Administration (Fleet) & Facility Assistant

Fleet & General Services Assistant France (M/F)

Would you like to join an international environment and take on a versatile role at the heart of the company's daily operations?

As a Fleet & General Services Assistant France, you will play a key role in managing and coordinating our general services, vehicle fleet, and mobile telephony.

Your objective: to help provide Avnet employees, visitors, and partners with a pleasant, functional, and well-organized work environment every day.

If you enjoy a variety of responsibilities, can manage multiple topics simultaneously, and like working with a wide range of internal and external stakeholders, this position is for you!

Your Responsibilities

Reporting to the Real Estate / General Services & Administration Manager, your main responsibilities will cover three key areas:

Fleet Management

• Manage the day-to-day administrative operations of a vehicle fleet of approximately 120 vehicles.
• Coordinate relationships with employees, leasing companies, manufacturers, insurance providers, and other partners, while providing reporting as required.
• Monitor vehicle orders, contracts, deliveries, renewals, and returns.
• Support employees and oversee various vehicle-related matters, including insurance, fuel cards, parking, invoicing, and more.

Mobile Telephony

• Manage the administration of approximately 170 mobile phone lines.
• Monitor contracts, phone lines, equipment, and invoices.
• Provide support to employees regarding their mobile devices and services.

General Services

• Coordinate general services activities for offices across France, including the management of service providers, suppliers, equipment, and workplace-related projects.

The Profile We Are Looking For

Beyond your experience and qualifications, we are primarily looking for someone who is reliable, organized, responsive, and service-oriented.

Ideally, you have:

• A minimum Associate Degree / Bac+2 qualification, such as a Management Assistant, Executive Assistant, or equivalent.
• Previous experience in fleet management, preferably managing a medium-sized fleet.
• At least a B1 level of English, enabling you to communicate effectively both verbally and in writing in an international environment.
• Good proficiency in Microsoft Excel, Word, and PowerPoint.
• A valid Category B driver's license, which is essential for this role.

What Will Make the Difference

You are:

• Self-sufficient and proactive.
• Organized and able to manage multiple priorities simultaneously.
• Adaptable and responsive.
• Comfortable working with a wide range of stakeholders.

What We Offer

• A LinkedIn Learning license to support your professional development.
• An Employee Assistance Program.
• An international work environment where you will regularly use your English skills.
• Additional benefits associated with working atAvnet.

Assistant(e) Flotte Automobile & Services Généraux France - H/F

Rejoignez Avnet

Vous souhaitez rejoindre un environnement international et occuper un poste polyvalent, au cœur du fonctionnement quotidien de l’entreprise ?

En tant qu’Assistant(e) Flotte Automobile & Services Généraux France, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination de nos services généraux, de notre flotte automobile et de notre téléphonie mobile.

Votre objectif : contribuer chaque jour à offrir aux collaborateurs, visiteurs et partenaires d’Avnet un environnement de travail agréable, fonctionnel et bien organisé.

Si vous aimez la diversité des missions, savez gérer plusieurs sujets simultanément et appréciez être au contact de nombreux interlocuteurs internes et externes, ce poste est fait pour vous !

Vos missions

Rattaché(e) au Responsable Immobilier / Services Généraux & Administration, vous intervenez principalement sur trois périmètres.

Gestion de la flotte automobile

• Assurer la gestion administrative quotidienne de la flotte automobile, composée d’environ 120 véhicules.
• Coordonner les relations avec les collaborateurs, loueurs, constructeurs, assureurs et autres partenaires et faire du reporting.
• Suivre les commandes, contrats, livraisons, renouvellements et restitutions des véhicules.
• Accompagner les collaborateurs et assurer le suivi des différents sujets liés à leur véhicule : assurance, cartes carburant, stationnement, facturation, etc.

Téléphonie mobile

• Assurer la gestion administrative du parc de téléphonie mobile, composé d’environ 170 lignes.
• Suivre les contrats, lignes, équipements et factures.
• Apporter un support aux collaborateurs dans la gestion de leurs équipements mobiles.

Services généraux

• Coordonner la gestion des services généraux des bureaux en France, en assurant le suivi des prestataires, des fournisseurs, des équipements et des projets liés à l’environnement de travail.

Le profil que nous recherchons

Au-delà de votre parcours, nous recherchons avant tout une personne fiable, organisée, réactive et orientée service.

Vous disposez idéalement :

• D’une formation minimum Bac +2, de type Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent,
• Idéalement d’une expérience en gestion de flotte automobile, idéalement sur une flotte de taille moyenne,
• D’un niveau d’anglais B1 minimum, vous permettant de communiquer à l’oral, comme à l’écrit dans un environnement international,
• D’une bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et PowerPoint,
• Du permis B, indispensable pour ce poste.

Ce qui fera la différence

Vous êtes :

• Autonome et force de proposition ;
• Organisé(e) et capable de gérer plusieurs priorités simultanément,
• Adaptable et réactif(ve),
• À l’aise pour travailler avec de nombreux interlocuteurs,

Vous bénéficierez notamment de :

• Une licence LinkedIn Learning pour développer vos compétences,
• Un programme d’assistance aux collaborateurs,
• Un environnement de travail international, dans lequel vous utiliserez régulièrement votre anglais,

Et d’autres avantages liés à votre environnement de travail chez Avnet.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed. They are not intended to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills.

Avnet is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, or protected veteran status and will not be discriminated against on the basis of disability. If you are interested in applying for employment with Avnet and need special assistance or an accommodation to apply for a posted position contact our Human Resources Service Center in your region: Americas applicants - [email protected], Asia applicants - [email protected],EMEA applicants - [email protected].

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