Operational Procurement Specialist

Prelucrarea comenzilor

• Asigura la timp materiile prime, materialele de ambalare si vracurile necesare procesului de producţie, conform planului lunar de productie si a reglementărilor, legislaţiei şi cerinţelor în vigoare;
• Emite şi transmite comenzile de materiale necesare pentru planul de productie;
• Relationeaza cu furnizorii interni/externi in vederea stabilirii detaliilor de livrare (documente conforme, data incarcarii / descarcarii, conditii de livrare in acord cu procedurile in vigoare);
• Se asigura de obtinerea documentelor corecte primite de la furnizor si transmiterea lor catre departamentele implicate la timp;
• Realizeaza toate activitatile necesare de la primirea confirmarii de comanda pana la livrarea produselor si receptionarea marfii in depozit (verificarea şi urmaririi stadiului in care se afla comenzile lansate, trimiterea de reamintiri privind punctualitatea şi acurateţea livrărilor,
• confirmarea comenzilor in sistemul informatic in acord cu informarile primite de la furnizori);
• Asigura sprijinul in vederea receptionarii corecte a marfurilor.

Gestionarea stocurilor

• Monitorizeaza starea stocurilor de materii prime, materiale de ambalare si vracuri si coreleaza nivelului acestora cu necesarul pentru productie;
• Utilizeaza sistemul informatic SAP si instrumentele puse la dispozitie de companie (Ms Office) in vederea administrarii datelor si a stocurilor;
• Aliniaza stocurile la diversele schimbari impuse de ANM, tehnologice, etc;
• Propune si revizuieste trimestrial nivelul Stocurilor de Siguranta cu respectarea politicii la nivel corporate pregum si valoarea de stoc bugetata.
• Se asigura ca va comanda cantitatea necesara in productie, fara a genera risc de expirare (in cazul in care cantitatea minima de comanda depaseste necesarul din productie si exista risc de distrugere, escaladeaza problema la echipa de achizitii strategice si propune o cantitate minima de comanda).

Casarea materiilor prime

• Intocmeste lunar si la timp lista cu materile prime propuse spre provizionare;
• Analizeaza rapoartele de stocuri primite de la depozite privind materialele expirate, care urmeaza sa expire sau nu sunt utilizate in productia curenta si actioneaza in sensul evitarii casarii acestora;
• In cazul in care utilizarea inainte de expirare nu poate avea loc insa exista necesar de productie ulterior datei de expirare, se asigura ca plaseaza la timp comenzi de aprovizionare;
• Intocmeste la timp lista cu materile prime propuse pentru casare, de fiecare data cand aceasta este solicitata de managerul direct.

Gestionarea datelor

• Gestioneaza si actualizeaza permanent baza de date cu furnizori si materiale;
• Creeaza, verifica, completeaza evidenţe ale materiilor prime, furnizorilor în scopul actualizării permanente a informaţiilor si a păstrării acuratetii datelor;
• Administreaza, inregistreaza si mentine corectitudinea datelor in sistemul SAP, in legatura cu activitatea de achizitii.

Informare

• Intocmeste rapoarte specifice activitatii de aprovizionare;
• Elaboreaza lunar rapoarte privind asigurarea necesarului de producţie;
• Elaboreaza saptamanal rapoarte privind materiile prima lipsa, participa la sedintele de evaluare materiale si estimeaza intrarile de materiale necesare planului de productie;
• Completeaza zilnic estimarile de intrari in planificatorul de intrari in depozite, tinand cont de capacitatea de descarcare la nivel de zi si depozit;
• Balanseaza corect stocul de materii prime si materiale, tinand cont de capacitatea maxima de depozitare;
• Coopereaza cu specialistul transporturi si operatiuni de vama pentru vămuirea acelor materiale importate, asigurand toate documentele necesare procesului de vamuire (packing list, factura, certificat de conformitate, alte documente solicitate);
• Relationeaza cu Ministerul Sănătății (Direcția farmaceutică) și Direcția Sanitar veterinară sau cu reprezentantii Zentiva care tin legatura cu aceste Institutii, în probleme de achiziții externe de materii prime (obtinere licente import, raportari achizitii substante psihotrope si stupefiante, notificari DSV achizitii UE);
• Relationeaza cu Directia Vamala in vederea raportarilor lunare si a intrarilor de alcool. Gestioneaza emiterea dosarului de alcool in vederea trimierii lui la timp si obtinerii autorizatiei de utilizator final;
• Emite la timp si corect numarul UIT si se asigura ca il trimite furnizorilor inainte ca acestia sa trimita marfa si aceasta sa treaca granita Romaniei;
• Elaboreaza alte analize si rapoarte specifice activitatii de aprovizionare la cererea superiorilor.

Reclamaţii

• Rezolva reclamatiile privind materialele achizitionate la timp, urmareste inchiderea lor si gestioneaza comunicarea dintre funrizori si clientii interni;
• Transmite catre furnizor reclamaţiile privind livrările de materiale neconforme, pe baza rapoartelor emise în acest sens de persoana care face recepţia sau care efectuează controlul;
• Monitorizeaza reclamaţiile până la soluţionarea acestora;
• Efectueaza operatiunile de retur de marfa la furnizor si obtine valoarea monetara a produselor neconforme de la furnizori.

Finanţe

• Asigura suport in vederea efectuarii platilor catre clienti atunci cand intervin discrepante intre documentele de livrare si comanda;
• Cere urgentarea la plata in cazurile cand factura furnizorului din varii motive nu a fost platita la timp si comunica acest lucru cu furnizorul;

Alte responsabilitati

• Se implica in proiecte cheie dezvoltate atat la nivel de corporatie cat si la nivel de departament,în vederea îmbunătăţirii proceselor şi generării de schimbări pozitive;
• Participa la proiecte inter si intradepartamentale; Elaboreaza instructiuni si proceduri de lucru specifice;
• Gestioneaza sau aduce informatii/raspunde solicitarilor in procesul de evaluare a furnizorilor de materiale directe;
• Raspunde la timp si corect solicitarilor din sistemele de calitate in vigoare;
• Angajatul va îndeplini la solicitarea managerului și alte sarcini de lucru în cadrul tipului de sarcini agreate.