Office Manager

Dla naszego Klienta, polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych poszukujemy Office Managera z ugruntowanym wieloletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku. Zatrudniony kandydat/kandydatka będzie zarządzał/a prawidłowym funkcjonowaniem biura i wspierał/a zespół w codziennych zadaniach.

Zakres obowiązków:

Zarządzanie biurem:

• Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów.
• Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali.
• Monitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej.
• Pełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu.
• Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.
• Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami.
• Zgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą.
• Zapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji.
• Współpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi.
• Współpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.
• Współpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services.
• Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych.
• Wsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie.
• Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze.
• Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.

Wsparcie zespołu:

• Obsługa połączeń telefonicznych i faksu.
• Organizowanie i koordynowanie spotkań.
• Koordynowanie telekonferencji, podróży służbowych oraz wydarzeń specjalnych organizowanych dla działu lub zespołu.
• Prowadzenie i aktualizowanie harmonogramu urlopów członków zespołu.
• Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów i wsparcie w ich przygotowywaniu.
• Tworzenie i bieżące prowadzenie systemu archiwizacji dokumentów.
• Obsługa gości w biurze.
• Rezerwowanie sal konferencyjnych oraz dbanie o ich właściwe przygotowanie.
• Przygotowywanie i obsługa systemów audiokonferencyjnych.
• Aktualizowanie i prowadzenie bazy klientów oraz kontrahentów.
• Wsparcie pracowników w zakresie organizacji podróży służbowych.
• Przygotowywanie i terminowe rozliczanie delegacji oraz wydatków służbowych, zgodnie z polityką firmy i zasadami obowiązującymi w firmie.

Wymagania:

• 8 - 10 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. koordynatora/koordynatorki biura lub office managera, mile widziane w dużych międzynarodowych korporacjach.
• Doświadczenie w organizacji pracy biura oraz zapewnianiu sprawnego funkcjonowania procesów administracyjnych.
• Doświadczenie we współpracy z dostawcami usług, firmami kurierskimi, serwisami technicznymi oraz firmami sprzątającymi.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (C1), umożliwiająca swobodną komunikację z zespołami zagranicznymi.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Outlook, Word i Excel.
• Bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły.
• Umiejętność ustalania priorytetów i terminowej realizacji wielu zadań jednocześnie.
• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do pracy.
• Wysokie kompetencje komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z osobami na różnych poziomach organizacji.
• Profesjonalna postawa i wysoki poziom kultury osobistej, szczególnie w kontakcie z gośćmi, klientami i partnerami biznesowymi.
• Gotowość do pełnienia funkcji osoby pierwszego kontaktu w sprawach administracyjnych i organizacyjnych dotyczących biura.