Project and Sales Coordinator (m/w/d)

Wir suchen Sie als Verstärkung zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Als Teil eines eingespielten Teams sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und sind eine verlässliche Schnittstelle zwischen unseren Kunden, Interim Managern und Atreus. Sie arbeiten vorausschauend, strukturiert und serviceorientiert, setzen Prioritäten sicher und unterstützen unsere Direktoren mit einem pragmatischen, lösungsorientierten Ansatz. Auch in dynamischen Situationen behalten Sie den Überblick und tragen mit einer professionellen, wertschätzenden Zusammenarbeit wesentlich zum Erfolg des Teams bei.

Aufgaben

• Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft
• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben
• Korrespondenz und Telefonate mit Kunden und Interim Managern
• Terminkoordination intern und extern
• Reiseplanung sowie Durchführung von Reisekostenabrechnungen intern und extern
• Schnittstelle zur Buchhaltung, insbesondere bei Vorbereitungen für die Rechnungserstellung und bei der Rechnungsprüfung
• Koordination der Ansteuerung für die Vertragsgestaltung mit Legal
• Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Berichten
• Kontinuierliche Pflege der Datenbank, insbesondere von Kontakten, Firmen, Projekten und KPI

• Projektbezogene Vertriebsunterstützung über den gesamten Projektverlauf
• Pflege von Projekten in der Datenbank - von der Anfrage bis zum Mandatsende
• Organisation projektbezogener Termine, zum Beispiel Manager-Interviews, Manager-Präsentationen und Review-Meetings
• Betreuung von Interim Managern bis zur Vertragsunterzeichnung und während der laufenden Mandatszeit
• Vorbereitung von Unterlagen für Manager-Präsentationen, zum Beispiel Dossiers und Übersichten zu Kernkompetenzen
• Unterstützung des Direktors bei Forecast, Vertriebscontrolling sowie im Neu- und Bestandskundengeschäft
• Recherche und inhaltliche Vorbereitung von Kundenterminen, insbesondere bei Neukunden oder inaktiven Bestandskunden
• Erstellung von Unternehmensprofilen sowie Recherche zu Unternehmensinformationen, aktuellen Stellenausschreibungen und relevanten Nachrichten zu Atreus Kunden
• Koordination von Referenztelefonaten
• Vorbereitung von Kundenterminen und Präsentationen
• Vorbereitung und Begleitung verschiedener Vertriebsaktivitäten
• Unterstützung des Direktors bei der Kontaktpflege im Bestandskundenmanagement

• Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Atreus Veranstaltungen, insbesondere Kunden-, Manager- und internen Veranstaltungen
• Betreuung und Unterstützung von Veranstaltungen vor Ort
• Aktive Mitwirkung am Atreus Netzwerk in enger Abstimmung mit anderen Abteilungen
• Bindeglied zwischen Atreus intern, dem Direktor, Managern und Kunden
• Unterstützung in der Solution-Group-Arbeit im Team
• Unterstützung der weiteren Integration von Atreus in den Heidrick Konzern sowie der internationalen Vernetzung

• Wertschätzende, prozesskonforme und verlässliche Zusammenarbeit mit Kollegen und Fachabteilungen, insbesondere mit Direktoren, HR, Buchhaltung und Marketing
• Übergreifendes, mitdenkendes und positiv unterstützendes Handeln in der Zusammenarbeit mit Direktoren-Kollegen und internen Schnittstellen
• Aktive, pragmatische und lösungsorientierte Mitarbeit mit klarem Fokus auf Prioritäten, Unternehmensentwicklung und Unternehmenskultur

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder vertriebsnahe Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Dienstleistungs- und Vertriebsumfeld
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und verschiedenen internen sowie externen Stakeholdern
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Tools und Datenbanken
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und serviceorientierte Arbeitsweise
• Hohe Verbindlichkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Souveränität in einem dynamischen, digitalen Arbeitsumfeld
• Teamorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an einer unterstützenden, koordinierenden Rolle

Warum wir?

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Mitarbeiterqualifizierungsmöglichkeiten
• Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien
• Abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Regelmäßige Teamevents
• Flexibles Arbeiten zwischen Office und Home Office (50 / 50)
• 30 Tage Urlaub
• Zentrale Lage in München mit sehr guter MVV-Anbindung
• Mitarbeiterparkplätze oder Zuschuss zu Fahrtkosten
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Wertschätzung, Kommunikation, Teaming und Vertrauen.