{"id":4151309,"url":"https://alion.io/job/webalytics-office-management-team-assistenz-mwd","title":"Office Management / Team Assistenz (m/w/d)","company":{"id":689669,"name":"webalytics","domain":"webalytics.de","url":"https://alion.io/company/webalytics","size_band":"51-200","is_staffing_agency":false,"employer_type":"services","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Join","truth_index":{"grade":"B","score":75,"open_postings":3,"ghost_share":0,"stale_share":1,"repost_share":0,"time_to_fill_p50_days":null,"computed_at":"2026-11-14T05:58:10Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":"full_time","work_mode":"on_site","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Viernheim, Germany"],"countries":["DE"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":null,"salary_estimate":null,"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"Outlook","optional":false}],"status":"live","first_seen_at":"2024-01-09T10:01:20Z","employer_posted_date":"2024-01-09","last_verified_at":"2026-11-15T00:30:47Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":1040,"trust":{"level":"stale","repost_count":0,"flags":["stale"],"days_open":1039},"description":"Über uns\nAls spezialisierte Digitalagentur und IT-Systemhaus mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in Digital Analytics, Webmarketing, Conversion-Optimierung und IT-Infrastruktur unterstützen wir anspruchsvolle B2B-Kunden bei ihrer digitalen Wertschöpfung. In unserem Büro in Viernheim laufen alle organisatorischen Fäden zusammen - und genau hier suchen wir Sie als zuverlässige und strukturierte Verstärkung für unser Team.\nIhre Aufgaben\nAls Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams, Kunden und Dienstleistern halten Sie uns den Rücken frei und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft:\nBüro- & Empfangsmanagement: Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats, Bedienung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch sowie professioneller Empfang von Kunden und Geschäftspartnern.\n\nAssistenz der Geschäftsleitung & Team-Support: Terminkoordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sowie Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen, Schulungen und internen Veranstaltungen.\n\nKaufmännische & ERP-Prozesse: Auftrags- und Versandabwicklung, Bestandsbuchungen (Warenein- und -ausgänge), Stammdaten- und Datenbankpflege sowie vorbereitende Buchhaltungszuarbeit und Rechnungserfassung.\n\nVertrags- & Fuhrparkverwaltung: Organisation und Pflege von Kundenverträgen sowie Verwaltung der Firmenfahrzeuge, Mobilfunkverträge und Arbeitsmittel.\n\nVertriebsunterstützung (optional/ausbaufähig): Unterstützung im Vertriebsinnendienst, Pflege von Interessentendaten (CRM/XRM) und Zuarbeit bei der Terminvorbereitung für unser Digital-Team.\n\nIhr Profil\nAusbildung & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbar) oder mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenz- oder Office-Management-Rolle.\n\nArbeitsweise: Sie arbeiten absolut zuverlässig, strukturiert, eigenständig und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen.\n\nIT- & Office-Kompetenz: Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie schnelle Auffassungsgabe bei ERP- und CRM-Systemen.\n\nSprache & Persönlichkeit: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit Diskretion, Teamgeist und einer verbindlichen Kommunikation.\n\nDas bieten wir Ihnen\nWir suchen keine kurzfristige Zwischenlösung, sondern eine langfristige und verlässliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe:\nSicherheit & Struktur: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit geregelten Arbeitszeiten (38 Stunden/Woche, freitags bereits bis 14:00 Uhr).\n\nModerne Ausstattung: Hochwertiges technisches Equipment (HP EliteBook, Dual-Screen-Arbeitsplatz) in unserem modernen Büro in Viernheim.\n\nWeiterentwicklung: Firmeninterne Schulungen sowie gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. zertifizierte MS-Office-Qualifizierungen mit vertraglich verankerter Gehaltssteigerung).\n\nKurze Wege: Flache Hierarchien, direkte Kommunikation mit der Geschäftsführung und ein kollegiales Arbeitsumfeld.\n\nNach erfolgreichem Abschluss der 6-monatigen Probezeit erwarten Sie zusätzlich umfangreiche Benefits:\nFirmenfahrzeug (Opel) inklusive Privatnutzung (1%-Regelung) und Tankbudget\n\nDiensthandy inklusive Privatnutzung\n\nSachbezugskarte (monatliche steuerfreie Aufladung plus Geburtstags-Extra)\n\nZukunftsvorsorge: Betriebliche Altersversorgung (bAV), betriebliche Krankenzusatzversicherung (bKV) sowie vermögenswirksame Leistungen (VL)\n\nInteressiert?\nDann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse, frühestmöglicher Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung) direkt über unser Bewerbungsformular hier auf JOIN.","description_format":"text","description_chars":3746,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[{"language":"German","level":"All levels","optional":false},{"language":"English","level":"Upper-Intermediate (B2)","optional":false}]},"benefits":[],"hiring_locations":[],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["IT Infrastructure & Networking Services","IT Consulting & Digital Transformation"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-11-12T09:22:42Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":4,"band":"cold","label":"Long shot","p_open":1,"p_active":0.143,"p_room":0.28,"age_days":1039,"expected_fill_days":27,"reasons":["conf:3","win:tail","crowd:"],"computed_at":"2026-11-14T05:58:10Z"},"pay":null,"html_url":"https://alion.io/job/webalytics-office-management-team-assistenz-mwd","json_url":"https://alion.io/job/webalytics-office-management-team-assistenz-mwd.json","meta":{"generated_at":"2026-11-15T04:44:00Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":392,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-11-16T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.1,"usd":0.01,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":689669},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=689669"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fwebalytics-office-management-team-assistenz-mwd"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"free","price":{"credits":0,"usd":0},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fwebalytics-office-management-team-assistenz-mwd"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.1,"usd":0.01},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fwebalytics-office-management-team-assistenz-mwd"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/webalytics-office-management-team-assistenz-mwd\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fwebalytics-office-management-team-assistenz-mwd"}],"agent":{"mcp":"https://alion.io/mcp/jobs","mcp_open":"https://alion.io/mcp/open","next":[{"tool":"get_job","arguments":{"id":4151309}},{"tool":"search_jobs","arguments":{"company":"webalytics.de","detail":"compact"}},{"tool":"match_people","arguments":{"job_id":4151309},"note":"people open to offers who fit this vacancy"}],"note":"The same data through MCP tools: https://alion.io/mcp/open needs no sign-in (compact searches, postings, people); https://alion.io/mcp with an Alion account has everything. Docs: https://alion.io/developers"}}