Secretaresse

Zorg jij graag dat de administratie en het secretariaatswerk soepel verlopen en denk je mee over hoe het beter kan? Bij Employment Advisory werk je onder leiding van een office manager en heb je een zelfstandige rol met volop ruimte voor eigen inbreng. Je schakelt snel, houdt overzicht en neemt eigenaarschap: je pakt zaken op, bewaakt de voortgang en zorgt dat ze worden afgerond. Daarbij denk je steeds mee over hoe het werk slimmer, beter en efficiënter kan.

Er start een nieuwe klant, een collega sluit aan bij het team en een offerte moet de deur uit. Jij houdt overzicht en zorgt dat de administratieve onboarding van klanten en collega's goed geregeld is. Je helpt de vakspecialisten bij het voorbereiden van offertes en opdrachtbevestigingen, bent verantwoordelijk voor de facturatie en plant klantmeetings en vergaderingen. Je stemt prioriteiten af en bewaakt de voortgang. Zo kunnen de vakspecialisten en het MT rekenen op jouw ondersteuning.

Je ondersteunt de vakspecialisten en het MT van Employment Advisory: een groeiende praktijk waar arbeidsrechtjuristen, loonheffingsspecialisten, Global Mobility-specialisten, International Payroll-specialisten en HR-en organisatieadviseurs onder één dak samenwerken aan personeelsvraagstukken. Je werkt met gedreven professionals die graag vooruit willen en elkaar opzoeken om samen verder te komen. Jij staat midden in dat team en zorgt dat de administratie en planning soepel verlopen. Je schakelt met collega's over de benodigde gegevens voor een nieuwe klant, stemt af over offertes en opdrachtbevestigingen en zorgt voor een zorgvuldige en tijdige facturatie. Ook bij het plannen van klantmeetings en vergaderingen houd je overzicht en stem je de agenda's op elkaar af. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je voert niet alleen uit, maar kijkt ook kritisch naar hoe we werken. Kan iets sneller, beter of efficiënter? Dan maak je het bespreekbaar en kom je met een praktisch voorstel. Ontbreken bij de onboarding bijvoorbeeld regelmatig gegevens of kosten terugkerende administratieve taken onnodig veel tijd? Jij onderzoekt met collega's wat anders kan, stemt de aanpak af met de office manager en helpt de verbetering door te voeren. Je houdt in de gaten of de nieuwe werkwijze ook echt werkt.

Requirements

• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig: je controleert gegevens, houdt de administratie op orde en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Het aantal jaren werkervaring is voor ons niet doorslaggevend; jouw kwaliteiten en motivatie om je deze rol eigen te maken wel.

• Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in bijvoorbeeld Secretarieel, Bedrijfsadministratie of Office Management.

• Je communiceert helder en prettig met klanten en collega's, vraagt door als iets onduidelijk is en beheerst zowel het Nederlands als het Engels goed, mondeling en schriftelijk.

• Je schakelt snel tussen verschillende vragen en werkzaamheden, houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten

• Je toont eigenaarschap: je neemt initiatief, bewaakt de opvolging en rondt zaken af. Je ziet kansen om het werk sneller, beter en efficiënter te organiseren en helpt verbeteringen door te voeren.

• Je bent 32-40 uur per week beschikbaar.