und professionelle Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Eigenständige Arbeitsweise
• Interesse an Sales, Business Operations und Unternehmensentwicklung

Erfahrung in Assistenz, Operations, Projektsteuerung, Recruiting, Sales Operations oder Kundenkommunikation ist hilfreich.

Viel wichtiger ist aber Deine Haltung.

Rahmen

• Vollzeit oder Teilzeit möglich
• Remote + regelmäßige Abstimmung mit dem Team
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Schnelle Entwicklungsmöglichkeiten

Wichtig

Wenn Du einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst, in dem Dir alles vorgegeben wird, ist diese Rolle vermutlich nicht passend.

Wenn Du aber Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Dinge wirklich mitzugestalten und operativ Wirkung zu erzeugen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.