Document Controller

Vuoi lavorare in un’azienda che ti dà la possibilità di trasformare positivamente il mondo in cui viviamo?

In Bureau Veritas crediamo che lasciare il segno sia una sfida e un’opportunità per ognuno di noi, un’occasione per generare un impatto, un legame con il futuro, una testimonianza di crescita e sviluppo.

Far parte della nostra organizzazione non vuol dire semplicemente lavorare ma anche contribuire alla costruzione di un mondo fondato sulla fiducia.

Dal 1828, Bureau Veritas è leader a livello mondiale nei servizi di ispezione, verifica di conformità e certificazione. Il Gruppo in Italia è costituito da sei società per offrire ai nostri clienti la più svariata gamma di servizi, da quelli di ispezione, controllo e verifica di conformità, al testing, dalla certificazione di sistema fino alla formazione e alla consulenza.

Digital Transformation, Energy Transition, Cybersecurity, Sostenibilità, Construction, Export e Logistica, Food, Healthcare, sono solo alcuni dei servizi e degli ambiti all’interno dei quali il Gruppo opera.

Come puoi lasciare il tuo segno?

La risorsa sarà inserita all’interno della società Solida e si occuperà delle seguenti attività:

Gestione documenti:

• Gestione di diverse piattaforme di gestione dei documenti relative a vari progetti e clienti nell’ambito dei progetti di ingegneria (gradita l’esperienza con sistemi quali ThinkProject, ProjectWise, Aconex, BOX, Intralinks, SharePoint, Smartsheet e ShareFile);
• Preparazione, coordinamento e registrazione delle trasmissioni di documenti e degli scambi di informazioni con clienti, appaltatori e altre parti coinvolte nel progetto;
• Distribuzione interna ed esterna della documentazione di progetto;
• Aggiornamento dei registri dei documenti, dei metadati, della numerazione, delle revisioni e degli stati, garantendo la precisione e la tracciabilità dei dati di progetto;
• Gestione degli archivi e dei depositi di documenti, assicurando che le informazioni di progetto siano correttamente archiviate e facilmente reperibili;
• Revisione e verifica periodiche dei registri e dei sistemi di tracciamento dei documenti per individuare informazioni mancanti, incongruenze, stati obsoleti e azioni in sospeso;
• Monitoraggio di invii, commenti, risposte e revisioni fino al completamento.

Procedure e coordinamento:

• Applicazione e mantenimento delle procedure e dei flussi di lavoro relativi al controllo dei documenti in base ai requisiti del progetto e del cliente;
• Verifica della documentazione prima dell’invio, inclusi numerazione, convenzioni di denominazione, metadati, revisioni, stati e altri requisiti specifici del cliente;
• Coordinamento con i Project Manager e i team di ingegneri per ottenere informazioni, risolvere problemi relativi ai documenti e preparare le presentazioni;
• Identificazione e segnalazione, ove necessario, di documentazione incompleta, incoerente o redatta in modo errato;
• Revisione e ottimizzazione dei flussi di lavoro relativi al controllo dei documenti per ridurre il lavoro manuale, le duplicazioni e gli errori evitabili;

Cosa ricerchiamo per avere successo in questa posizione?

• Gestione autonoma del carico di lavoro e capacità di stabilire le priorità
• Rapido adattamento a nuove piattaforme di gestione dei documenti, flussi di lavoro e requisiti dei clienti;
• Comunicazione chiara e proattiva;
• Approccio orientato ai processi, con sufficiente capacità di giudizio per identificare flussi di lavoro inefficienti e implementare miglioramenti pratici;
• Ottima padronanza di Excel, in particolare per la gestione di registri di documenti di grandi dimensioni, strumenti di tracciamento e set di dati;
• Gestione della posta elettronica e delle azioni, compresa la gestione di un elevato volume di corrispondenza che richiede un’azione e il mantenimento del controllo sulle voci in sospeso;

Cosa offriamo per questo ruolo

Il pacchetto retributivo prevede:

• RAL compresa tra €27.000 e €32.000;
• Bonus legato al raggiungimento di obiettivi individuali;
• Buoni pasto per ogni giorno lavorato.

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Job Description and Profile (external)

Cosa trovi in Bureau Veritas?

• La stabilità e il prestigio di lavorare in una realtà multinazionale dove poter coniugare prestazioni e integrità in un clima di fiducia, con colleghi che operano in modo responsabile, che danno prova di ambizione con umiltà e che credono nella forza della diversità e dell’inclusione.
• Una realtà attenta alle tematiche di Diversity, Equity & Inclusion che ha ottenuto la certificazione UNI PdR 125:2022 sulla parità di genere.
• La flessibilità e la libertà di organizzare il tuo tempo lavorando per obiettivi.
• I vantaggi di un ampio pacchetto di benefit composto da assicurazione sanitaria e buoni pasto.

#LeaveYourMark #ShapingaWorldofTrust

Bureau Veritas garantisce pari opportunità e parità di trattamento e accesso a tutti i candidati senza operare discriminazioni fondate su sesso, razza, colore della pelle, origine etnica o sociale, caratteristiche genetiche, lingua, religione o convinzioni personali, opinioni politiche o di altra natura, appartenenza ad una minoranza nazionale, patrimonio, nascita, disabilità, età o orientamento sessuale.

Tutti i dati personali saranno trattati ai sensi del regolamento UE 679/16 (GDPR) e del D.Lgs. 196/03.

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