Werkstudent:in Executive Support (m/w/d)

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.

Als Werkstudent:in im Bereich Executive Support unterstützt Du die Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben im Tagesgeschäft.

Dein Arbeitsplatz befindet sich zentral im Empfangsbereich unseres Unternehmens. Dadurch bist Du nicht nur eine wichtige Unterstützung für die Geschäftsführung, sondern auch eine verbindende Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Bewerber:innen, Kund:innen, Geschäftspartnern und unserem Management.

Mit Deinem professionellen Auftreten, Deiner Serviceorientierung und Deinem Organisationstalent trägst Du maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesablauf, einer positiven Unternehmenskultur und einem professionellen Außenauftritt von CheckCars24 bei. Du erhältst spannende Einblicke in die Abläufe eines wachsenden Unternehmens und sammelst praktische Erfahrungen in den Bereichen Executive Support, Organisation, Kommunikation und Unternehmenssteuerung.

Das sind deine Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

• Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Du koordinierst Termine und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Du erstellst, pflegst und strukturierst Dokumente, Präsentationen, Auswertungen und Übersichten
• Du unterstützt bei der Organisation und Nachverfolgung von Projekten, Aufgaben und Wiedervorlagen
• Du behältst Fristen und offene Themen zuverlässig im Blick und sorgst für deren Nachverfolgung
• Du unterstützt bei der Organisation von Geschäftsreisen sowie internen und externen Terminen

Korrespondenz & Kommunikation

• Du unterstützt bei der Erstellung und Vorbereitung interner sowie externer Korrespondenz.
• Du koordinierst organisatorische Anfragen und sorgst für einen professionellen Informationsfluss
• Du kommunizierst serviceorientiert und verbindlich mit Mitarbeitenden, Kund:innen, Bewerber:innen und Geschäftspartnern
• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Protokollen und Präsentationen

Empfang & interne Schnittstellenfunktion

• Du bist erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Bewerber:innen, Kund:innen und Geschäftspartner
• Du sorgst für einen professionellen Empfang und repräsentierst CheckCars24 nach außen.
• Du fungierst als organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern
• Du unterstützt Kolleg:innen bei organisatorischen Anliegen und trägst zu einer positiven Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens bei
• Du behältst den Überblick über eingehende Anfragen und leitest diese zuverlässig an die richtigen Ansprechpartner weiter

Organisation & Administration

• Du unterstützt bei Recherchen, Dokumentationen und administrativen Prozessen
• Du bereitest Besprechungen, Workshops und Geschäftstermine organisatorisch vor
• Du führst Protokolle und bereitest Informationen strukturiert auf
• Du unterstützt bei der Umsetzung interner Projekte und organisatorischer Maßnahmen
• Du sorgst für eine strukturierte Dokumentenablage und unterstützt bei administrativen Sonderaufgaben

Vertrauensvoller Executive Support

• Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um
• Du arbeitest zuverlässig, diskret und sorgfältig in einem Umfeld mit hoher Vertrauensstellung
• Du unterstützt dabei, dass organisatorische Abläufe effizient und professionell umgesetzt werden
• Du vertrittst die Interessen des Unternehmens jederzeit professionell und verantwortungsbewusst

Das bringst Du mit

Fachlich

• Laufendes Studium an einer Hochschule oder Universität
• Erste praktische Erfahrungen im Assistenz-, Organisations-, Dienstleistungs-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Persönlich

Organisationstalent - Du behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick, arbeitest strukturiert und denkst lösungsorientiert.

Zuverlässigkeit & Pünktlichkeit - Auf Dich kann man sich verlassen. Du hältst Absprachen ein, erscheinst pünktlich und arbeitest mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein.

Serviceorientierung - Du hast Freude am Umgang mit Menschen, denkst mit und erkennst, wo Unterstützung benötigt wird. Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und Professionalität sind für Dich selbstverständlich.

Diskretion & Vertrauenswürdigkeit - Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und verstehst die besondere Vertrauensstellung einer Unterstützungsfunktion der Geschäftsführung.

Kommunikationsstärke - Du verfügst über sehr gute Umgangsformen, ein sicheres Auftreten und kommunizierst wertschätzend sowie professionell.

Hands-on-Mentalität - Du packst mit an, arbeitest pragmatisch und unterstützt dort, wo Deine Hilfe benötigt wird.

Professionelles Auftreten - Da Du regelmäßig mit internen und externen Ansprechpartnern in Kontakt stehst und den Empfang unseres Unternehmens besetzt, sind ein gepflegtes Erscheinungsbild, sehr gute Umgangsformen sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten für Dich selbstverständlich.

Sorgfalt & Qualitätsbewusstsein - Du arbeitest gewissenhaft, ordentlich und mit einem hohen Anspruch an die Qualität Deiner Arbeitsergebnisse.

• 20 Stunden pro Woche
• Idealerweise verteilt auf 3-5 Werktage
• Fester Arbeitsplatz in unserem Büro in Berlin-Charlottenburg
• Arbeitsplatz im zentralen Empfangsbereich des Unternehmens

Die Position ist bewusst als Präsenzrolle gestaltet. Durch die unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Deine Funktion als zentrale Ansprechperson vor Ort übernimmst Du eine wichtige Rolle für die Organisation und den täglichen Betrieb unseres Unternehmens.

Das bieten wir dir

• Direkte Einblicke in die Arbeit der Geschäftsführung
• Frühzeitige Übernahme von Verantwortung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit hoher Lernkurve
• Praktische Erfahrungen im Assistenz-, Organisations- und Managementumfeld
• Einblicke in strategische und operative Unternehmensentscheidungen
• Moderne Büroräume in Berlin-Charlottenburg
• Hochwertige Arbeitsausstattung
• Corporate Benefits und attraktive Mitarbeiterrabatte
• Ein motiviertes Team mit Humor, Ehrgeiz und Verantwortungsbewusstsein
• Entwicklungsperspektiven über das Studium hinaus

Wer gut zu uns passt

Du musst noch keine Expertin oder kein Experte im Executive Support sein.

Viel wichtiger ist uns, dass Du zuverlässig bist, professionell auftrittst, gerne Verantwortung übernimmst und Freude daran hast, andere durch gute Organisation zu unterstützen.

Du arbeitest sorgfältig, diskret und strukturiert, trittst verbindlich auf und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick. Wenn Du gerne organisierst, Menschen offen begegnest und als verbindende Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und externen Ansprechpartnern agieren möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Wir leben eine offene Kultur und setzen auf Persönlichkeit statt auf starre Konventionen. Unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Identität oder einer Behinderung freuen wir uns auf Menschen, die mit ihrer Haltung, ihrem Engagement, ihren Fähigkeiten und ihrer Persönlichkeit zu unserem Team passen.

Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess?

Unser Recruiting-Team freut sich auf Deine Nachricht unter:

[email protected].