HR Generalist Recruiting & Personaladministration (m/w/d)

Vollzeit | Berlin-Charlottenburg | Präsenz vor Ort

Gestalte mit uns eine professionelle Candidate und Employee Journey

Du möchtest Menschen für ein Unternehmen gewinnen und gleichzeitig dafür sorgen, dass die anschließenden Personalprozesse zuverlässig, strukturiert und professionell umgesetzt werden? Du arbeitest gerne mit Bewerbenden, Mitarbeitenden und Führungskräften zusammen und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick?

Dann bist du bei uns genau richtig.

Als HR Generalist Recruiting & Personaladministration (m/w/d) verbindest du Recruiting mit operativer Personalarbeit. Du begleitest Kandidat:innen vom ersten Kontakt bis zur Vertragsunterschrift und unterstützt unsere Mitarbeitenden anschließend entlang des gesamten Employee Lifecycles.

Dabei übernimmst du sowohl Verantwortung für eine professionelle Candidate Journey als auch für zuverlässige, rechtssichere und serviceorientierte HR-Prozesse.

Das sind deine Aufgaben

Recruiting und Candidate Journey

• Verantwortung für den gesamten Recruiting-Prozess von der Anforderungsaufnahme bis zur Vertragsunterschrift
• Abstimmung von Anforderungsprofilen mit den jeweiligen Führungskräften
• Erstellung und Veröffentlichung zielgruppengerechter Stellenanzeigen
• Auswahl geeigneter Recruiting-Kanäle
• Aktive Suche und Ansprache geeigneter Kandidat:innen
• Sichtung und strukturierte Vorauswahl eingehender Bewerbungen
• Durchführung von Telefoninterviews und digitalen Vorauswahlgesprächen
• Planung, Koordination und Begleitung persönlicher Vorstellungsgespräche
• Durchführung strukturierter Auswahlverfahren auf Basis kompetenzbasierter Gesprächsleitfäden
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften bei der Personalauswahl und Entscheidungsfindung
• Sicherstellung einer professionellen, wertschätzenden und verbindlichen Kommunikation mit allen Bewerbenden
• Steuerung und Überwachung der vorgesehenen Bearbeitungszeiten innerhalb der einzelnen Bewerbungsphasen
• Pflege des Bewerbermanagementsystems sowie Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Dokumentation
• Erstellung und Auswertung relevanter Recruiting-Kennzahlen
• Unterstützung bei Employer-Branding-Maßnahmen und weiteren Recruiting-Projekten
• Kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Recruiting-Prozesse, Standards und Auswahlmethoden

Personaladministration und Employee Lifecycle

• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen, Bescheinigungen, Zeugnissen und weiteren personalrelevanten Dokumenten
• Administrative Betreuung unserer Mitarbeitenden vom Eintritt bis zum Austritt
• Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten und digitalen Personalakten
• Sicherstellung der Vollständigkeit und Aktualität aller personalrelevanten Daten und Unterlagen
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen Personalfragen
• Organisation und Begleitung strukturierter Onboarding- und Offboarding-Prozesse
• Einholung, Prüfung und Verwaltung notwendiger Unterlagen für Neueinstellungen
• Vorbereitung und Bereitstellung abrechnungsrelevanter Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung
• Prüfung und Pflege von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlauben und Krankmeldungen
• Bearbeitung und Überwachung des elektronischen Arbeitsunfähigkeitsverfahrens
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit, Behörden und externen Dienstleistern
• Erstellung und Bearbeitung notwendiger Bescheinigungen, Meldungen und Auskünfte
• Überwachung personalrelevanter Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei Personalmaßnahmen sowie bei der Umsetzung organisatorischer Veränderungen
• Mitwirkung bei HR-Projekten und bei der Weiterentwicklung interner Prozesse, Vorlagen und Standards
• Sicherstellung eines sorgfältigen, vertraulichen und datenschutzkonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten

Arbeitszeit und Arbeitsort

• Vollzeit - Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr
• Arbeitsort: Berlin-Charlottenburg - Tätigkeit in Präsenz vor Ort

Als zentrale Ansprechperson für Bewerbende, Mitarbeitende und Führungskräfte bist du während unserer regulären Geschäftszeiten erreichbar und begleitest unsere operativen HR- und Recruiting-Prozesse aktiv im Tagesgeschäft.

Das bringst Du mit

Fachlich

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Personaldienstleistungskaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Alternativ ein abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Personal, Betriebswirtschaft, Wirtschaftspsychologie oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Einschlägige Berufserfahrung im Recruiting und in der Personaladministration
• Erfahrung in der Durchführung von Telefoninterviews und persönlichen Vorstellungsgesprächen
• Fähigkeit, Bewerbungsunterlagen strukturiert zu bewerten und fundierte Vorauswahlentscheidungen zu treffen
• Praktische Erfahrung bei der Erstellung personalrelevanter Dokumente
• Gute Kenntnisse arbeitsrechtlicher und personaladministrativer Grundlagen
• Grundkenntnisse im Sozialversicherungs- und Meldewesen
• Erfahrung in der Vorbereitung abrechnungsrelevanter Personaldaten
• Sicherer Umgang mit Bewerbermanagement- und Personalverwaltungssystemen
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Persönlich

Recruiting-Begeisterung und Menschenkenntnis

Du hast Freude daran, geeignete Talente zu identifizieren und Menschen mit den richtigen Aufgaben zusammenzubringen. Gleichzeitig triffst du deine Vorauswahl nicht nur nach persönlichem Eindruck, sondern anhand nachvollziehbarer Anforderungen und strukturierter Kriterien.

Struktur und Organisationstalent

Du behältst auch bei mehreren laufenden Vakanzen, administrativen Aufgaben und einzuhaltenden Fristen den Überblick. Du priorisierst zuverlässig und sorgst für transparente sowie nachvollziehbare Abläufe.

Serviceorientierung und Verbindlichkeit

Du verstehst HR als interne Dienstleistung. Bewerbende, Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten von dir zeitnah klare, professionelle und lösungsorientierte Rückmeldungen.

Sorgfalt und Qualitätsbewusstsein

Du arbeitest gewissenhaft, dokumentierst nachvollziehbar und stellst sicher, dass Daten, Verträge und Personalunterlagen vollständig und korrekt sind.

Kommunikationsstärke

Du kommunizierst klar, wertschätzend und verbindlich. Auch Absagen, Rückfragen oder anspruchsvolle Gespräche führst du professionell und mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl.

Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Der vertrauliche Umgang mit personenbezogenen Daten und sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Eigeninitiative und Umsetzungsstärke

Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und setzt vereinbarte Maßnahmen konsequent um. Du wartest nicht darauf, dass Probleme größer werden, sondern handelst vorausschauend.

Teamfähigkeit

Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen zusammen und verstehst dich als verbindende Schnittstelle zwischen Bewerbenden, Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Partnern.

Das bieten wir dir

• Unbefristeten Arbeitsvertrag
• Bis zu 30 Tage Urlaub
• Moderne Ausstattung mit MacBook und iPhone
• Strukturierte Einarbeitung und intensives Coaching
• Individuelles Mentoring
• Diverse, multikulturelle Teams und eine gelebte Du-Kultur
• Corporate Benefits und attraktive Mitarbeitervorteile
• Vielfältige Einblicke in Recruiting und sämtliche Bereiche des operativen Personalwesens
• Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
• Viel Gestaltungsspielraum für eigene Ideen und neue HR-Ansätze
• Moderne Arbeitsbedingungen und eine offene Unternehmenskultur
• Fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Die Möglichkeit, unsere Recruiting- und HR-Prozesse aktiv mitzugestalten

Wer gut zu uns passt

Wir suchen eine Person, die Recruiting und Personaladministration gleichermaßen ernst nimmt.

Du möchtest nicht nur Bewerbungen bearbeiten, sondern passende Mitarbeitende für unser Unternehmen gewinnen. Gleichzeitig ist dir bewusst, dass eine erfolgreiche Einstellung nicht mit der Vertragsunterschrift endet. Zu einer professionellen Candidate und Employee Journey gehören für dich auch ein strukturierter Start, vollständige Personalunterlagen, zuverlässige Prozesse und eine serviceorientierte Betreuung.

Du passt gut zu uns, wenn du Verantwortung übernimmst, verbindlich kommunizierst, sorgfältig arbeitest und Freude daran hast, sowohl mit Menschen als auch mit strukturierten administrativen Prozessen zu arbeiten.

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, gemeinsam mit dir die Zukunft von CheckCars24 zu gestalten.

Wir leben eine offene Kultur und setzen auf Persönlichkeit statt auf starre Konventionen. Unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Identität oder einer Behinderung freuen wir uns auf Menschen, die mit ihrer Haltung, ihrem Engagement und ihrer Persönlichkeit zu unserem Team passen.

Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess?

Unser Recruiting-Team freut sich auf deine Nachricht unter: [email protected]