Responsable Administration des expéditions
Notre opportunité
Dans le cadre d’un départ prochain à la retraite, nous recrutons un.e Responsable Administration des Expéditions (ADE) en CDI au sein du Centre de Distribution Mode France de la Maison Chanel.
Au cœur de la chaîne de distribution de la Maison, l’Administration des Expéditions joue un rôle essentiel pour assurer la mise à disposition des produits dans les marchés, au bon endroit, au bon moment et dans le respect de nos exigences de qualité et de conformité.
Le/La Manager Administration des Expéditions pilote l’activité de l’ADE afin de garantir une exécution fiable, fluide et conforme des opérations de facturation et d’expédition, en France comme à l’international. Véritable point de convergence entre les équipes internes, les marchés et les partenaires logistiques, il/elle contribue directement à la fluidité des flux et à la qualité de service apportée par la Maison.
L’Administration des Expéditions intervient notamment sur la facturation et l’expédition de produits finis, uniformes, outils marketing, merchandising, SAV, retouches, matières premières, retours fournisseurs, packaging et flux de transit. L’équipe assure également le traitement des régularisations commerciales, des opérations de clôture comptable, ainsi que des dossiers présentant des enjeux douaniers ou réglementaires spécifiques.
Dans ce cadre, le/la Manager Administration des Expéditions veille au respect des exigences comptables, douanières, réglementaires et transport, tout en assurant la continuité opérationnelle de l’activité. Manager de proximité, il/elle organise, accompagne et développe les compétences de son équipe. Il/elle travaille en lien quotidien avec les équipes Transport et les partenaires logistiques afin de sécuriser les départs, les capacités de chargement et le respect des plannings.
Cette opportunité est basée à Vémars (95).
Vos responsabilités
Rattachée à la Responsable du Pôle Produits Finis et Laboratoire, vos principales missions seront :
- Manager, organiser et développer l’équipe ADE
- Animer l’équipe au quotidien, accompagner ses membres dans leur montée en compétences et favoriser leur autonomie.
- Répartir et prioriser la charge de travail en fonction des plannings de facturation, des urgences opérationnelles et de la complexité des dossiers.
- Garantir la continuité de l’activité par le développement de la polyvalence, la formalisation des back-up et la réduction de la dépendance aux expertises individuelles.
- Identifier, structurer et transmettre les savoir-faire critiques : dossiers complexes, régularisations, clôtures, flux spécifiques à certains pays et cas douaniers rares.
- Instaurer un cadre de travail exigeant, collaboratif et orienté vers la qualité de service.
- Piloter l’exécution quotidienne des expéditions en lien avec le Transport
- Construire, piloter et ajuster au quotidien les plannings de facturation et d’expédition en lien étroit avec l’équipe Transport.
- Garantir l’alignement entre les priorités de facturation, les plans de transport, les dates de départ et les contraintes de préparation des flux.
- Anticiper les contraintes de capacité et contribuer, avec les équipes Transport et les partenaires logistiques, à l’optimisation des places disponibles en camion, avion ou bateau.
- Participer aux arbitrages opérationnels en cas de contraintes de capacité, de changement de plan de transport, de retard, de saturation, de fermeture de route ou de priorité marché.
- Entretenir une relation de travail étroite et exigeante avec les transporteurs et prestataires logistiques afin de sécuriser la qualité de service, la réactivité et le respect des engagements.
- Donner de la visibilité aux équipes concernées sur les priorités, les risques de retard, les dossiers bloqués et les actions à engager.
- Garantir l’excellence opérationnelle de la facturation et des expéditions
- Superviser la préparation et le traitement des dossiers d’expédition, simples ou complexes, par voie aérienne, terrestre ou maritime.
- Veiller à la qualité, à la complétude et à la conformité des éléments de facturation et de transport.
- Sécuriser les flux spécifiques, notamment les opérations de SAV, retouches, événements, non-sellable, transit Vittuone/Luxottica, envois express et flux Re-Connect.
- Garantir le respect des plannings de facturation et ajuster l’organisation lors des périodes exceptionnelles : inventaires, jours fériés, fermetures de marchés, clôtures comptables ou événements opérationnels.
- Assurer un suivi rigoureux des priorités et alerter en cas de risque de retard, de blocage ou de non-conformité.
- Sécuriser la conformité douanière et réglementaire
- Garantir la conformité douanière, réglementaire et documentaire des dossiers d’expédition, de l’établissement des factures et proformas à l’émission des certificats et documents requis à l’exportation.
- Assurer une coordination fluide avec les équipes Douane et Réglementations pour le traitement des certificats, des imports et des spécificités pays.
- Identifier les risques de non-conformité, proposer les actions correctives nécessaires et alerter les parties prenantes concernées.
- Veiller à la bonne conservation et à l’historisation des documents requis.
- Assurer la qualité comptable et le pilotage des clôtures
- Piloter les opérations de fin de mois, de clôture comptable et de fin d’année dans le respect des échéances définies.
- Sécuriser le suivi et le traitement des factures ouvertes, des régularisations commerciales et des stocks techniques concernés.
- Garantir la fiabilité de l’historisation des pièces et des données nécessaires aux contrôles et aux clôtures.
- Coordonner les actions avec le Contrôle de Gestion, le FOP (Demand Planner) et les équipes opérationnelles afin d’assurer le respect des délais et la qualité des données comptables.
- Coordonner les parties prenantes et améliorer les processus
- Être l’interlocuteur/trice de référence auprès des équipes Contrôle de Gestion, Transport, Douane, Supply Chain, SAV, DSI et des partenaires logistiques.
- Assurer la maîtrise fonctionnelle des outils ADE : ORLI / Orliweb, Manhattan, MyTower, AX et outils associés.
- Structurer, actualiser et faire vivre les procédures, matrices de décision, modes opératoires et indicateurs de suivi.
- Contribuer aux évolutions des outils, à la résolution des incidents et au suivi des tickets.
- Identifier les leviers d’amélioration continue permettant de renforcer la qualité, la réactivité, la sécurisation des flux et la performance de l’équipe.
Cette description n’est pas exhaustive, et peut être enrichie selon les actualités et priorités de l’équipe. Vous pourriez donc être amené.e à venir en support sur d’autres sujets.
Votre profil
Vous disposez d’une expérience confirmée en administration des ventes, facturation internationale, logistique, transport ou gestion des expéditions. Vous maîtrisez les principaux enjeux liés aux flux export, notamment la documentation douanière, les certificats, les Incoterms et la conformité des opérations d’import/export.
Vous êtes également à l’aise avec les enjeux de régularisations commerciales et de clôtures comptables. Votre maîtrise des ERP, TMS et outils de pilotage opérationnel vous permet de suivre les flux avec rigueur, d’identifier les écarts et de contribuer à la sécurisation des opérations.
Manager de proximité, vous savez fédérer, accompagner et faire grandir une équipe dans un environnement opérationnel exigeant. Vous êtes en capacité d’organiser l’activité, de prioriser les urgences et d’arbitrer avec discernement, tout en garantissant un haut niveau de fiabilité, de conformité et de qualité de service.
Votre rigueur, votre sens du détail et votre réactivité vous permettent de gérer des dossiers complexes et de faire face aux aléas avec calme et pragmatisme. Vous appréciez la transmission des savoir-faire et veillez au développement de la polyvalence au sein de votre équipe.
Doté.e d’un excellent relationnel, vous savez collaborer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, en alliant diplomatie, écoute et assertivité.
Enfin, votre goût pour l’amélioration continue, la formalisation des pratiques et l’optimisation des processus vous permet d’identifier les opportunités de progrès et de proposer des solutions concrètes.
« De la singularité de chacun naît la richesse de nos équipes. »
A travers ses collaborateurs, la maison Chanel s’engage en faveur de la diversité. Convaincus que la diversité, sous toutes ses formes, enrichit notre environnement de travail, nous accueillons et considérons les talents de tous horizons.
Tout au long de votre expérience, vous serez immergé(e) dans un environnement dynamique, innovant et apprenant ; où la création et l’humain sont au cœur des préoccupations.