Logistics Coordinator

BUT DU POSTE :

Sous la supervision du Supply Chain Manager Zone, le Coordinateur Logistique Zone assure la coordination quotidienne des activités logistiques, notamment la gestion des stocks et entrepôts, le transport, la flotte, les actifs, les installations et la conformité opérationnelle. Il veille à la bonne application des procédures organisationnelles, fournit un appui technique aux équipes terrain et contribue à l'amélioration continue de la performance de la chaîne d'approvisionnement afin de soutenir efficacement les objectifs programmatiques de Save the Children.

ETENDUE DU POSTE :

Reporte à : Supply Chain manager ou son remplaçant

Direct Reports:

Indirect : Head of Supply Chain

Employés devant reporter à cette position : Fleet & Asset Officer, Warehouse Officers

Direct : 2

Responsabilités Budgétaires : Aucun

Dimensions du rôle : RAS

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Stratégies

• Gestion des entrepôts (médicaux et non médicaux)

• Garantir la mise en place de tous les outils et procédures de gestion indispensables pour éviter les pertes (expirations, dommages liés à de mauvaises conditions de stockage, non-respect des températures de stockage) et les surstocks,
• Superviser l’ensemble des opérations d’entreposage afin de garantir le respect des procédures et standards de Save the Children.
• Assurer l’exactitude des stocks par le suivi régulier des mouvements et la réconciliation des données physiques et informatiques.
• Veiller à la bonne gestion des produits médicaux et non médicaux, notamment le respect des conditions de stockage et des dates de péremption.
• Organiser et contrôler les inventaires périodiques, analyser les écarts et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
• Encadrer les Officiers Entrepôt et renforcer leurs capacités pour garantir une gestion efficace des magasins.

• Gestion de la flotte et du transport,

• Coordonner les activités de flotte et de transport afin d’assurer un soutien efficace aux opérations et aux programmes.
• Superviser la planification et l’utilisation des véhicules pour optimiser les ressources et réduire les coûts.
• Veiller à la conformité des opérations de flotte, notamment le suivi des carburants, carnets de bord et documents des véhicules.
• Assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective des véhicules afin de garantir leur disponibilité et leur sécurité.
• Encadrer l’Officier Flotte et Transport et assurer le respect des procédures organisationnelles.

• Gestion des Assets (Immobilisations)

• Superviser l’enregistrement, le suivi et la mise à jour de tous les actifs du bureau de l’Ituri conformément aux procédures en vigueur.
• Assurer la traçabilité des actifs à travers un étiquetage adéquat et une tenue à jour du registre des immobilisations dans le système e-Asset.
• Organiser et contrôler les inventaires physiques périodiques des actifs ainsi que la réconciliation avec les registres.
• Veiller à la bonne gestion des mouvements, transferts, affectations et mises au rebut des actifs.
• Encadrer l’Officier Assets et soutenir le renforcement de ses compétences techniques.

• Management et coordination logistique

• Superviser, encadrer et évaluer les performances des Officiers Entrepôt, Flotte/Transport et Assets.
• Assurer la planification, le suivi et la coordination des activités logistiques de la zone en collaboration avec les autres départements.
• Produire et analyser les rapports logistiques périodiques et formuler des recommandations d’amélioration.
• Veiller au respect des politiques de conformité, de contrôle interne, de gestion des risques et de prévention de la fraude.
• Appuyer le Supply Chain Manager dans la mise en œuvre des stratégies logistiques et l’amélioration continue des performances de la chaîne d’approvisionnement.

Cette liste de responsabilités n’est pas limitative. Le titulaire du poste pourra se voir confier toute autre tâche compatible avec son profil et ses compétences, en fonction des besoins de l’organisation.

QUALIFICATIONS

• Être détenteur d’un Minimum Bac + 5 ans en gestion logistique ; sciences économiques et des gestions, ou domaines connexes et / ou Chartered Institute of Purchasing & Supply (CIPS) ou expérience équivalente ou évolutive

EXPERIENCE ET COMPETENCES

Essentielles

• Minimum de 6 années d’expérience professionnelle pertinente en logistique, idéalement au sein d’une ONG internationale ou d’un programme de développement, avec une expertise avérée en gestion de flotte, entreposage, gestion des stocks (y compris les produits médicaux), ainsi qu’en gestion des fournisseurs et prestataires de services.
• Solide expérience dans la planification, la coordination et la mise en œuvre des opérations logistiques dans des environnements complexes et exigeants.
• Bonne connaissance des politiques, procédures et exigences de conformité des ONG et des bailleurs de fonds relatives à la gestion logistique et à la chaîne d’approvisionnement.
• Excellentes compétences en gestion d’équipe, avec une capacité démontrée à encadrer, développer les compétences du personnel et assurer la redevabilité des membres de l’équipe vis-à-vis de leurs objectifs.
• Capacité avérée à analyser des données et à produire des rapports clairs, précis et concis, notamment sur les livraisons, les inventaires, les indicateurs de performance (KPI), la planification et les exigences des bailleurs.
• Excellentes compétences en communication, négociation, présentation et relations interpersonnelles, avec la capacité de collaborer efficacement avec des interlocuteurs de différents niveaux.
• Maîtrise avancée des outils informatiques et des logiciels de bureautique, notamment Microsoft Excel, Word, Access et Outlook.
• Excellente maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance de l’anglais constitue un atout.
• Disponibilité à effectuer des déplacements réguliers sur le terrain et à travailler dans des contextes opérationnels difficiles ou instables lorsque nécessaire.
• Engagement démontré envers la mission, les valeurs, les principes humanitaires et les politiques de sauvegarde de Save the Children.

Désirables

• Connaissance d’Anglais,
• Connaissance et expérience des systèmes de gestion de la chaine d’approvisionnement save the Children.