{"id":2648216,"url":"https://alion.io/job/vinci-office-manager-fh","title":"Office Manager F/H","company":{"id":716925,"name":"Vinci","domain":"vinci.com","url":"https://alion.io/company/vinci-4","size_band":"5000+","is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Radancy","truth_index":{"grade":"B","score":75,"open_postings":1675,"ghost_share":0,"stale_share":1,"repost_share":0,"time_to_fill_p50_days":null,"computed_at":"2026-11-01T06:10:25Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":"staff","employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Bordeaux, France"],"countries":["FR"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":null,"experience_years_min":10,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[],"status":"live","first_seen_at":"2026-10-14T00:00:00Z","employer_posted_date":"2026-10-14","last_verified_at":"2026-11-01T13:48:21Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":18,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":18},"description":"Rattaché(e) au RRH, l’Office Manager assure une fonction transverse au service de l’organisation, alliant support à la Direction, administration des ressources humaines, gestion de la formation et coordination des services généraux.\nAssistance à la Direction Générale\nAssurer la gestion et la coordination des agendas du Président\nOrganiser les réunions, séminaires, déplacements professionnels\nAssurer l'accueil des visiteurs et la coordination logistique des rendez-vous.\nSuivre l'archivage et la gestion documentaire de l'entreprise.\nRédiger, mettre à jour et diffuser les procédures administratives internes.\nGestion des services généraux\nPiloter les services généraux afin de garantir des conditions de travail optimales aux collaborateurs.\nAssurer la gestion des commandes, stocks et approvisionnements de fournitures et consommables.\nCoordonner les prestations de maintenance, d'entretien et de services aux occupants.\nGérer les relations avec les prestataires et suivre l'exécution des contrats associés.\nAssurer la gestion du courrier, des archives et des moyens généraux.\nSuperviser l'attribution et le renouvellement des équipements informatiques et téléphoniques en lien avec le RSI.\nVeiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements mis à disposition des salariés.\nAdministration des Ressources Humaines\nAssurer la gestion administrative du personnel tout au long du cycle de vie du collaborateur.\nCoordonner le processus d'intégration des nouveaux salariés.\nPréparer et suivre les dossiers administratifs liés à l'embauche.\nAssurer la tenue et la mise à jour des dossiers du personnel et du registre du personnel.\nCollecter et transmettre les éléments variables nécessaires à la paie.\nSuivre les contrats de travail, avenants, périodes d'essai et absences.\nOrganiser les visites médicales et assurer le respect des obligations réglementaires.\nRépondre aux demandes des collaborateurs concernant les sujets administratifs RH.\nMettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs RH.\nAssurer le suivi administratif des avantages sociaux et des activités du CSE.\nContribuer aux actions relatives à la qualité de vie au travail, à la santé et à la sécurité.\nGestion de la formation et suivi budgétaire\nRecueillir et consolider les besoins en formation auprès des managers.\nParticiper à l'élaboration et à la mise en œuvre du plan de développement des compétences.\nOrganiser les sessions de formation\nAssurer le suivi administratif des actions de formation.\nVeiller au respect des obligations réglementaires en matière de formation.\nAssurer le suivi des financements et des prises en charge.\nContrôler les dépenses engagées et le budget formation.\nMettre à jour les indicateurs et tableaux de bord de suivi de la formation.\nL'Office Manager doit combiner une solide maîtrise des processus administratifs, RH et de formation avec d'excellentes capacités d'organisation et de coordination. Rattaché(e) au Responsable RH, il/elle se distingue par sa polyvalence, sa rigueur, son sens du service et sa capacité à interagir efficacement avec l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise. Son efficacité repose autant sur ses compétences techniques que sur son sens relationnel, sa discrétion et son aptitude à gérer des sujets variés dans un environnement exigeant.\nFormations de bases : Bac+2/3, type , BTS Support à l'Action Managériale (SAM), BTS Gestion de la PME (GPME),BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, Licence professionnelle Métiers de la Gestion et de l'Administration\nLa maitrise de l’anglais est un plus,\nSavoir / Savoir-faire\n5 à 10 ans d'expérience minimum dans des fonctions d'Assistante de Direction Générale, ou Office Manager.\n· Excellente capacité d'organisation, de discrétion et de gestion des priorités. Savoir dire non quand cela est nécessaire\n· Faire preuve d’autonomie, d’initiative et être force de proposition\n· Maîtrise des sujets RH (administration du personnel, paie).\n· Expérience de la gestion des services généraux et des prestataires.\n· Aisance avec les outils informatiques et les logiciels RH.\nSavoir-être\n· Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion dans le traitement des informations\n· Qualités relationnelles et sens du service favorisant des interactions constructives avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes\n· Diplomatie, tact, intelligence relationnelle et sens politique\n· Polyvalence et agilité pour intervenir sur des sujets variés (direction, RH, services généraux, communication, événements)\nLISEA est le concessionnaire de la ligne grande vitesse Sud Europe Atlantique (SEA), Tours-Bordeaux. Mise en service le 2 juillet 2017, cette infrastructure représente un investissement de 7,7 milliards d’euros et 302 km de ligne à grande vitesse ainsi que 38km supplémentaires de raccordements, permet notamment de relier Paris à Bordeaux en 2h04 et plus largement de connecter le Sud-ouest de la France à la grande vitesse ferroviaire.\nPremier gestionnaire privé d’une infrastructure ferroviaire en France relevant d’un contrat de concession, la mission de LISEA est de gérer, en toute sécurité, une infrastructure ferroviaire publique au bénéfice de ses clients, des territoires et des voyageurs. Les actionnaires de la Société sont VINCI Concessions (42.05%), Meridiam (41.95%) et la Caisse des Dépôts (16%).\nLISEA est engagée en faveur de la diversité, de l'inclusion et de l'égalité professionnelle. Notre démarche est reconnue par les labels AFNOR Diversité et Égalité Professionnelle. Toutes les candidatures sont étudiées sans distinction d'origine, de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de religion ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.","description_format":"text","description_chars":5764,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":10,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":{"level":"bachelor","optional":false},"security_clearance":false,"languages":[{"language":"French","level":"Advanced (C1)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Transport Infrastructure","Engineering Services","Construction"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-10-15T20:44:54Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":55,"band":"ok","label":"Likely open","p_open":1,"p_active":0.613,"p_room":0.9,"age_days":18,"expected_fill_days":31,"reasons":["conf:0","stale_co","velocity","win:mid","comp:brand"],"computed_at":"2026-11-01T06:10:25Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/vinci-office-manager-fh","json_url":"https://alion.io/job/vinci-office-manager-fh.json","meta":{"generated_at":"2026-11-01T17:36:48Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":26979,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-11-02T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":716925},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=716925"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fvinci-office-manager-fh"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fvinci-office-manager-fh"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fvinci-office-manager-fh"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/vinci-office-manager-fh\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fvinci-office-manager-fh"}],"agent":{"mcp":"https://alion.io/mcp/jobs","mcp_open":"https://alion.io/mcp/open","next":[{"tool":"get_job","arguments":{"id":2648216}},{"tool":"search_jobs","arguments":{"company":"vinci.com","detail":"compact"}},{"tool":"match_people","arguments":{"job_id":2648216},"note":"people open to offers who fit this vacancy"}],"note":"The same data through MCP tools: https://alion.io/mcp/open needs no sign-in (compact searches, postings, people); https://alion.io/mcp with an Alion account has everything. Docs: https://alion.io/developers"}}