{"id":1053688,"url":"https://alion.io/job/wpp-media-executive-assistant","title":"Executive Assistant","company":{"id":5499,"name":"WPP Media","domain":"wppmedia.com","url":"https://alion.io/company/wpp-media","size_band":"5000+","is_staffing_agency":false,"employer_type":"direct","is_intermediary":false,"listed_via":null,"ats_vendor":"Greenhouse","truth_index":{"grade":"B","score":82,"open_postings":204,"ghost_share":0,"stale_share":0.711,"repost_share":0,"time_to_fill_p50_days":48,"computed_at":"2026-10-13T05:45:00Z"}},"role":"Administrative","role_family":"Administrative","seniority":null,"employment_type":null,"work_mode":"hybrid","remote_scope":null,"remote_scope_basis":null,"remote_working_hours":null,"hiring_geo_confidence":"structured","locations":["Amsterdam, Netherlands"],"countries":["NL"],"hiring_countries":[],"hiring_countries_total":0,"salary":{"min":3800,"max":5800,"currency":"EUR","period":"month","gross":null,"usd_annual":77808},"salary_estimate":null,"experience_years_min":null,"visa_sponsorship":false,"relocation_package":false,"has_equity":false,"technologies":[{"name":"AI Agents","optional":false},{"name":"Microsoft Office","optional":false},{"name":"Outlook","optional":false}],"status":"live","first_seen_at":"2026-08-17T12:01:57Z","employer_posted_date":"2026-10-09","last_verified_at":"2026-10-14T00:21:19Z","board_verified":true,"closed_at":null,"days_open":57,"trust":{"level":"ok","repost_count":null,"flags":[],"days_open":57},"description":"About WPP Media\nWPP is the trusted growth partner for the world’s leading brands. With exceptional talent, trusted data and intelligence, and world-class partnerships - all united by our pioneering agentic marketing platform, WPP Open - we help clients navigate change, capture opportunity, and deliver transformational growth.\nWPP Media is WPP's AI-driven media operating unit, bringing together media, data, and partnerships to deliver creative personalisation at scale. Connected through WPP Open and powered by Open Intelligence, clients see exactly where, how, and why their media investment is working.\nFor more information, visit wppmedia.com.\nAls Executive Assistant ben je de onmisbare rechterhand van zowel de Chief People Officer (CPO), de Operating Officer (COO), als de Chief Finance Officer. Je speelt een cruciale rol in het efficiënt en effectief functioneren van hun agenda's, communicatie en projecten. Deze functie vereist een proactieve houding, uitzonderlijke organisatorische vaardigheden en een absoluut gevoel voor vertrouwelijkheid. Je bent een spilfiguur die ervoor zorgt dat de CPO, COO en CFO zich volledig kunnen richten op hun strategische taken, wetende dat de operationele en administratieve ondersteuning van topkwaliteit is. Daarnaast ben je de primaire back-up voor de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, wat een brede kennis van de organisatie en een flexibele instelling vereist.\nWat ga je doen?\nUitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO:\nAgendabeheer: Complex en dynamisch agendabeheer, inclusief het plannen van interne en externe vergaderingen, afspraken en reizen, rekening houdend met prioriteiten en tijdszones.\n Communicatie: Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende communicatie (telefoon, e-mail), deze prioriteren, afhandelen of doorsturen.\n Reismanagement: Volledige organisatie van zakenreizen (vluchten, hotels, transfers, visa) en het opstellen van gedetailleerde reisroutes.\n Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen (agenda's, documentatie), notuleren van belangrijke besprekingen, opvolgen van actiepunten en het bewaken van deadlines.\nProjectondersteuning: Assisteren bij diverse projecten, het verzamelen van informatie, het bewaken van voortgang en het voorbereiden van rapportages.\nAdministratieve ondersteuning: Beheren van declaraties, facturatie, inkooporders en andere administratieve processen.\nVertrouwelijkheid en Integriteit:\nAbsolute discretie: Omgaan met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en integriteit. Dit omvat personeelsinformatie, strategische plannen, financiële gegevens en andere bedrijfskritische informatie.\nBeveiliging van informatie: Zorgdragen voor de juiste opslag en beveiliging van vertrouwelijke documenten en gegevens.\nProfessionele houding: Altijd een professionele en onpartijdige houding aannemen, ook in complexe of gevoelige situaties.\nBack-up en Brede Ondersteuning:\nOnderlinge vervanging: In geval van afwezigheid of ziekte van de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, neem je proactief de essentiële taken en verantwoordelijkheden van die collega waar, om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen.\nMeewerken aan Office Projecten: Actief participeren in en bijdragen aan diverse office-gerelateerde projecten, zoals de implementatie van nieuwe systemen, optimalisatie van werkprocessen, organisatie van bedrijfsevenementen of het inrichten van kantoorruimtes. Je brengt hierbij jouw organisatorische en administratieve expertise in.\nProactieve signalering: Anticiperen op behoeften en proactief oplossingen aandragen, zowel voor de CPO/COO/CFO als voor bredere kantoorprocessen.\nKennisdeling: Actief bijdragen aan de kennisdeling binnen het team en het delen van best practices.\nWie ben jij?\nOpleiding: Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of communicatieve richting.\nErvaring: Minimaal 7 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant op directieniveau, bij voorkeur binnen een internationale en dynamische omgeving. Ervaring met het ondersteunen van meerdere directieleden is een pre.\nTalenkennis: Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.\n Digitale vaardigheden: Zeer bedreven in het gebruik van MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) en ervaring met digitale agendaplanningstools en CRM-systemen.\nOrganisatorisch talent: Uitmuntende organisatorische en planningsvaardigheden, met oog voor detail en het vermogen om meerdere prioriteiten te managen onder druk.\nProactief en zelfstandig: Een zelfstarter die initiatief toont, vooruitdenkt en problemen oplost voordat ze zich voordoen.\nCommunicatief sterk: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, met tact en diplomatie.\nStressbestendig: In staat om effectief te functioneren in een snel veranderende omgeving en om te gaan met strakke deadlines.\nDiscreet en betrouwbaar: Een bewezen trackrecord van absolute vertrouwelijkheid en integriteit. Je begrijpt de impact van je rol en handelt hiernaar.\nFlexibel en servicegericht: Een flexibele instelling ten aanzien van werktijden en taken, met een sterke focus op service en ondersteuning.\nTeamspeler: Hoewel zelfstandig, ben je ook een waardevolle teamspeler die goed samenwerkt met collega's binnen het Management Support & Office Services team en daarbuiten.\nAanwezigheid op kantoor: Je bent bereid en in staat om het merendeel van je werktijd op kantoor te zijn om de directe ondersteuning en betrokkenheid bij kantoorprocessen te garanderen.\nWat bieden wij?\n Flexibiliteit: Mogelijkheid om thuis te werken, flexibele werktijden én zelfs voor een tijdje in het buitenland (EU).\nGroeikansen: Volop ruimte voor ontwikkeling in een innovatief en dynamisch team, met een focus op AI-transformatie.\n Salaris: €3.800 - €5.800 (op basis van 38,75 uur per week).\nToegang tot M Academy: Voor uitgebreide trainingen en workshops in zowel hard als soft skills, inclusief specifieke AI-trainingen.\nMental Wellbeing: Toegang tot de Headspace app.\nReiskostenvergoeding: Reiskosten worden volledig vergoed.\n Vrije tijd: 8% vakantiegeld en 26 vakantiedagen per jaar (plus 9 extra bij te kopen!).\nHybrid Working allowance: €30 netto per maand bij fulltime.\nEpassi-vergoeding van €10 per maand die je kunt uitgeven aan persoonlijke behoeften.\n Bring Your Own Device (BYOD): Je ontvangt een maandelijkse telefoonvergoeding van €57,50 netto.\nLunchfaciliteiten: Voordelige lunch in de kantine en een barista voor verse koffie.\nZorgverzekering: Profiteer van onze collectieve zorgverzekering.\nBen jij de strategische rechterhand die overzicht bewaart, vooruitdenkt en executives optimaal laat presteren? Dan makenwegraagkennismetje.Solliciteervandaagnog!\n\nPlease read our Privacy Notice for more information on how we process the information you provide.","description_format":"text","description_chars":6927,"description_truncated":false,"requirements":{"experience_years_min":null,"management_years_min":null,"team_size_min":null,"manages_managers":false,"education":null,"security_clearance":false,"languages":[]},"benefits":["Hybrid work"],"hiring_locations":[{"name":"Netherlands","iso":"NL","kind":"country"}],"hiring_excludes":[],"relocation_offered":false,"industries":["Advertising","Digital Marketing"],"lifecycle":[{"event":"open","at":"2026-09-19T01:15:35Z"}],"visa":[],"liveness":{"score":18,"band":"cold","label":"Long shot","p_open":1,"p_active":0.408,"p_room":0.44,"age_days":56,"expected_fill_days":48,"reasons":["conf:0","stale_co","velocity","win:tail","crowd:brand"],"computed_at":"2026-10-13T05:45:00Z"},"pay":{"stated_usd_annual":77808,"is_top_pay":true},"html_url":"https://alion.io/job/wpp-media-executive-assistant","json_url":"https://alion.io/job/wpp-media-executive-assistant.json","meta":{"generated_at":"2026-10-14T01:30:42Z","cache_seconds":300,"methodology":"https://alion.io/methodology","terms":"https://alion.io/terms","contact":"https://alion.io/contact","api":"https://alion.io/developers","about":"Alion is a live layer of people, companies and AI agents: who they are, whether they are real and active right now, what they do and how to work with them, readable by people and by agents and paid per call.","catalog":"https://alion.io/catalog.json","usage":{"tier":"crawler_verified","counted_by":"address","units_charged":1,"used_today":2261,"day_limit":null,"remaining_today":null,"minute_limit":300,"resets_at":"2026-10-15T00:00:00Z"}},"offers":[{"id":"company.slices","title":"One company in depth, by slice","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002,"plus_per_slice":{"credits":0.05,"usd":0.005}},"unit":"per company, plus each slice with data","note":"the employer in depth","call":{"mcp_tool":"get_company","arguments":{"id":5499},"rest":"https://alion.io/mcp/rest/get_company?id=5499"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.slices&for=job%2Fwpp-media-executive-assistant"},{"id":"market.stats","title":"A market slice: pay, demand and time to fill","status":"live","price":{"credits":1,"usd":0.1},"unit":"per slice","note":"pay, demand and time to fill for this role and place","call":{"mcp_tool":"market_stats"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=market.stats&for=job%2Fwpp-media-executive-assistant"},{"id":"job.search","title":"Open jobs by role, technology, place, pay and visa","status":"live","price":{"credits":0.02,"usd":0.002},"unit":"per posting in a list","note":"similar open postings","call":{"mcp_tool":"search_jobs"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=job.search&for=job%2Fwpp-media-executive-assistant"},{"id":"company.verify","title":"Is this company real and active right now","status":"pilot","price":null,"unit":"per company","request":{"url":"https://alion.io/catalog/request","method":"POST","body":"{\"offer\": \"company.verify\", \"for\": \"job/wpp-media-executive-assistant\", \"note\": \"what you need it for\"}"},"human":"https://alion.io/catalog?offer=company.verify&for=job%2Fwpp-media-executive-assistant"}]}