Technicien(ne) en administration

À titre de Technicien administratif, vous soutiendrez le Directeur de la maintenance en effectuant l’ensemble des tâches administratives et financières pour le département de la maintenance au Chantier Davie. Le titulaire du poste est principalement responsable de la gestion de la facturation, du suivi budgétaire, ainsi que du soutien logistique aux chargés de projet pour l’accueil, la gestion des accès et la coordination des consultants externes sur le chantier. plus précisément, vous devrez:

• Assurer le suivi de la réception, valider et codifier les factures des fournisseurs et sous-traitants pour approbation.

• Supporter les chargés de projet dans le suivi de leurs coûts et mettre à jour les budgets du département de la maintenance.

• Prendre en charge les demandes d’accès et les formalités de sécurité pour les consultants externes sur le chantier.

• Agir comme point de contact pour les consultants, effectuer le suivi des contrats et relancer pour l'obtention des livrables.

• Effectuer la saisie de données dans les systèmes administratifs du département et le logiciel de gestion de temps (Kronos).

• Produire les rapports hebdomadaires et mensuels sur l'état des dépenses et des budgets pour la direction.

• Commander les fournitures de bureau ainsi que les équipements de protection individuelle (ÉPI) pour l'équipe.

• Classer et archiver les documents administratifs ainsi que les contrats sur le réseau interne.

• Accomplir toute autre tâche connexe compatible avec la fonction à la demande du supérieur.

• Assurer le suivi des formations échues et à renouveler pour les travailleurs syndiqués et les cadres.

• Tenir à jour le fichier de suivi des vacances pour le personnel cadre.

Qualifications

• Avoir complété un cours en technique administrative, ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente;

• Avoir 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire;

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel- niveau avancé, Word- niveau intermédiaire)

• À l’aise avec les outils informatiques et technologiques;

• À l’aise dans la saisie de données et aimer les tâches cléricales et répétitives;

• Faire preuve de discrétion, d’organisation et de ponctualité;

• Capacité à travailler en équipe et coopérer dans l’atteinte des objectifs;

• Bilinguisme, un atout.