{"id":3869959,"url":"https://alion.io/job/vintage-facilities-manager-mwd","title":"Facilities Coordinator (m/w/d)","company":{"id":684797,"name":"Vintage","domain":"vintage.com","url":"https://alion.io/company/vintage-5","size_band":"51-200","is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Pinpoint","truth_index":null},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":"senior","employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Vienna, Austria"],"countries":["AT"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":{"min":3300,"max":4800,"currency":"EUR","period":"month","gross":null,"usd_annual":64188},"salary_estimate":null,"experience_years_min":5,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[],"status":"live","first_seen_at":"2026-11-05T14:00:03Z","employer_posted_date":"2026-11-08","last_verified_at":"2026-11-15T06:38:51Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":10,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":10},"description":"Über Vintage.com\nBei Vintage.com geben wir wertvollen Dingen ein zweites Leben. Wir kaufen gebrauchte Artikel wie Schmuck, Uhren, Edelmetalle, Kameras und Sammlerstücke an und verkaufen sie über verschiedene Online-Plattformen weiter.\nMit Standorten in Österreich, den Niederlanden und Großbritannien verbinden wir Fachwissen mit moderner Technologie. Für den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die den Aufbau unseres Facility Managements aktiv mitgestaltet und für einen sicheren und reibungslosen Standortbetrieb sorgt.\nDas erwartet dich\nDu hast ein gutes technisches Verständnis, bist ein Organisationstalent und sorgst gerne dafür, dass Gebäude, Anlagen und Arbeitsplätze zuverlässig funktionieren? Du arbeitest selbstständig, findest pragmatische Lösungen und möchtest beim Aufbau eines neuen Standorts aktiv mitgestalten?\nDann bist du bei uns richtig!\nAls Facilities Manager begleitest du den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg und schaffst die organisatorischen und technischen Grundlagen für einen reibungslosen Betrieb. Du koordinierst die Einrichtung und Betreuung unserer Gebäudeinfrastruktur, organisierst externe Dienstleister und entwickelst effiziente Abläufe für Wartung, Reinigung und Gebäudemanagement.\nDabei arbeitest du eng mit unserem Operations-Team und den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit zusammen. Du stellst sicher, dass unsere Räumlichkeiten und Einrichtungen den betrieblichen Anforderungen entsprechen und sowohl während der Früh- als auch der Spätschicht zuverlässig funktionieren.\nDeine Aufgaben\nStandortaufbau und Infrastruktur: Du begleitest den Aufbau unseres neuen Standorts, koordinierst die Einrichtung und Weiterentwicklung der Gebäudeinfrastruktur und sorgst dafür, dass alle notwendigen Einrichtungen für einen reibungslosen Betrieb zur Verfügung stehen.\nAufbau von Facility-Prozessen: Du entwickelst und implementierst strukturierte Abläufe, Wartungs- und Reinigungspläne sowie Kontrollsysteme für einen sicheren und effizienten Standortbetrieb.\nDienstleistermanagement: Du identifizierst und beauftragst geeignete externe Dienstleister und Handwerksbetriebe, koordinierst deren Einsätze und baust langfristige, zuverlässige Partnerschaften auf.\nArbeitssicherheit und Compliance: Du arbeitest eng mit den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit zusammen, unterstützt bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilungen und Notfallkonzepten und achtest auf die Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben.\nGebäudemanagement und Instandhaltung: Du überprüfst den Zustand unserer Gebäude und technischen Einrichtungen, erkennst notwendigen Handlungsbedarf und koordinierst Wartungsarbeiten, Reparaturen und Verbesserungsmaßnahmen.\nBeschaffung und Ausstattung: Du organisierst die Beschaffung und Verwaltung notwendiger Betriebsmittel, Materialien und technischer Ausstattung und stellst deren wirtschaftliche und bedarfsgerechte Verfügbarkeit sicher.\nEntsorgung und Umweltmanagement: Du entwickelst geeignete Entsorgungsabläufe, koordinierst die fachgerechte Entsorgung von Abfällen und gefährlichen Materialien und achtest auf die Einhaltung relevanter Umweltvorschriften.\nDokumentation und Prozessoptimierung: Du etablierst übersichtliche Dokumentations- und Kontrollsysteme, erfasst Wartungsarbeiten und Sicherheitsvorfälle und entwickelst unsere Facility-Prozesse kontinuierlich weiter.\nBudget und Kostenkontrolle: Du unterstützt bei der Planung und Überwachung von Facility-Kosten, vergleichst Angebote und identifizierst wirtschaftliche Lösungen für den Aufbau und den laufenden Betrieb unseres Standorts.\n\nDas bringst du mit\nDu verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Facility Management, Gebäudemanagement oder in der technischen Gebäudeinstandhaltung.\nDu hast eine einschlägige Ausbildung oder Zertifizierung im Facility Management oder einem verwandten technischen Bereich abgeschlossen.\nDu verfügst über ein gutes technisches Verständnis und kennst die grundlegenden Anforderungen an Gebäudesicherheit, Arbeitsschutz und betriebliche Instandhaltung.\nDu arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und eigenverantwortlich und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.\nDu hast Organisationstalent, kommunizierst klar und zuverlässig und findest auch bei unerwarteten Herausforderungen pragmatische Lösungen.\nDu bist sicher im Umgang mit dem Computer, verfügst über gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und hast Erfahrung mit digitalen Systemen zur Wartungsplanung oder zum Gebäudemanagement.\nDu arbeitest gerne mit unterschiedlichen Teams und externen Dienstleister zusammen und hast Freude daran, Abläufe eigenständig zu organisieren und zu verbessern.\nDu bist zeitlich flexibel und bereit, deine Tätigkeit bei Bedarf auf die Anforderungen unserer Früh- und Spätschicht abzustimmen.\nVon Vorteil, aber kein Muss: Erfahrung beim Aufbau oder der Inbetriebnahme neuer Standorte, im Facility Management von Logistik-, Lager- oder Produktionsstandorten sowie erste Erfahrung in der Koordination oder Führung von Mitarbeiter:innen.\nDas bieten wir dir\nEigenverantwortliche Tätigkeit: Du übernimmst die Verantwortung für den Aufbau unseres Facility Managements und kannst deinen Aufgabenbereich selbstständig gestalten.\nVielseitiger Aufgabenbereich: Dich erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der du technische, organisatorische und betriebliche Aufgaben miteinander verbindest.\nEigenständiges Arbeiten: Du erhältst die Möglichkeit, Wartungspläne, Kontrollsysteme und betriebliche Abläufe selbstständig zu entwickeln und kontinuierlich zu verbessern.\nFachliche Weiterentwicklung: Du kannst deine Erfahrung im Gebäudemanagement einbringen, neue Herausforderungen übernehmen und mit dem Wachstum unseres Standorts zusätzliche Verantwortung übernehmen.\nMitgestaltung von Anfang an: Du wirst Teil unseres neuen Teams in Österreich und kannst deine Ideen beim Aufbau und der Weiterentwicklung unserer Prozesse einbringen.\nInternationales Umfeld: Du arbeitest in einem Unternehmen mit Teams in Österreich, den Niederlanden und Großbritannien.\n Jetzt bewerben\nDu möchtest Verantwortung übernehmen, selbstständig arbeiten und den Aufbau eines neuen Standorts aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!\nAuch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, möchten wir dich ermutigen, dich zu bewerben. Für uns zählen neben deiner Erfahrung vor allem dein Organisationstalent, dein Verantwortungsbewusstsein und deine Motivation, gemeinsam mit uns etwas aufzubauen.\n\nWir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung. 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