Руководитель администраторов

PSYONCLINIC - сеть клиник профессиональной психотерапии в Екатеринбурге, Тюмени и Санкт-Петербурге. Мы помогаем людям получать профессиональную помощь в атмосфере доверия, уважения и безопасности.

Для клиента клиника - это не только консультация специалиста. Его опыт начинается с того, как его встретили, насколько быстро помогли с организационным вопросом, правильно ли оформили документы, не пришлось ли ему повторять одну и ту же информацию и насколько спокойно и понятно прошёл его визит.

За эту часть клиентского опыта отвечают наши администраторы.

Нам нужен не просто контролёр. Нам нужен руководитель, который видит систему целиком: люди → процессы → сервис → документы → цифры → результат.

Ваша команда и зона ответственности

В управлении - команда из 6 администраторов клиники PSYONCLINIC Екатеринбург.

Администраторы отвечают за ежедневную работу клиники: встречу клиентов, организацию визитов, работу с расписанием специалистов, оформление документов, расчёты, работу в МИС и CRM, взаимодействие с кураторами и специалистами, а также за то, чтобы в течение рабочего дня клиника функционировала без сбоев.

Ваша задача - сделать так, чтобы административная команда работала предсказуемо и самостоятельно, а руководителю не приходилось ежедневно вручную решать операционные вопросы.

Вы отвечаете за то, чтобы:

• на каждой смене был необходимый состав сотрудников;
• задачи между администраторами распределялись понятно;
• процессы выполнялись одинаково независимо от конкретного сотрудника;
• документы и расчёты оформлялись корректно;
• информация в МИС и CRM была полной и достоверной;
• специалисты получали необходимую административную поддержку;
• клиент получал качественный сервис;
• проблемы не просто фиксировались, а устранялись системно.

Что предстоит делать

Управлять работой административной команды

- Планировать графики, смены и замещения, обеспечивать бесперебойную работу клиник.

- Распределять зоны ответственности и контролировать выполнение задач.

- Следить за соблюдением стандартов работы администратора в течение всей смены.

- Контролировать передачу незавершённых вопросов между сменами.

- Разбирать сложные и нестандартные ситуации с клиентами, специалистами и внутри команды.

- Быть точкой эскалации в ситуациях, которые администратор не может решить самостоятельно.

- Контролировать, чтобы важные задачи не терялись между сотрудниками, сменами и подразделениями.

Развивать администраторов

- Проводить регулярные встречи с командой, разбирать текущие вопросы и определять приоритеты.

- Проводить индивидуальные встречи и давать сотрудникам понятную обратную связь.

- Развивать самостоятельность администраторов: сотрудник должен понимать не только что сделать, но и почему это необходимо.

- Контролировать адаптацию новых сотрудников и качество прохождения испытательного срока.

- Формировать и поддерживать стандарты работы административного состава.

- Формировать культуру взаимопомощи и ответственности за общий результат.

- Контролировать, как клиент проходит путь от входа в клинику до завершения визита.

- Следить за качеством встречи, навигации, информирования и организационного сопровождения клиента.

- Анализировать причины клиентских жалоб, конфликтов и повторных обращений.

- Разбирать ошибки не в формате поиска виноватого, а с вопросом: почему система позволила этой ошибке произойти и что нужно изменить, чтобы она не повторилась.

- Контролировать кассовую дисциплину, оплаты, возвраты и другие финансовые операции в зоне ответственности администраторов.

- Следить за корректностью данных в МИС, CRM и других рабочих системах.

- Контролировать выполнение внутренних регламентов и чек-листов.

- Организовывать регулярный контроль архивов и документации.

- Выстраивать понятную систему передачи дел, задач и информации между сменами и сотрудниками.

Вам предстоит выстраивать взаимодействие:

администраторы ↔ кураторы ↔ специалисты ↔ руководители ↔ бухгалтерия ↔ IT ↔ маркетинг.

- Устранять ситуации, когда задача «зависает» между несколькими ответственными.

- Фиксировать проблемы и доводить их до решения.

- Следить, чтобы новые правила действительно внедрялись в ежедневную работу, а не оставались сообщением в рабочем чате.

Развивать процессы и автоматизацию

Мы не хотим строить административную работу на бесконечном ручном контроле.

Поэтому отдельная задача руководителя - постепенно делать процессы проще, понятнее и менее зависимыми от человеческого фактора.

- Находить повторяющиеся действия, лишние операции и точки, где чаще всего возникают ошибки.

- Анализировать, какие задачи можно автоматизировать.

- Использовать CRM, МИС, таблицы, чек-листы и другие инструменты для системного контроля.

- Участвовать во внедрении автоматических уведомлений, контроля задач, отчётности и других инструментов.

- Использовать ИИ там, где он действительно помогает ускорить работу и снизить количество ошибок.

- Формулировать задачи IT-команде: какую проблему решаем, как должен работать процесс и какой результат считаем успешным.

- Обучать команду новым инструментам и контролировать их использование.

- Проверять результат внедрения: стало ли быстрее, проще, надёжнее и меньше ли ошибок.

Управлять показателями

Руководитель административного состава должен понимать не только, что происходит, но и почему это происходит.

В зоне внимания:

- загрузка и эффективность административной команды;

- соблюдение графиков и стандартов работы;

- количество и причины административных ошибок;

- клиентские жалобы и обращения;

- качество ведения МИС/CRM;

- корректность документов;

- финансовая и кассовая дисциплина;

- соблюдение внутренних регламентов;

- выполнение задач и сроков;

- показатели, связанные с качеством клиентского сервиса.

Важно не просто собирать цифры, а использовать их для управления:

увидели проблему → нашли причину → определили решение → внедрили → проверили результат.

Какой человек нам нужен

Вы умеете одновременно видеть людей, процессы и результат.

Вам интересно разобраться, почему сотрудники регулярно сталкиваются с одной и той же проблемой, и не ограничиваться напоминанием «делайте внимательнее».

Вы ищете причину, меняете процесс, обучаете команду и проверяете, исчезла ли проблема.

Ваш привычный алгоритм:

заметить проблему → разобраться в причине → предложить решение → внедрить → обучить команду → проконтролировать → оценить результат.

Опыт в медицине, клиниках, стоматологии, косметологии или другом сервисном бизнесе будет преимуществом.

Что для нас важно

Администратор - один из главных людей, с которыми клиент взаимодействует непосредственно в клинике.

Поэтому мы ожидаем от руководителя административного состава не только дисциплины и контроля, но и понимания смысла этой работы.

Мы хотим, чтобы клиент чувствовал:

«Меня здесь ждали. Мне всё понятно. Обо мне позаботились. Здесь всё организовано».

При этом бережный сервис не означает отсутствие требований.

Мы за сочетание:

человечности + порядка + ответственности + высоких стандартов.

В нашей работе важны конфиденциальность, точность, соблюдение регламентов и передача медицинских вопросов специалистам.

Что предлагаем

- Доход 70 000-130 000 ₽: фиксированная часть и премия по KPI. Конкретные условия зависят от опыта, компетенций и согласованного объёма ответственности.

- График 5/2, работа в Екатеринбурге. Возможность подключения к отдельным срочным ситуациям обсуждается заранее.

- Команду администраторов и возможность непосредственно влиять на её развитие.

- Возможность самостоятельно менять административные процессы, если вы видите более эффективное решение.

- Доступ к внутренним материалам, регламентам и инструментам клиники.

Формат сотрудничества, условия оплаты и KPI обсуждаем до начала работы.

Как откликнуться

В сопроводительном письме коротко расскажите:

Какой административной или сервисной командой вы управляли и какую проблему в её работе вам удалось системно решить?

Расскажите в формате:

какая была проблема → что сделали лично вы → как внедряли решение → что изменилось после внедрения.

Нам интересен не только масштаб вашей команды, но и то, как вы думаете и управляете.

Если вам близки системность, самостоятельность, развитие людей и желание сделать сервис действительно сильным - будем рады познакомиться!