Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Aufgaben

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf unseres Head Offices in München und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen
• Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern
• Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs
• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen
• Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse
• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Profilanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Warum wir?

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum
• Attraktiver Arbeitsplatz in einer krisenfesten Zukunftsbranche in einem stark aufgestellten und dynamisch wachsenden Gesundheitsunternehmen
• Kollegiale und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien: kurze Entscheidungswege, enger Austausch mit dem Management, im Team und Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Leistungsgerechte und attraktive Vergütung
• Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität: 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten
• Weitere Benefits: Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss

Einsatzort

Art Deco Palais an der Hackerbrücke

Anwesenheit vor Ort, Homeoffice nur in Ausnahmefällen