Assistente de Diretoria Sênior

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Assistente de Diretoria Sênior

Objetivo da Posição

Prestar suporte executivo de alta complexidade à liderança, atuando como parceira estratégica na gestão da rotina executiva e contribuindo para a eficiência organizacional.

A posição é responsável por antecipar necessidades, estabelecer prioridades, conectar stakeholders e coordenar agendas, reuniões, fóruns de liderança, viagens, eventos e processos administrativos, garantindo excelência na execução, confidencialidade e alinhamento às prioridades do negócio.

Gestão estratégica da agenda executiva

• Gerenciar agendas complexas e dinâmicas, considerando prioridades estratégicas, urgência e impacto para o negócio.
• Antecipar conflitos e necessidades de preparação, propondo alternativas e soluções.
• Coordenar agendas envolvendo diferentes níveis de liderança, áreas, países e fusos horários.
• Assegurar equilíbrio entre compromissos operacionais, reuniões estratégicas e momentos de planejamento da liderança.

Suporte executivo à liderança

• Atuar como ponto de apoio e interface entre a liderança e stakeholders internos e externos.
• Antecipar necessidades e assegurar que informações, materiais e recursos estejam disponíveis para compromissos relevantes.
• Acompanhar prioridades, pendências, decisões e follow-ups.
• Administrar informações confidenciais com elevado nível de discrição e responsabilidade.

Reuniões e fóruns de liderança

• Coordenar reuniões executivas, Boards, Leadership Forums e outros fóruns estratégicos.
• Organizar agendas, participantes, materiais, apresentações e logística.
• Acompanhar cronogramas, entregas e preparação dos stakeholders envolvidos.
• Apoiar o registro e acompanhamento de decisões e ações decorrentes das reuniões.
• Assegurar a preparação e execução adequada dos fóruns de liderança.

Comunicação executiva

• Elaborar, revisar e coordenar comunicações executivas, convites, apresentações e materiais.
• Adaptar linguagem e abordagem de acordo com o público e nível de liderança.
• Apoiar comunicações em português e inglês.
• Garantir clareza, objetividade e consistência nas interações da liderança.

Gestão de viagens e logística executiva

• Planejar e coordenar viagens nacionais e internacionais.
• Gerenciar passagens, hospedagens, transfers, agendas locais e demais necessidades logísticas.
• Antecipar riscos e administrar alterações ou contingências durante viagens.
• Coordenar viagens e visitas envolvendo executivos e stakeholders internos ou externos.

Eventos e visitas executivas

• Apoiar o planejamento e execução de eventos, reuniões presenciais e visitas de liderança.
• Coordenar fornecedores, espaços, hospedagem, transporte e necessidades dos participantes.
• Garantir execução consistente com os padrões corporativos e com as necessidades da liderança.

Gestão administrativa e financeira

• Coordenar processos relacionados a despesas, cartões corporativos, fornecedores, pagamentos e aprovações.
• Assegurar aderência às políticas e procedimentos internos.
• Manter controles e documentação necessários para compliance e auditoria.

Gestão de stakeholders

• Construir relacionamentos de confiança com lideranças, assistentes executivos e áreas parceiras.
• Facilitar comunicação e alinhamento entre diferentes áreas e níveis organizacionais.
• Atuar de maneira colaborativa, diplomática e orientada à solução.

Melhoria contínua e produtividade

• Identificar oportunidades de simplificação e melhoria de processos administrativos e executivos.
• Desenvolver controles, indicadores, dashboards e mecanismos de acompanhamento.
• Utilizar ferramentas digitais e de inteligência artificial, incluindo Microsoft 365 e Copilot, para aumentar produtividade e eficiência.
• Padronizar boas práticas, compartilhar conhecimento e apoiar o desenvolvimento de profissionais menos experientes.
• Propor novas formas de trabalho que aumentem a eficiência e a qualidade do suporte executivo.

Competências

• Comunicação executiva.
• Gestão de despesas e processos administrativos.
• Gestão de stakeholders.
• Domínio de Microsoft Outlook, Teams, Excel e PowerPoint.
• Utilização de Microsoft Copilot e outras ferramentas de produtividade.
• Inglês para ambiente corporativo.
• Excelente organização e gestão de prioridades.
• Autonomia e senso de responsabilidade.
• Discrição e confidencialidade.
• Comunicação clara, assertiva e diplomática.
• Capacidade de relacionamento e influência.
• Resolução de problemas.
• Flexibilidade e resiliência.
• Mentalidade de melhoria contínua.

Required Skills:

Preferred Skills: