Guest Relations Officer

JOB SUMMARY

Reporting to the Sales Manager, the incumbent will work at the Sales Gallery and receive guests arriving to attend the sales preview. He / She will also be responsible for guest check-in, customer service, guest confirmation, gift distribution, reporting, ensuring that effective costs measures are maintained as well as administrative duties.

JOB SPECIFIC TASKS

• Promote good working relationships between the Sales Gallery and all other departments, ensuring clear lines of communication are maintained.
• Lead by example by maintaining high standards and professional leadership, inspire, motivate and be an active hands-on participant.
• Assist the Sales Manager in the overall efficient operation of the Sales Gallery as well as generation of reports.
• Respond to and manage in a timely manner any guest concerns or complaints in conjunction with any relevant departments i.e. Marketing, Customer Delivery.
• Ensure all guests are greeted and registered in a timely manner, and that all gallery administrative support associates provide the highest level of guest service in their interaction with tour guests at all times.
• Ensure that all cash operation accounts are regularly checked and audited and any discrepancies are immediately reported to the Finance department and Sales Manager.
• Ensure that Sales Gallery facilities, property and assets are maintained to a high standard at all times.
• Manage vouchers' count and inventories.
• Managing inventories and ordering and invoices of items in Gallery.
• Closing of manifest in OTM.
• In charge of line order.
• Completing reports required for sales operations.

• Perform other duties as requested.

CANDIDATE PROFILE

Preferred Education and Experience

• Bachelor's degree holder preferred and/or minimum of two (2) years of related experience(e.g. Assistant, Administration).
• Experience working as a team assistant/coordinator for sales/marketing team in a small to medium companies.
• Experience working in multinational companies and using English in business occasion.

Required Qualifications

• Proficiency in communicating, reading and writing in Japanese and English.
• Proficiency in the use of IT skills (e.g. Outlook, Teams, Excel, PowerPoint, and Word).
• Ability to manage multiple priorities and be a self-starter.
• Excellenttime management, organizingskills and attention to details.

Willing To:

• Work closely with PD, DOS and DOM.
• Liaise with Sales, Marketing, HR, and other relevant departments.
• Provide translation services.
• Occasionally dealing with customer enquiries, vendors, partners, or other relevant contacts.
• Support M&S management on projects and ad hoc tasks.
• Be flexible work schedule depends onbusiness needs(e.g. visitor visit).

職務概要 (JOB SUMMARY)

セールスマネージャーの直属の下、セールスギャラリーにて勤務し、セールスプレビューに来場するゲストの受付を担当します。加えて、ゲストのチェックイン、カスタマーサービス、来場確認、ギフト配布、レポート作成、コスト管理の徹底、ならびに各種事務業務を担います。

職務内容 (JOB SPECIFIC TASKS)

• セールスギャラリーと他部門との良好な関係を促進し、明確なコミュニケーションラインを維持する。
• 高い基準とプロフェッショナルなリーダーシップを維持し、模範を示し、チームを鼓舞・動機付けし、積極的に業務に参加する。
• セールスマネージャーを補佐し、セールスギャラリーの効率的な運営およびレポート作成を支援する。
• マーケティング、カスタマーデリバリーなど関連部門と連携し、ゲストからの懸念や苦情に迅速に対応・管理する。

すべてのゲストが迅速に迎え入れられ、登録されるようにし、ギャラリーの事務サポート担当者が常に最高水準のサービスを提供することを確保する。

• 現金取引口座を定期的に確認・監査し、不一致があれば直ちに財務部門およびセールスマネージャーに報告する。
• セールスギャラリーの施設、資産を常に高水準で維持する。
• バウチャーのカウントおよび在庫管理を行う。
• ギャラリー内の在庫管理、発注、請求書処理を行う。
• OTMにおけるマニフェストのクローズ業務を行う。
• ラインオーダーを担当する。
• 営業業務に必要なレポートを作成する。
• その他、必要に応じて指示された業務を遂行する。

応募者プロフィール (CANDIDATE PROFILE)

望ましい学歴・経験

• 学士号取得者が望ましい、または関連業務（アシスタント、事務職など）で2年以上の経験。
• 中小規模企業における営業／マーケティングチームのアシスタント／コーディネーター経験。
• 多国籍企業での勤務経験およびビジネス場面での英語使用経験。

必須資格

• 日本語および英語でのコミュニケーション、読解、文書作成能力。
• ITスキル（Outlook、Teams、Excel、PowerPoint、Word）の習熟。
• 複数の業務を管理できる能力、自発的に業務を進める姿勢。
• 優れたタイムマネジメント、整理能力、細部への注意力。

求める姿勢

• PD、DOS、DOMと密接に連携して業務を行う。
• 営業、マーケティング、人事、その他関連部門と連携する。 • 翻訳業務を提供する。 • 顧客からの問い合わせ、ベンダー、パートナー、その他関係者への対応を行う場合がある。 • M&Sマネジメントのプロジェクトや臨時業務をサポートする。 • ビジネスニーズ（例：来訪者対応）に応じて柔軟な勤務スケジュールに対応する。

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