Administrative Assistant Backoffice

Functiebeschrijving

De administratief assistent staat in voor de administratieve ondersteuning van het ‘Back Office ’van de Heads of Group'. Hij/zij zorgt hiervoor onder de leiding van de assistente van de CEO. De functie vraagt respect voor vertrouwelijkheid, discretie, organisatietalent en collegialiteit.

Als administratieve kracht zijn jouw belangrijkste taken:

• Voorbereiden en verzamelen van de documenten/presentaties/briefings die nodig zijn voor de vergaderingen van de Heads of Group;
• Ondersteuning verlenen bij de voorbereiding van seminaries/reizen;
• Ondersteuning verlenen bij het organiseren van evenementen en helpen bij het efficiënt beheer ervan zodat ze vlot verlopen;
• Het nodige doen om de vergaderingen vlot te laten verlopen (logistiek, catering, diverse externe bestellingen), instaan voor het onthaal van de bezoekers, enz.;
• Voortdurend updaten van de professionele en privé-contacten van de Heads of Group en van hun professionele verplaatsingen;
• Behandelen en beheren van de interne en externe briefwisseling van de Heads of Group,
• Verwerken, beheren en opvolgen van de bestellingen en facturen m.b.t. de Heads of Group (goede kennis van SAP, Fiori en Edoc );
• Archiveren en klasseren van officiële/vertrouwelijke documenten.

Jouw profiel

• Gewenste basisopleiding: Secretariaat
• Gewenste ervaring: administratieve en multidisciplinaire vaardigheden
• In staat zijn om vlot te werken zowel in het Frans als het Nederlands. Kennis van het Engels is een belangrijke troef.
• Kennis van PPT, XLS, Word, Outlook, SAP, Edoc , enz.
• Persoonlijke kwaliteiten: discretie, vertrouwelijkheid respecteren, collegialiteit, teamspirit, communicatie, organisatie, bereid zijn om zijn/haar vaardigheden verder te ontwikkelen.

Aanbod

• Salaris: Competitief loonpakket, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, maaltijdcheques (€10 per werkdag), bonus op basis van collectieve resultaten.
• Verzekering: Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, terugbetaling ambulante zorgen voor het gezin.
• Vakantie: Je hebt recht op 20 verlofdagen en 13 compensatieverlofdagen.
• Sociaal fonds: Eindejaarcheques, premie voor geboorte en huwelijk, en bij de aanschaf van een bril, gebitsprothese of andere medische behoeften vergoeden we een deel van de kosten.
• Communicatie: Je ontvangt een iPhone met abonnement (ook voor privégebruik) en laptop.
• Kortingen: Je geniet 30% korting op je gas- en elektriciteitsrekening.
• Mobiliteit: We bieden je een abonnement voor openbaar vervoer of tussenkomst woon-werkverkeer als een sociaal abonnement (66% van de kostprijs van een maandelijks treinabonnement tweede klasse).
• Elia aandelen: Elia biedt je de mogelijkheid om op aandelen in te schrijven met een korting van 16.66% op de gemiddelde koers van het aandeel.

Locatie

Keizerslaan 20, 1000 Brussel (vlak bij het Centraal Station)

Homeworking policy