Stagiaire en Gestion Documentaire (Document Controller)

Egis Guinée recherche une personne stagiaire pour un poste de Document Controller, basé à Conakry, plus précisément à Dixinn, en Guinée. La mission consiste à soutenir la gestion documentaire des projets d’ingénierie de l’entreprise.

Egis Guinée est une filiale du groupe international Egis. Elle intervient dans la conception, le contrôle et la supervision de projets d’infrastructures et de bâtiments. Sous la responsabilité du Document Controller ou du Chef de projet, la personne stagiaire participera à la circulation, à la traçabilité et à l’archivage des documents techniques et administratifs des projets.

• Répertorier, coder et classer les documents de projet, notamment les plans, rapports, correspondances et procès-verbaux, selon les procédures établies.
• Assurer la mise à jour du registre documentaire : index, listes de diffusion et suivi des révisions.
• Transmettre les documents aux parties concernées, telles que le client, les entreprises et les équipes internes, et suivre les envois.
• Veiller au bon déroulement des circuits de validation et effectuer des relances auprès des intervenants en cas de retard.
• Vérifier que les documents reçus respectent les exigences de format, de codification, d’indice de révision et de signatures.
• Classer et conserver les documents en version papier et électronique, tout en facilitant leur recherche.
• Concevoir des tableaux de bord pour le suivi documentaire de l’équipe projet.

• Être étudiant(e) ou jeune diplômé(e) de niveau Bac+2 à Bac+4 en gestion documentaire, archivistique, assistanat de direction, gestion de projet ou génie civil.
• Une première expérience en gestion documentaire ou en secrétariat technique, acquise lors d’un stage ou d’un projet académique, constitue un avantage.
• Expérience mentionnée : 2 à 3 ans.

• Bonne utilisation de la suite Office, en particulier Excel et Word.
• La connaissance d’un outil de gestion électronique des documents (GED) est appréciée.
• Notions des règles de codification et de gestion des révisions documentaires.
• Capacité à communiquer correctement à l’écrit comme à l’oral en français ; l’anglais constitue un atout.

• Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’attention aux détails.
• Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion.