Executive Assistant (m/w/d)
Confirmed on the employer's own hiring board on Nov 5, 2026. First seen by Alion on Nov 4, 2026.
100% Remote / vor Ort Hamburg - Freiberuflich / Festangestellt - 25-40h/Woche
Über ProviPanda
ProviPanda ist ein wachsendes HR-Tech-Startup und die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Unser Team aus 15 Mitarbeitenden arbeitet daran, den Sales-HR-Markt zu revolutionieren und neu zu denken.
Deine Aufgaben
Operations & Executive Support
Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Organisation, Koordination, Follow-ups
Du behältst Prozesse, Deadlines und To-dos im Blick und treibst sie voran
Du bist Ansprechpartnerin für das Team und hilfst, interne Abläufe zu verbessern und zu automatisieren
HR-Support
Du betreust Onboardings und Offboardings von der Vertragsvorbereitung bis zur Zugangsverwaltung
Du pflegst Personalakten und Mitarbeiterdaten
Du unterstützt im Recruiting-Prozess, etwa bei Terminen und Bewerberkommunikation
Vorbereitende Buchhaltung
Du bereitest die laufende Buchhaltung vor: Belege sortieren, zuordnen und prüfen
Du verwaltest Ausgaben und Karten in Moss
Du bereitest Daten für die Steuerberatung und die DATEV-Übergabe auf
Das bringst du mit
Erste Berufserfahrung als Assistenz, in Operations, Office Management oder einer ähnlichen Rolle
Praktische Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung und HR-Themen, du hast beides schon gemacht
DATEV ist für dich kein Fremdwort, Moss und Slack kennst du oder findest dich schnell zurecht
Technische Affinität: Du arbeitest gern mit digitalen Tools und denkst in Prozessen
Eine sehr hohe Auffassungsgabe und eine eigenständige, strukturierte Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch ist ein Plus
Das bieten wir dir
Eine verantwortungsvolle Rolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung
Viel Gestaltungsspielraum in einem schnell wachsenden Unternehmen
Flexibles Modell: Freelance mit 30 Std./Woche oder Festanstellung mit 30-40 Std./Woche
Kurze Entscheidungswege, ein dynamisches Team und echte Entwicklungsmöglichkeiten
Start ab sofort
Interesse?
Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Sätze dazu, warum du genau die/der Richtige bist. Gib bitte auch an, ob du als Freelancerin oder in Festanstellung starten möchtest und wann du anfangen kannst.