EXECUTIVE ASSISTANT DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (M/W/D)

Unsere Unternehmensgruppe zählt zu den führenden Kommunikationshäusern der Immobilienbranche im DACH-Raum. Unter unserem Dach vereinen wir die epmedia Werbeagentur, das Cachalot Media House, das internationale Immobilienmagazin BELLEVUE sowie weitere innovative Medien- und Eventformate. Wir gestalten Inhalte, Netzwerke und Plattformen für Entscheidungsträger:innen der Immobilienwirtschaft - mit hohem Anspruch und kreativer Energie.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit (m/w/d), die unsere Geschäftsführerin in sämtlichen organisatorischen, kommunikativen und projektbezogenen Aufgaben unterstützt.

Aufgaben

Du arbeitest eng mit der Eigentümerin und Geschäftsführerin und bist für alle Unternehmen der Gruppe tätig. Deine Aufgaben sind vielseitig und verantwortungsvoll:

• Organisation & Kommunikation: - Terminkoordination mit Geschäftspartner:innen, Kund:innen und internen Teams - Terminbegleitung und selbstständige Kundenbetreuung - Organisation und Protokollierung von internen und externen Meetings - Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für Besprechungen
• Projektmanagement & Budgetkoordination - Unterstützung bei Projektplanung, -umsetzung und -controlling - Mitarbeit bei der Erstellung und Überwachung von Budgets - Koordination von Agentur- und Verlagsprojekten sowie Eigenveranstaltungen
• Administration & Office Management - Reisemanagement (GF & Team, inkl. Messeorganisation: EXPO REAL, MIPIM, MAPIC) - Einholung von Angeboten, Angebotserstellung und Produktionsüberwachung - Betreuung von Kooperationsverträgen und Verrechnungstätigkeiten
• Event- & Kundenbetreuung - Organisation von Firmenevents (z. B. Sales Offsite, Weihnachtsfeier, Private Dinners) - Mitarbeit im Eventteam bei Netzwerkveranstaltungen der Immobilienbranche
• Persönliche Assistenz - Unterstützung der Geschäftsführerin im Tagesgeschäft - Eigenverantwortliche Umsetzung von Sonderprojekten - Kommunikation auf Geschäftsführungsebene

Qualifikation

• Erfahrung in Assistenz, Projektmanagement, Marketing oder vergleichbaren Bereichen
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise, hohe Verlässlichkeit
• Freude an Organisation, Kommunikation und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Versierter Umgang mit MS Office (v.a. Outlook, Excel, PowerPoint)
• Keine Scheu vor direktem Kundenkontakt - auch am Telefon
• Interesse an Immobilienwirtschaft, Medien und B2B-Kommunikation von Vorteil
• Interesse an KI und neuen Medien
• Führerschein B; Reisebereitschaft (gelegentlich)

Benefits

• Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Einblicke und Zugang zum wichtigsten Netzwerk der Immobilienbranche im DACH-Raum
• Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für Eigeninitiative mit flexibler Zeiteinteilung
• Ein motiviertes, kreatives Team und eine moderne, wertschätzende Arbeitskultur
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit und Mitarbeiter-Benefits (Sodexo-Gutscheine, Events u.v.m.)
• Fixanstellung mit einem Bruttojahresgehalt ab € 38.000,- (Vollzeit) - Überbezahlung je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich möglich
• Arbeiten in einer lockeren, freundschaftlichen Umgebung in einem jungendlichen, technikaffinen, zukunftsorientierten Team
• Jahreskarte Wiener Linien
• Pluxee-Gutscheine (Essens-Zuschuss)

Wir freuen uns auf deine vollständige Bewerbung mit Lebenslauf, Foto und einer kurzen Info zu deiner Ausbildung, bisherigen Stationen, Gehaltsvorstellung und gerne auch deinen Hobbies.